チャットツールで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
SlackやChatworkなどのチャットツール経由での問い合わせに対応するテンプレートです。チャットでの問い合わせは即時性が求められることが多いですが、このフローを使えばAIがリアルタイムに近い形で一次回答を自動生成し返信します。
担当者が他の業務で手が離せない場合でも、顧客を待たせることなく対応を開始できるため、スムーズなコミュニケーションをサポートします。
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日々、多くの問い合わせが寄せられ、その対応に追われていませんか？特に定型的な質問への回答や一次対応に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できない…こうした課題は、多くの企業で聞かれます。
<span class="mark-yellow">もし、AIを活用してこれらの問い合わせ対応を自動化できたら、業務効率の向上が期待でき、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。</span>
この記事では、プログラミングの知識がなくても、AIを活用して、さまざまなチャネルからの問い合わせに自動で応答する仕組みを構築する方法を解説します。
具体的には、メールやチャット、Webフォームなど、問い合わせが入るきっかけに応じてAIが内容を解析し、適切な一次回答を自動で送信するといった一連の流れを実現する方法をご紹介します。
問い合わせ対応の効率化に関心のある方は、ぜひ参考にしてください！
Yoomには「様々なチャネルからの問い合わせに対し、AIが内容を解析して自動で応答する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
問い合わせはメール、チャット、Webフォームなど、様々な経路から寄せられますよね。<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、これらの異なるチャネルからの問い合わせをトリガーとして、AIによる内容解析と自動返信フローを簡単に構築できます。</span>
ここでは、貴社の問い合わせ窓口に合わせて選べる、具体的なテンプレート例をいくつか紹介していきます。気になる自動化例があれば、クリックして詳細をご確認ください！
GmailやOutlookなどのメールツールで問い合わせを受け付けている場合に有効なテンプレートです。受信したメールの内容をAIが解析し、適切な一次回答を自動で返信します。
これにより、メールの見落としを防ぎ、迅速な初期対応を実現することで顧客満足度の向上に繋がるでしょう。担当者はより複雑な問い合わせに集中できるようになります。
SlackやChatworkなどのチャットツール経由での問い合わせに対応するテンプレートです。チャットでの問い合わせは即時性が求められることが多いですが、このフローを使えばAIがリアルタイムに近い形で一次回答を自動生成し返信します。
担当者が他の業務で手が離せない場合でも、顧客を待たせることなく対応を開始できるため、スムーズなコミュニケーションをサポートします。
Webサイトに設置したGoogleフォームやYoom独自のフォームなどから送信された問い合わせに対応します。フォーム送信後、すぐにAIが内容を分析して自動返信メールを送ることで、問い合わせを受け付けたことを明確に伝え、顧客に安心感を与えることができます。
定型的な質問に対してはAIが回答を提供し、問い合わせ対応の初動を効率化します。
ここでは例として、<span class="mark-yellow">「Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」</span>フローをYoomで作成する流れを解説します。Yoomを使えば、このように異なるサービスを連携させた自動化フローも、画面上の操作だけで簡単に構築できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
このステップでは問い合わせのメールなどGmailで受信したことを自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう！
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます、
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にキーワードを設定します。
「問い合わせ」など、自動で回答を生成したいメールに含まれるキーワードを設定しましょう。
<span class="mark-yellow">設定後、実際にGmailに問い合わせメールを送信してから</span>「テスト」をクリックします。
ここでは、テスト用に架空の問い合わせを送信しています。
テストを行うと以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。この後、ここで取得したアウトプットの内容を使って設定を進めていきます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
問い合わせに対しての返信を、AIで生成するための設定のフローです。
テンプレートですでに設定されているので、このステップは確認を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
アクションを選択する画面は特に変更は必要ないため、「次へ」をクリックします。
次に詳細を設定する画面が表示されます。AIに指示(プロンプト)するための設定を進めます。
以下のように入力欄に下に表示される取得した値の「本文」をクリックし、本文を入力しましょう。
AIへ指示する内容は、ビジネス文章であること、また読みやすいよう適度に改行をさせることを入力すると生成結果がより読みやすくなります。
お好みに合わせて設定しておきましょう。
箇条書きなども活用できるとわかりやすいですね。
言語は、指定があれば入力しましょう。問い合わせが日本語で、日本語で回答したい場合そのまま空欄で問題ないです。
入力後「テスト」をクリックしましょう。
実際にAIで回答が生成されたことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
最後にAIで生成した回答をGmailで送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。
メールの設定の画面が表示されるので、連携するGmailのアカウントを確認しましょう。
メール内容を入力していきましょう。
Fromには以下のように「候補」からメールアドレスを入力します。
Toには取得した値から、問い合わせメールの送信者（From）を取得した値をクリックしましょう。
「件名」「本文」を入力していきましょう。
「取得した値」を使用し入力することも可能です。
必要に応じて署名欄なども入力していきましょう。（架空の署名欄を作成し入力しました。）
入力後「次へ」をクリックします。
メールのテスト送信を行えます。実際に送信してみましょう。
メールが届いているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回紹介した「問い合わせへの自動応答」以外でも、テキスト生成を活用して販促文の作成やSNS投稿、フォローアップメールの作成など、幅広い業務の効率化が可能です。
このように、AIのテキスト生成機能を活用することで、業務ごとの文章作成を自動化できるため、日々の業務負担を大きく減らすことができます。もし気になる自動化があれば、ぜひこちらもお試しください！
問い合わせ対応は、日々の業務の中でも時間と手間がかかるもの。
ですが、AIによる自動応答を取り入れれば、定型的な質問や初期対応を任せられるようになり、担当者は本来注力すべき業務に集中できます。
この記事では、メール・チャット・フォームなど、複数のチャネルに対応した仕組みを、プログラミング不要で構築する方法をご紹介しました。
Yoomのテンプレートを使えば、はじめての方でも迷わず取り組めるのが特徴です。
まずは無料でYoomに登録して、問い合わせ対応の負担を減らす第一歩を踏み出してみませんか？
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