GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

取引先から受信したCDRファイルを、内容確認のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。専用ソフトがなければオンラインツールを使う必要があり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイル付きのメールを受信した際に、RPA機能で自動的に変換を行い、Google Driveへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、効率を上げたい方
Gmailで受け取ったCDRファイルを、手動でGoogle Driveに保存・管理している方
専用のデザインソフトを使わずに、CDRファイルの内容をPDF形式で確認したい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや、指定外のフォルダへ保存するといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインコンバーターサイトなどでCDRファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むために、任意のラベルを設定してください。
Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691