Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「毎日大量の配送伝票を手入力するのが本当に大変…」
「最適な配送ルートを考えるのに時間がかかりすぎて、他の業務に手が回らない…」
「リアルタイムでの配送状況の確認や、関係者への報告作業に追われてしまう…」
このように、日々の配送業務における手作業の多さや、それに伴うヒューマンエラー、時間的な制約に課題を感じていませんか？
もし、AIが配送伝票の情報を自動で読み取ってデータ化したり、過去のデータや交通状況を分析して最適な配送ルートを提案したり、さらには配送状況をリアルタイムで把握し必要な情報を自動で関係者に通知したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務計画や顧客満足度向上のための施策に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひAIを活用した自動化を導入して、日々の配送業務をもっと楽に、そして効率的にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して配送データを処理し、業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
AIを活用した配送業務の自動化事例
日々の配送業務には、AIを活用することで大幅な効率化が期待できる様々なプロセスがあります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介しますので、あなたの業務に近いものや、改善したい課題に合ったものがあれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信した配送データをAIで処理し、データベースサービスに記録する様々な方法
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた配送依頼や関連データを、AIが自動で内容を解析・処理し、その結果をNotionのようなデータベースサービスへ自動的に記録することが可能です。
手作業によるデータ入力や転記のミスを防ぎ、迅速かつ正確な情報管理を実現できるので、配送受付から計画立案までのプロセスをスムーズにしましょう！
Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ストレージサービス上の配送データをAIで処理し、スプレッドシートに記録する
Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた配送伝票や関連ファイルをOCRで読み取り、AIが内容を解析して配送予定などの情報を抽出し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で記録することが可能です。
紙ベースや画像データの情報も効率的にデジタル化し活用できるため、データ管理の一元化と検索性の向上に繋がります！
Dropboxに配送データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに日々アップロードされる配送伝票や関連データ。内容確認から文字情報の抽出、AIによる配送予定の割り出し、Google スプレッドシートへの記録までに、多くの時間と手間を費やしていませんか。手作業による処理は、どうしても入力ミスや見落としといったヒューマンエラーのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけとして、OCRでのデータ読み取りからAIによる情報生成、Google スプレッドシートへの自動追加までの一連の流れを自動化し、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された配送関連の画像やPDFから、手作業で情報を転記している担当者の方
- OCRやAI技術を活用して配送データ処理の精度向上と時間短縮を実現したいと考えている方
- Google スプレッドシートで配送情報を一元管理しており、入力作業の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ反映までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、配送データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した配送データファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報に基づいて、配送予定日などの情報をAIが生成します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した配送予定などの情報を指定のスプレッドシートの新しい行に自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなる監視対象のフォルダーのパスや、特定のファイル名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能の文字読み取り（OCR）の設定では、配送伝票などのドキュメントから具体的にどの項目（例：送り状番号、届け先住所、品名など）を抽出するかを細かく指定できます。
- OCRで抽出した複数の情報（アウトプット）を組み合わせて、配送予定やサマリーをどのような形式・内容で生成するかを自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、これまでのステップで取得または生成した各種アウトプットを活用し、どの情報をスプレッドシートのどの列に対応させて追加するかを詳細に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した配送データをAIで処理し、データベースサービスに登録する
Gmailなどのメールで受信した配送関連の情報をAIが自動で内容を解析・抽出し、Airtableのようなデータベースサービスに自動で登録することができます。
メールの見落としや情報入力の遅延を防ぎ、リアルタイムでの情報共有と迅速な対応が可能になるので、コミュニケーション起点での業務も効率化しましょう！
Gmailで配送データを受信したら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してAirtableに登録する
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■概要
日々の業務で、Gmailに届く配送データが記載されたファイルを手作業で確認し、その内容を読み取ってAIで配送予定をまとめ、手動でAirtableに入力する、といった作業に手間や時間を取られていませんか。また、手作業による入力ミスや確認漏れも懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたファイルからOCR機能で文字情報を読み取り、AIが配送予定日などの情報を抽出し、その結果をAirtableへ自動で登録するため、こうした一連の作業を効率化し、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する配送関連の添付ファイルを元に、手作業でデータ処理を行っている方
- OCRやAIを活用したデータ抽出とAirtableへの登録作業の自動化に関心のある方
- 配送データの管理業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からAirtableへの情報登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力や転記の時間を削減できます。
- 添付ファイルの文字情報をOCRとAIで処理し、Airtableへ直接登録することで、手作業による入力ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、配送データが添付されたメールを特定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから配送データを抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、読み取った文字情報から配送予定日などの必要な情報を整形・抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出・整形した配送情報を指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定のメールを識別するためのラベルを任意で指定し、自動化を開始するきっかけを調整できます。
- AI機能による文字読み取りの設定時には、読み取る添付ファイルのどの部分から情報を抽出するか、特定のキーワードを含むデータのみを対象とするなど、抽出項目を詳細にカスタムできます。
- AI機能によるテキスト生成の設定時には、抽出したデータをもとにどのような内容で配送予定を出力するか、プロンプトに固定テキストを追加したり、前段のオペレーション結果（アウトプット）を組み込んだりして柔軟にカスタム可能です。
- Airtableへのレコード作成設定では、登録先のベースIDやテーブルIDはもちろん、どのフィールドにどの情報を登録するかを、前段のAIが生成したテキストなどのアウトプットを活用して自由にマッピングできます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの配送データをAIで処理しNotionに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで新しい配送データが送信された際に、その添付ファイルをOCRで読み取り、AI（テキスト生成）が内容を解析して配送予定などの情報を抽出し、結果をNotionデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム・Google Drive・Notionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー、OCR・AI（テキスト生成）のオペレーション、Notionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Notionをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、Google Driveを選択しましょう。
Google Driveを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です！
【Notionのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたら、検索窓にNotionと入力し、Notionを選択します。
以下の画面が表示されたら、連携したいチャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックしましょう！
次に、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
続いて、以下の画面で内容を確認後、「アクセスを許可する」をクリックします。
これで、Notionのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリの一覧が表示されたことを確認後、次に進みましょう！
用意するもの
質問内容を設定したGoogle フォーム
※今回はテスト用に以下のフォームを用意しました。
ステップ２：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！
ここから、「Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する」フローを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次に、「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
ここでは、必須項目を設定しましょう！
-
「トリガーの起動時間」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
基本的に短い設定がおすすめです。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
全て入力し終えたら、指定したフォームでテスト用の回答を送信してから「テスト」をクリックしてください！
回答情報がアウトプット(取得した値)に表示されていることを確認しましょう！
確認してみると、フォームに回答した内容が表示されていないことが分かります。
フォームへの回答内容を取得するためには「取得する値」を追加する必要があります。
まずは、赤枠の「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
※詳しい追加方法はこちら
以下の画面が表示されたら、追加したい情報の横にある「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
ここでは、次のステップで【ファイルID】を使用するので、「filedId」の横にある「＋」を「クリックしましょう！
アウトプット追加後、項目にカーソルを合わせると以下のようにペンマークが表示されるのでクリックします。
クリックして表示される画面で、項目名や入力形式などを自由に変更することが出来ます。
各項目の設定が完了したら、忘れずに「追加」をクリックしてください！
「取得した値」に先ほどGoogleフォームで送信した内容を取得できたら「保存する」をクリックします。
以上で、トリガー設定は完了です！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択したら、次のステップに進んでください。
次の画面で、「ファイルID」を取得した値から設定します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンをクリックして、ダウンロードしたものがGoogleフォームで送信したファイルと同じか確認しましょう！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
ステップ5：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
※アクションは、読み取りたい文字数やタスク数に応じて選択してください。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。今回は取得した値を使用するため、以下のようにプルダウンより選択してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
入力欄下の注釈を参考に、画像・PDFから読み取りたい項目を入力してください。
抽出したい項目の内容はアウトプットとして取得でき、この後の設定で使用できるようになります。
使用するAIを任意で選択しましょう。
ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど設定した「抽出したい項目」で設定した内容が、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう！
ステップ6：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックします。
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→テキストを生成する
- 「アクション」→用途に合わせて変更
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は、テンプレートを使用しているため、プロンプトに予め設定されています。
※以下の画像のように、「任意で作成した文章」と「先ほど取得した値」を組み合わせて自由に設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行して、生成結果が反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ7：Notionにレコードを追加する設定
いよいよ、最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で設定を確認します。
「タイトル」→任意で編集
「連携アカウント」→合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する
確認ができたら、画面を下にスクロールしましょう！
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「追加するレコードの値」を設定します。
以下のように、先ほど取得したアウトプットを引用して入力しましょう。
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Notionにレコードが追加されたか確認をしてください。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックしましょう！
以上で、【Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してNotionに追加する】フローボットの完成です！
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
AIを活用して配送データを分析するその他の自動化例
今回ご紹介した配送データの読み取り以外でも、AIを使用して配送データの管理を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Dropboxに物流管理データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
物流管理データの処理において、Dropboxへアップロードされたファイルの内容を手作業で確認し、異常を分析してGoogle スプレッドシートへ転記する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや分析の見落としは、業務の正確性を損なう要因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードを起点として、OCRによるデータ読み取り、AIによる異常分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動追加までを一気通貫で自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシート間で物流データを手作業で処理している方
- OCRやAIを活用して、物流書類のデータ化や異常検知を効率化したいと考えている方
- 物流管理業務の自動化を進め、ヒューマンエラーの削減と業務効率向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのデータアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ入力や転記にかかる作業時間を削減できます。
- OCRとAIによる自動処理により、手作業で発生しがちな読み取りミスや分析の抜け漏れを防ぎ、データの正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDropbox、Google スプレッドシートを連携させます。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。監視したいDropbox上のフォルダを指定してください。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータをもとに、異常の有無などを分析させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定できます。これにより、特定のプロジェクトや取引先ごとのフォルダを監視対象に設定することが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイル内のどの部分の情報を抽出するかを、レイアウトや項目に応じて柔軟にカスタムできます。
- AI機能の設定では、異常分析や要約など、目的に応じた指示（プロンプト）を自由に記述でき、またOCRで抽出した情報などを変数として組み込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、出力先のシートや列を指定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果など、前段階のオペレーションで取得した情報をどの列に割り当てるか、あるいは固定値を入力するかを詳細に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに配送データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされる配送データ。その後のOCR処理、AI分析、そしてGoogle スプレッドシートへの入力作業に、多くの時間と手間がかかっていませんか？手作業によるミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、一連のデータ処理と記録を自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで配送伝票などのデータを管理し、その後の処理に手間を感じている方
- OCRやAIを活用してデータ処理の精度と速度を向上させたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力作業の自動化で業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ処理にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ登録画面からDropboxとGoogle スプレッドシートを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションではじめに、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに分析や要約などを行います。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストや抽出データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、配送データがアップロードされる特定のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい項目（例：送り先住所、品名、数量など）を配送データのフォーマットに合わせて任意でカスタム可能です。
- AI機能では、OCRで抽出した情報をどのように分析・要約するかなど、テキストを生成するためのプロンプトを業務内容に応じて任意でカスタムできます。前段階で取得した情報をプロンプト内に変数として組み込むことも可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを書き込むシートや、どの列にどの情報を記録するかといったマッピングを、前段階で取得した情報や固定値を活用して柔軟にカスタム可能です。
- さらに、処理結果を通知するために、各種チャットツールへメッセージを送信するオペレーションを追加することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
Googleフォームで配送データが送信されたら、OCRで読み取りAIで分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った配送データ、例えば画像やPDF形式の注文書や伝票の情報を手作業で確認し、内容を分析してNotionに入力する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業では入力ミスや情報の見落としも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCR機能による文字情報の読み取り、AI機能によるデータ分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行うことができ、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで配送関連のデータを受け取り、手作業での転記に手間を感じている方
- OCR機能やAI機能を活用して、紙や画像データからの情報抽出と分析を効率化したい方
- Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業の自動化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの送信からNotionへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていたデータ処理の時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み取りミスや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。Googleフォームの回答に添付されたファイル（例：配送伝票の画像やPDF）をダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。OCRで抽出したテキストデータを基に、必要な情報を分析・抽出したり、所定の形式に整形したりします。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能によって分析・整形されたデータを指定のNotionデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、処理の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- OCR機能では、スキャン対象のファイル内で文字情報を抽出したい項目や範囲を、ユーザーのニーズに合わせて任意で細かくカスタム設定できます。
- AI機能では、抽出したテキストデータからどのような情報を生成・分析するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型的な指示文に加え、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、前段階のOCR機能やAI機能で生成したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、ユーザーのデータベース構造や運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの内容をAIで分析してAirtableに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせ内容の分析、どうしていますか？一件ずつ内容を確認し、手作業で分析や要約してからデータベースに転記するのは、時間がかかり担当者の負担も大きいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際、AIが自動で内容を分析・要約し、その結果をAirtableへ自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した顧客からの意見や回答の分析に時間を要している方
- AIを活用してフォームの回答内容を自動で要約・分類したいと考えている方
- GoogleフォームとAirtable間のデータ転記作業を手作業で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の分析からAirtableへの転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
- 手作業によるデータの転記ミスや、分析内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容を分析や要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを選択し、AIが生成したテキストを任意のレコードに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームIDを設定でき、フォームから取得する回答情報も任意に選択可能です
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答をどのように分析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできますただし、プロンプトの文字数によって消費タスク数が異なる点にご注意ください
- Airtableへのレコード作成では、任意のテーブルを指定できますまた、各フィールドに格納する値は、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したフォームの回答やAIの分析結果などを変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
まとめ
AIを活用して配送データを自動処理することで、これまで手作業で行っていたデータ入力、配送計画の策定、状況報告といった煩雑な業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防止できます。
これにより、配送担当者はより効率的に業務を進められ、遅延の削減や顧客満足度の向上、さらにはコスト削減にも繋がり、本来注力すべき戦略的な業務やサービスの質の向上にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし配送業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
