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「このCDRファイル、確認のためにPDFに変換しないと…」「毎回、専用ソフトを立ち上げて変換するのが地味に面倒…」
このように、CorelDRAWで作成されたCDRファイルの形式変換に手間や時間を取られていませんか？
特にデザイン業務を行わない担当者にとっては、ファイルを開いて変換するだけの作業が負担になることも少なくありません。
もし<span class="mark-yellow">メールで受信したCDRファイルや、特定のフォルダに保存されたCDRファイルを自動でPDFに変換できる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されますね。その結果、より優先度の高いコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CDRファイルをPDF形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは様々なツールを起点として、CDRファイルからPDFへの変換作業を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
RPA（Robotic Process Automation）を活用することでPC上でのファイル変換を自動で実行できるため、手作業の手間が大幅に削減されるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどのメールツールでCDRファイルを受信したことをトリガーに、RPAが自動でPDFに変換する</span>フローです。
取引先から送付されるデザインデータなどを手動で変換する手間が削減され、確認や共有をスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">ファイルアップロード機能のあるフォームでCDRファイルを受け取った際、RPAが自動でPDFへの変換処理を行う</span>フローです。
ァイル提出後の変換から保存までの一連のプロセスを完全に自動化し、担当者の作業負担をなくします。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのオンラインストレージにCDRファイルがアップロードされたことを検知し、RPAが自動でPDFに変換して指定の場所に保存する</span>フローです。
チーム内でのファイル管理やバージョン管理をより効率的に行えます。
それではここから代表的な例として、GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、CDRファイル付きメール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
最後に、連携したGmailアドレスにCDRファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にします。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)しましょう。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
予め設定されているWebサイトと異なるサイトを使用する際は、各アクションの右上の×マークから元のフローを削除して、そのサイトに合わせてアクションを設定しましょう。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がCDRからPDFに変換されました！
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてデザイン原案フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、PDF形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
RPAやGmailを活用すれば、日々の面倒なファイル変換や情報集計も自動で進めることができます。ノーコードで手間なく業務を効率化したい方にぴったりの自動化テンプレートをご紹介します。
RPAを活用することで、複雑なファイル変換作業や手動でのアップロードを自動化できます。
転送や保存、異なるクラウド間でのファイル管理が一気にラクになり、人的ミスも大幅に減らせます。
Gmailを起点にすることで、受信したファイルやデータをリアルタイムで他ツールに連携できます。
届いたPDFや画像、アンケート結果もすぐにデータベース化・共有できるため、情報整理やコミュニケーションもスムーズです。
CDRファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を根本からなくし、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者はファイル形式を気にすることなく、本来集中すべきデザインのレビューやクライアントとのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、RPAなどの専門的な知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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