■概要
JUST.DBに蓄積された添付ファイルを、定期的に手作業でダウンロードして管理することに手間を感じていませんか。この作業は重要でありながらも定型的で、本来の業務時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてJUST.DBから添付ファイルを一括でダウンロードし、Microsoft SharePointへ自動で保存する仕組みを構築できるため、こうした課題を円滑に解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBに保存された添付ファイルのバックアップや管理を手作業で行っている方
- 定期的なJustDBからのファイルダウンロード作業の工数を削減したいと考えている方
- Microsoft SharePointへのファイル集約を自動化し、データ管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業でのファイルダウンロードに費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの確実なバックアップに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動させたい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象レコードの情報を取得します。
- 取得したレコードの数だけ後続の処理を繰り返すため、「処理繰り返し」オペレーションを設定します。
- 繰り返し処理の中で、JUST.DBの「レコードの取得」と「ファイルのダウンロード」アクションを順に設定し、添付ファイルを一つずつダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、ファイルをダウンロードしたい任意の実行タイミングを設定してください。
- JUST.DBの各アクションでは、対象となるドメインやテーブル識別名を、実際の利用環境に合わせて設定してください。
- Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」のアクションでは、保存先となるサイトID、ドライブID、格納先フォルダのアイテムID、およびファイル名を任意で設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- JUST.DB、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- JUST.DBのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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