Gmailで配送データを受信したら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してAirtableに登録する

■概要

日々の業務で、Gmailに届く配送データが記載されたファイルを手作業で確認し、その内容を読み取ってAIで配送予定をまとめ、手動でAirtableに入力する、といった作業に手間や時間を取られていませんか。また、手作業による入力ミスや確認漏れも懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたファイルからOCR機能で文字情報を読み取り、AIが配送予定日などの情報を抽出し、その結果をAirtableへ自動で登録するため、こうした一連の作業を効率化し、課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する配送関連の添付ファイルを元に、手作業でデータ処理を行っている方
• OCRやAIを活用したデータ抽出とAirtableへの登録作業の自動化に関心のある方
• 配送データの管理業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からAirtableへの情報登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力や転記の時間を削減できます。
• 添付ファイルの文字情報をOCRとAIで処理し、Airtableへ直接登録することで、手作業による入力ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、配送データが添付されたメールを特定します。
3. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから配送データを抽出します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、読み取った文字情報から配送予定日などの必要な情報を整形・抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出・整形した配送情報を指定のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のメールを識別するためのラベルを任意で指定し、自動化を開始するきっかけを調整できます。
• AI機能による文字読み取りの設定時には、読み取る添付ファイルのどの部分から情報を抽出するか、特定のキーワードを含むデータのみを対象とするなど、抽出項目を詳細にカスタムできます。
• AI機能によるテキスト生成の設定時には、抽出したデータをもとにどのような内容で配送予定を出力するか、プロンプトに固定テキストを追加したり、前段のオペレーション結果（アウトプット）を組み込んだりして柔軟にカスタム可能です。
• Airtableへのレコード作成設定では、登録先のベースIDやテーブルIDはもちろん、どのフィールドにどの情報を登録するかを、前段のAIが生成したテキストなどのアウトプットを活用して自由にマッピングできます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。