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「毎日大量の配送伝票を手入力するのが本当に大変…」
「最適な配送ルートを考えるのに時間がかかりすぎて、他の業務に手が回らない…」
「リアルタイムでの配送状況の確認や、関係者への報告作業に追われてしまう…」
このように、日々の配送業務における手作業の多さや、それに伴うヒューマンエラー、時間的な制約に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">AIが配送伝票の情報を自動で読み取ってデータ化したり、過去のデータや交通状況を分析して最適な配送ルートを提案したり、さらには配送状況をリアルタイムで把握し必要な情報を自動で関係者に通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務計画や顧客満足度向上のための施策に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひAIを活用した自動化を導入して、日々の配送業務をもっと楽に、そして効率的にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して配送データを処理し、業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の配送業務には、AIを活用することで大幅な効率化が期待できる様々なプロセスがあります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介しますので、あなたの業務に近いものや、改善したい課題に合ったものがあれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームなどの<span class="mark-yellow">フォームツールで受け付けた配送依頼や関連データを、AIが自動で内容を解析・処理し、その結果をNotionのようなデータベースサービスへ自動的に記録する</span>ことが可能です。
手作業によるデータ入力や転記のミスを防ぎ、迅速かつ正確な情報管理を実現できるので、配送受付から計画立案までのプロセスをスムーズにしましょう！
Dropboxなどの<span class="mark-yellow">ストレージサービスにアップロードされた配送伝票や関連ファイルをOCRで読み取り、AIが内容を解析して配送予定などの情報を抽出し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で記録する</span>ことが可能です。
紙ベースや画像データの情報も効率的にデジタル化し活用できるため、データ管理の一元化と検索性の向上に繋がります！
Gmailなどの<span class="mark-yellow">メールで受信した配送関連の情報をAIが自動で内容を解析・抽出し、Airtableのようなデータベースサービスに自動で登録する</span>ことができます。
メールの見落としや情報入力の遅延を防ぎ、リアルタイムでの情報共有と迅速な対応が可能になるので、コミュニケーション起点での業務も効率化しましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで新しい配送データが送信された際に、その添付ファイルをOCRで読み取り、AI（テキスト生成）が内容を解析して配送予定などの情報を抽出し、結果をNotionデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、Google Driveを選択しましょう。
Google Driveを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です！
【Notionのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたら、検索窓にNotionと入力し、Notionを選択します。
以下の画面が表示されたら、連携したいチャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックしましょう！
次に、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
続いて、以下の画面で内容を確認後、「アクセスを許可する」をクリックします。
これで、Notionのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリの一覧が表示されたことを確認後、次に進みましょう！
質問内容を設定したGoogle フォーム
※今回はテスト用に以下のフォームを用意しました。
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから、「Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する」フローを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次に、「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
ここでは、必須項目を設定しましょう！
全て入力し終えたら、指定したフォームでテスト用の回答を送信してから「テスト」をクリックしてください！
回答情報がアウトプット(取得した値)に表示されていることを確認しましょう！
確認してみると、フォームに回答した内容が表示されていないことが分かります。
フォームへの回答内容を取得するためには「取得する値」を追加する必要があります。
まずは、赤枠の「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
※詳しい追加方法はこちら
以下の画面が表示されたら、追加したい情報の横にある「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
ここでは、次のステップで【ファイルID】を使用するので、「filedId」の横にある「＋」を「クリックしましょう！
アウトプット追加後、項目にカーソルを合わせると以下のようにペンマークが表示されるのでクリックします。
クリックして表示される画面で、項目名や入力形式などを自由に変更することが出来ます。
各項目の設定が完了したら、忘れずに「追加」をクリックしてください！
「取得した値」に先ほどGoogleフォームで送信した内容を取得できたら「保存する」をクリックします。
以上で、トリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択したら、次のステップに進んでください。
次の画面で、「ファイルID」を取得した値から設定します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンをクリックして、ダウンロードしたものがGoogleフォームで送信したファイルと同じか確認しましょう！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。今回は取得した値を使用するため、以下のようにプルダウンより選択してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
入力欄下の注釈を参考に、画像・PDFから読み取りたい項目を入力してください。
抽出したい項目の内容はアウトプットとして取得でき、この後の設定で使用できるようになります。
使用するAIを任意で選択しましょう。
ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど設定した「抽出したい項目」で設定した内容が、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう！
以下の赤枠をクリックします。
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は、テンプレートを使用しているため、プロンプトに予め設定されています。
※以下の画像のように、「任意で作成した文章」と「先ほど取得した値」を組み合わせて自由に設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行して、生成結果が反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
いよいよ、最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で設定を確認します。
「タイトル」→任意で編集
「連携アカウント」→合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する
確認ができたら、画面を下にスクロールしましょう！
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「追加するレコードの値」を設定します。
以下のように、先ほど取得したアウトプットを引用して入力しましょう。
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Notionにレコードが追加されたか確認をしてください。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックしましょう！
以上で、【Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する】フローボットの完成です！
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回ご紹介した配送データの読み取り以外でも、AIを使用して配送データの管理を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
AIを活用して配送データを自動処理することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力、配送計画の策定、状況報告といった煩雑な業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより、配送担当者はより効率的に業務を進められ、遅延の削減や顧客満足度の向上、さらにはコスト削減にも繋がり、本来注力すべき戦略的な業務やサービスの質の向上にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし配送業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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