GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
- Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
- 専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「このCDRファイル、確認のためにPDFに変換しないと…」「毎回、専用ソフトを立ち上げて変換するのが地味に面倒…」
このように、CorelDRAWで作成されたCDRファイルの形式変換に手間や時間を取られていませんか？
特にデザイン業務を行わない担当者にとっては、ファイルを開いて変換するだけの作業が負担になることも少なくありません。
もしメールで受信したCDRファイルや、特定のフォルダに保存されたCDRファイルを自動でPDFに変換できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放されますね。その結果、より優先度の高いコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCDRファイルをPDF形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
- Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
- 専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
CDRファイルをPDFに変換する業務を自動化する方法
ここでは様々なツールを起点として、CDRファイルからPDFへの変換作業を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
RPA（Robotic Process Automation）を活用することでPC上でのファイル変換を自動で実行できるため、手作業の手間が削減されるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信したCDRファイルをPDFに変換する
GmailなどのメールツールでCDRファイルを受信したことをトリガーに、RPAが自動でPDFに変換するフローです。
取引先から送付されるデザインデータなどを手動で変換する手間が削減され、確認や共有をスムーズに行えます。
GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
- Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
- 専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取ったCDRファイルをPDFに変換する
ファイルアップロード機能のあるフォームでCDRファイルを受け取った際、RPAが自動でPDFへの変換処理を行うフローです。
ァイル提出後の変換から保存までの一連のプロセスを自動化し、担当者の作業負担をなくします。
フォームでCDRファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
デザインデータなどで用いられるCDRファイルをPDFに変換する際、専用ソフトがなくオンラインツールを使ったり、毎回手作業で変換したりと手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、フォームからアップロードされたCDRファイルをRPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存できます。手作業による変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 外部から受領するCDRファイルを、手作業でPDFに変換して管理している方
- 変換作業を自動化し、ファイル保管まで一貫して行いたい方
- RPA機能を活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルが送信されるだけでPDFへの変換と保存が完了するため、手作業でのファイル変換に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での変換時に起こりがちな、ファイルの取り違えや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、CDRファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してPDFに変換する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を選択し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームのタイトルや説明文、質問項目は、業務内容に合わせて任意で編集してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブIDと格納したいフォルダのアイテムIDを指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービス上のCDRファイルをPDFに変換する
DropboxなどのオンラインストレージにCDRファイルがアップロードされたことを検知し、RPAが自動でPDFに変換して指定の場所に保存するフローです。
チーム内でのファイル管理やバージョン管理をより効率的に行えます。
DropboxにCDRファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
CorelDRAWで作成したCDRファイルをPDFに変換する際、毎回手動で対応するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、特定のDropboxフォルダにCDRファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でPDFに変換し、指定のフォルダへ保存する業務の自動化を実現します。この変換プロセスを自動化することで、ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CorelDRAWのCDRファイルを日常的に扱い、PDFへの変換を手間に感じている方
- チーム内でファイル変換プロセスを自動化し、業務を標準化したい方
- Dropboxを活用したファイル管理をしており、一連のファイル変換作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 変換作業を都度手動で行う必要がなくなり、ファイルアップロードだけで完結するため、作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの選択ミスや変換設定の誤りを防ぎ、常に一定の品質でPDFを生成することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したCDRファイルをダウンロードします
- さらに、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、CDRファイルをPDFに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、CDRファイルをアップロードする対象のフォルダパスや、ファイル名を任意で設定してください
- ファイルをダウンロードするDropboxのアクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください
- 変換後のPDFファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、任意の保存先フォルダパスを設定することが可能です
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受け取ったCDRファイルをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、RPA設定、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
- Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
- 専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
- Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
- 専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、CDRファイル付きメール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
最後に、連携したGmailアドレスにCDRファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
ステップ4：RPA設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にします。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)しましょう。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
予め設定されているWebサイトと異なるサイトを使用する際は、各アクションの右上の×マークから元のフローを削除して、そのサイトに合わせてアクションを設定しましょう。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がCDRからPDFに変換されました！
ステップ5：Google Driveのアクション設定
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてデザイン原案フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、PDF形式に変換されたファイルが格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
RPAやGmailを活用したその他の自動化テンプレート
RPAやGmailを活用すれば、日々の面倒なファイル変換や情報集計も自動で進めることができます。ノーコードで手間なく業務を効率化したい方にぴったりの自動化テンプレートをご紹介します。
RPAを使った便利な自動化例
RPAを活用することで、複雑なファイル変換作業や手動でのアップロードを自動化できます。
転送や保存、異なるクラウド間でのファイル管理が一気にラクになり、人的ミスも減らせます。
DropboxにCDRファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
CorelDRAWで作成したCDRファイルをPDFに変換する際、毎回手動で対応するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、特定のDropboxフォルダにCDRファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でPDFに変換し、指定のフォルダへ保存する業務の自動化を実現します。この変換プロセスを自動化することで、ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CorelDRAWのCDRファイルを日常的に扱い、PDFへの変換を手間に感じている方
- チーム内でファイル変換プロセスを自動化し、業務を標準化したい方
- Dropboxを活用したファイル管理をしており、一連のファイル変換作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 変換作業を都度手動で行う必要がなくなり、ファイルアップロードだけで完結するため、作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの選択ミスや変換設定の誤りを防ぎ、常に一定の品質でPDFを生成することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したCDRファイルをダウンロードします
- さらに、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、CDRファイルをPDFに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、CDRファイルをアップロードする対象のフォルダパスや、ファイル名を任意で設定してください
- ファイルをダウンロードするDropboxのアクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください
- 変換後のPDFファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、任意の保存先フォルダパスを設定することが可能です
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームでCDRファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
デザインデータなどで用いられるCDRファイルをPDFに変換する際、専用ソフトがなくオンラインツールを使ったり、毎回手作業で変換したりと手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、フォームからアップロードされたCDRファイルをRPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存できます。手作業による変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 外部から受領するCDRファイルを、手作業でPDFに変換して管理している方
- 変換作業を自動化し、ファイル保管まで一貫して行いたい方
- RPA機能を活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルが送信されるだけでPDFへの変換と保存が完了するため、手作業でのファイル変換に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での変換時に起こりがちな、ファイルの取り違えや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、CDRファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してPDFに変換する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を選択し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームのタイトルや説明文、質問項目は、業務内容に合わせて任意で編集してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブIDと格納したいフォルダのアイテムIDを指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailを起点にすることで、受信したファイルやデータを自動で他ツールに連携できます。
届いたPDFや画像、アンケート結果もすぐにデータベース化・共有できるため、情報整理やコミュニケーションもスムーズです。
Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
試してみる
■概要
毎月Gmailに届く大量の請求書、その添付ファイルを開いて内容を確認し、Notionの管理表に一つひとつ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AI OCRが請求書の内容を自動で読み取り、Notionデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書の処理を手作業で行い、負担を感じている経理・バックオフィス担当者の方
- Notionを情報管理のハブとして活用しており、手入力によるヒューマンエラーをなくしたい方
- 請求書処理のような定型業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの請求書受信からNotionへのデータ登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による金額や日付の入力間違い、請求書の見落としといったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたい請求書メールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Notionへのレコード追加時には、特定の情報を固定値として入力したり、前工程で取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなどのカスタマイズができます。
■注意事項
- Gmail、NotionとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信したチラシやキャンペーン画像の情報を、手作業でLINEに転記して顧客に案内していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキスト化し、LINE公式アカウントからブロードキャストメッセージとして一斉送信できます。情報発信業務の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く画像ベースの案内を、LINEで迅速に共有したいと考えている店舗運営者の方
- テキストの抽出とLINEへの転記作業に、時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- OCRとLINE公式アカウントを連携させ、情報発信業務の自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、自動で画像がテキスト化されLINEで送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化したいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、受信メールに添付された画像ファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「ブロードキャストメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをメッセージとして送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取った画像の中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。
- LINE公式アカウントで送信するメッセージ本文は、固定の文章を設定するだけでなく、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、自由に設定できます。
■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつコピー＆ペーストでGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ格納するため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したアンケート結果を手作業で転記・集計しているご担当者の方
- Google スプレッドシートへのデータ入力における転記ミスや漏れをなくしたい方
- 繰り返し発生するデータ入力業務を自動化し、コア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に自動でデータが格納されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からアンケートの回答などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルと、メールを確認する起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、抽出対象のテキスト（前のステップで取得したメール本文など）と、抽出したい項目（氏名、回答内容など）を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを格納したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値も設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの受信内容をChatGPTで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの確認に追われ、重要な情報の内容把握に時間を要してはいませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをChatGPTが自動で要約し、その内容をSlackへ通知できます。
情報収集の効率を高め、迅速な状況把握と対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメール対応に追われ、情報収集の効率化を図りたいと考えている方
- Gmailで受信した重要な情報をチーム内のSlackで素早く共有したい方
- ChatGPTを活用して、日々の定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールを都度確認する手間を省き、ChatGPTによる要約で内容を短時間で把握できるため、情報収集にかかる時間を短縮します。
- 手作業での情報共有時に起こりがちな通知漏れや内容の誤伝達を防ぎ、重要な情報を正確かつ迅速に関係者へ共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Slack、ChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を要約するように指示します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、メールの件名や送信者といった情報を変数としてプロンプトに埋め込むことも可能です。
- 「チャンネルにメッセージを送る」では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できます。通知メッセージの本文は固定のテキストに加え、ChatGPTが生成した要約などの変数を組み合わせて自由に作成できます。
■注意事項
- Gmail、Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
CDRファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者はファイル形式を気にすることなく、本来集中すべきデザインのレビューやクライアントとのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、RPAなどの専門的な知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
