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BtoB-ECカートシステムである「Bカート」を利用して見積書を作成する際、
「毎日多くの見積書を手作業で作成していて時間が足りない」
「単純な入力作業が多く、ミスが発生しやすい」
「見積書作成に追われて、本来集中すべき営業活動に手が回らない」といったお悩みはありませんか？
これらの定型的ながらも重要な業務は、多くの担当者にとって大きな負担となっています。
もし、Google スプレッドシートなどのデータベースに記載した情報をもとに、Bカートの見積書を自動で作成しPDF化まで完了できる仕組みがあれば、日々の反復作業から解放されるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも未然に防ぐことができ、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の見積書作成業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはBカートの見積書作成業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bカート／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Bカートのマイアプリ登録】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
ログイン画面になったら、連携したいアカウントでログインします。
上記で紹介した基本のナビ動画を参考に設定してください。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
フローに戻り、「複数のレコードを取得する（最大300件）」のアイコンをクリックします。
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して もご確認ください。
事前にBカートの情報を追加するGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点も参考に作成をお願いします。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
設定できたら、「次へ」をクリック。
今回は作成日が「昨日」に該当する情報を取得したいので、以下のように設定しました。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
なお、この「取得した値」は後続のフローで変動値として使用できます。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
ここでは、見積番号を繰り返し取得するように設定しています。設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「見積もり情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値は同じ処理を繰り返すアクションで取得した値から「見積番号のリストのループ変数」を設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、ループ変数を使用することで、同じ処理を繰り返して取得した複数の情報を追加することができます。
なおここではすでに設定されているので、「←同じ処理を繰り返すオペレーションで取得したアウトプットを設定してください」は削除して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックしてください。
フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
「書類を発行する」の設定方法もあわせてご確認ください。
事前にBカートの情報を追加する雛形を準備しておいてください。
雛形書類の連携は事前に準備しておいた雛形をボックスから選択します。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは保存するファイルをボックスから選択します。
出力ファイル名は取得した値と固定値を組み合わせて設定しました。
わかりやすいようにカスタマイズしてください。
設定したら、「次へ」をクリック。
以下のように設定しました。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
保存できていました！
いよいよ最後のアクションです。
書類を発行したことを関係者へ通知する設定です。
フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
※送信先にはテストメールが実際に送信されるので、ご注意ください。
必要に応じてカスタマイズしてください。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
内容を確認し、「テスト」をクリックします。
テストが完了したら、実際にメールをチェックしてみましょう！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Bカートの見積書作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた見積情報の転記やPDF化の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者は見積書作成という定型業務から解放され、より付加価値の高い営業活動や顧客対応に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるでしょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外でも自動化は可能ですか？
A：
はい、可能です。
Microsoft ExcelやNotionなどご利用のツールと連携できます。
今回のフローを修正する場合はGoogle スプレッドシートのアクションを削除し、「+」から該当のツールを追加・連携してください。
連携できるアプリの一覧は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：見積もりIDが見つからない場合、エラーはどうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：見積もりごとに担当者が違う場合、通知先を分けられますか？
A：
はい、メールを送信するアクションの前にミニプラン以上で利用可能な「分岐」を活用すれば可能です。
「+」から分岐を選択し、特定の条件を指定してください。
詳しくは「分岐」の設定方法 をご確認ください。
