■概要
Bカートに登録された見積もり情報を、毎朝一件ずつ確認してPDF化する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的な業務は、時間を要するだけでなく、他の重要な業務を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Bカートの見積もり情報を自動で取得し、一括でPDFファイル化までを実行できます。見積書関連の業務を効率化し、より生産的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bカートの見積もり情報のPDF化を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
- Google スプレッドシートとBカートで顧客や見積もりの情報を管理しており、自動で書類作成を行いたいと考えている方
- 毎日の定型的な見積書関連業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報をもとにBカートの見積もり情報が自動でPDF化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、見積もり番号の指定ミスやPDF化のし忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBカートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象の見積もりリストを取得します。
- 次に、ループ機能を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を繰り返すようにします。
- 繰り返し（ループ）処理の中で、Bカートの「見積もり情報を取得」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに該当の見積書データを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに見積書をPDFファイルとして生成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して関係者に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。「平日の毎朝9時」といった指定が可能です。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で指定できます。
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、どの情報を利用して処理を繰り返すかを任意で設定します。
- Bカートから見積もり情報を取得する際には、Google スプレッドシートから取得した見積もり番号などを引用して、対象の見積もりを特定するように設定します。
- メールの送信先や件名、本文は自由にカスタマイズが可能です。本文にはBカートから取得した見積もり金額などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BカートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
