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「Webサイトのフォームから問い合わせが来るたびに、手動でメールを返信するのが大変…」
「リードへの一次対応が遅れてしまい、商談の機会を逃しているかもしれない…」
このようにWebサイト経由で獲得したリードへの対応が追いつかず、非効率な状況に悩まされていませんか？
もしWebサイトのフォームから問い合わせがあった際に自動で社内チャットへ通知、同時に顧客リストへ情報を記録、更にお礼メールを送信する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
これにより営業担当者は、より優先度の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法も併せてご確認ください。
※GmailについてはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
問い合わせ受付用のフォームを作成します。「フォーム」をクリック。
上記2記事もご参照ください。
まず、質問の項目名や説明文・補足事項などを入力しましょう。
次に、回答方法をプルダウンから選択してください。
「+ 質問を追加」から質問事項を追加することもできます。
フォームが完成したら一旦ページ上部に戻り「プレビューページ」から内容を確認しましょう。
新規タブで以下のように表示されます！
確認できたら設定画面に戻ってください。必要に応じて完了ページを設定することも可能です。
続けて、アクセス制限の有無と共有フォーム利用時のフローボットの起動者を選択して「次へ」をクリックしましょう。
遷移先の画面で「完了ページ」をクリックし、プレビューページと同様に表示を確認してください。
確認できたら設定画面に戻り、回答のサンプル値を入力して保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したフォームの回答内容をSlackで通知します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
次に、投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
フォームから取得した値などの変数や、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容が反映されます。
※メンションも可能です。Slackでメンション付きのメッセージを送る
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
フォームの回答内容がSlackに届きました！
ステップ3で取得したフォームの回答内容を、今度はGoogle スプレッドシートに自動で追記します。
まず準備として、追記するためのシートをご用意ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択しましょう。
ステップ4と同様、フォームから取得した値を選択することで回答内容を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
用意したシートに、フォームの回答内容が自動で追記されました！
ステップ3で取得したフォームの回答内容をもとに、Gmailで定型メールを自動送信します。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。ステップ5と同様、連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にステップ4・5と同じ要領で、Toにフォームから取得した「メールアドレス」の値を設定しましょう。
CC・BCCの設定もできます。
最後に件名と本文を入力してください。
ステップ4と同様、フォームから取得した値などの変数や、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかご確認ください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したGmailアドレスから、フォームで回答されたアドレス宛に定型メールが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、フォームの送信内容をもとに、Slackで通知しGoogle スプレッドシートに記録、Gmailでリード対応を自動化する方法でした！
メール確認後の「次の一手」を自動でつなげることで、対応漏れを防ぎつつ、日々の作業時間をしっかり削減できます。
■概要
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。
Gmail側の転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。
Gmailからのメール転送設定は下記の記事をご確認ください。
📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
イベントなどで受け取った名刺情報の入力や、その後のフォローアップに手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、お礼メールの送信が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCR機能がテキストを読み取りMicrosoft Excelへ自動でデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。
kintoneとGmailを連携することで、新しく追加されたレコードの内容が自動的にGmailに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GmailとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先、件名、メール本文などのメール情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.指定された情報をもとにGmailでメールが送信されます。
◼️注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
毎週固定の定期連絡や日々のリマインド業務などに活用できるフローで、複雑な設定も不要です。
日々発生するルーチン業務を自動化することができるので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
その結果リードへの対応遅れによる機会損失を防ぎ、営業担当者は商談準備や顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：問い合わせ内容に応じて対応を変えられますか？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。
例えばフォームの項目に「資料請求」「見積もり希望」「その他」など選択式の項目を含めておき、その回答によってSlackの通知先や追記するGoogle スプレッドシート、定型メールの内容を分けるといったことができます。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「進行先を切り替える」の設定方法
Q：Google スプレッドシート以外のツールに連携できますか？
A：
可能です。
例えばMicrosoft Excelに連携したい場合、Google スプレッドシートのアクションを削除して代わりにMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを追加してください。
Q：自動送信メールに資料などを添付できますか？
A：
可能です。
メールを送るアクションの「+ 添付ファイルを追加」からファイルを添付できます。
