■概要
Googleフォームで受け取った配送データ、例えば画像やPDF形式の注文書や伝票の情報を手作業で確認し、内容を分析してNotionに入力する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業では入力ミスや情報の見落としも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCR機能による文字情報の読み取り、AI機能によるデータ分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行うことができ、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで配送関連のデータを受け取り、手作業での転記に手間を感じている方
- OCR機能やAI機能を活用して、紙や画像データからの情報抽出と分析を効率化したい方
- Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業の自動化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの送信からNotionへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていたデータ処理の時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み取りミスや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。Googleフォームの回答に添付されたファイル（例：配送伝票の画像やPDF）をダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。OCRで抽出したテキストデータを基に、必要な情報を分析・抽出したり、所定の形式に整形したりします。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能によって分析・整形されたデータを指定のNotionデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、処理の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- OCR機能では、スキャン対象のファイル内で文字情報を抽出したい項目や範囲を、ユーザーのニーズに合わせて任意で細かくカスタム設定できます。
- AI機能では、抽出したテキストデータからどのような情報を生成・分析するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、定型的な指示文に加え、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、前段階のOCR機能やAI機能で生成したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、ユーザーのデータベース構造や運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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