Garoonを利用している中で、「チャットで聞かれたメンバーの空き時間を、Garoonを開いて確認するのは面倒…」
「会議室の空き状況を問い合わせるたびにGaroonを操作するのが手間…」
といった課題を感じていませんか？
日々の小さな確認作業も、積み重なると大きな時間的負担となり、本来集中すべき業務の妨げになることも少なくありません。
特に、複数人への確認や頻繁な問い合わせ対応は、業務効率を著しく低下させる要因となり得ます。
もし、<span class="mark-yellow">普段お使いのチャットツールからの質問に対し、Garoonに登録されているスケジュールや施設情報を自動で検索し、返答してくれる仕組み</span>があれば、これらの定型的な確認作業から解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々のコミュニケーションをよりスムーズにするための強力なサポートになります。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、作業効率の向上を実感しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには<span class="mark-yellow">Garoonのスケジュールや施設情報を自動で検索する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
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Garoonの情報をチャット経由で自動応答するテンプレート
ここでは、Garoonと各種チャットツールを連携させ、問い合わせ対応を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
手作業による情報検索や返信の手間を削減し、迅速な情報共有を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひお試しください！
チャットツールで受けたGaroon関連の問い合わせに自動応答する
<span class="mark-yellow">Slack、Google Chat、Microsoft Teamsといった普段お使いのチャットツールでの特定のメッセージをきっかけに、Garoonに登録されているユーザーの空き時間や施設の予約状況を自動で照会し、その結果をチャットツールへ迅速に返信します</span>。
メンバーの予定調整や会議室探しといった日常的な問い合わせ対応業務を効率化し、コミュニケーションのスピードアップにも貢献します！
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Slackからの問い合わせにGaroonのユーザー予定を自動返答するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Slackで特定のメッセージが送信された際に、Garoonから該当ユーザーの空き予定を自動で検索し、その結果をSlackに返信するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GaroonとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Slackトリガー設定・テキスト抽出・Garoon・Slackのアクション設定
- フロー稼働の準備
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ステップ1：GaroonとSlackのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGaroonアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGaroon）を検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。 - 「ログイン名」に連携するGaroon（サイボウズ）アカウントのログイン名を設定。
- 「パスワード」にも同じく、連携するアカウントのパスワードを設定。
- 「追加する」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
Garoonが追加されていることを確認してください。
続けて、Slackも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。
- Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。
- トリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
※ 連携させるワークスペースを変更する場合は、右上のプルダウンから選んでください。
- YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
Slackも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
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Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Slackトリガーの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メッセージ投稿）を設定していきます。
- Slackの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
例）チャットボットに「空き日程」を含む投稿がされたら - 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、投稿されたメッセージにより早く返信できます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「チャンネルID」にトリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
- トリガー条件の「テキスト」に任意のキーワードを設定。
- Slackの指定したチャンネルに、テスト用のメッセージを投稿してください。
メッセージは、条件として指定した「テキスト」と、日程を確認したいユーザーの「ユーザー名」、日程の検索をかける「開始日時」と「終了日時」を含んでいる必要があります。
※ 投稿するメッセージの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に、設定したテキストを含むメッセージが投稿されていない場合はテストに失敗します。
- テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。
※ メッセージを投稿しているにも関わらずテストに失敗する場合は、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールしてください。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：テキストの抽出
取得したメッセージから、日程検索に必要なデータのみを抽出しましょう。
- AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「変換タイプ」を選択。
データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
- 「次へ」をクリック。
- 「対象のテキスト」にはデフォルトで、Slackから取得した「メッセージ本文」が設定されています。
※ このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
- 「抽出したい項目」に、日程検索に用いる「ユーザー名」「開始日時」「終了日時」を設定。
- 必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
※ 開始日時と終了日時は「yyyy-mm-ddThh:mm」の形式である必要があります。 - 設定を終えたら、「テスト」をクリック
- テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：ユーザーの検索
- Garoonの「【ユーザー】ユーザー情報を検索」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「サブドメイン」に連携しているGaroonアカウントのサブドメインを設定。
- 「ユーザー名」にステップ4で取得したユーザー名を設定。
入力欄クリック時に表示されるテキスト抽出メニューから、ユーザー名を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
※ 取得した値は、フローが稼働する度に更新されます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定したユーザーのユーザー情報が「取得した値」に追加されます。
- 「保存する」をクリック。
ステップ6：空き予定の検索
- Garoonの「【スケジュール】特定のユーザーの空き予定を検索」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- ユーザー情報取得時と同じように「サブドメイン」を設定。
- 「検索範囲の開始時間」と「検索範囲の終了時間」にそれぞれ、ステップ4で取得した値を設定。
※ 入力欄クリック時のテキスト抽出メニューから追加できます。 - フローの運用方法に応じて「空き予定の時間の間隔」を設定。
- 検索対象のユーザーの「ユーザーのログイン名」にステップ5で取得したログイン名を設定。
※ 入力欄クリック時のユーザー情報取得メニューから追加できます。 - 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に指定したユーザーの空き予定が、日時の早い順に最大5つまで追加されます。
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7：Slackへの返信
最後に、取得した空き日程をSlackのチャンネルに返信しましょう。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「投稿先のチャンネルID」にメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
ここでは、ステップ3で設定したチャンネルと同じチャンネルを入力欄クリック時の候補から選択します。 - 「メッセージ」に空き予定を含む任意の内容を設定。
入力欄クリック時に表示される各アクションのメニューから、取得した値を追加できます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、トリガーとなったメッセージに空き予定が返信されます。
※ メッセージが送信できない場合には、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールして再度お試しください。
※ 投稿されるメッセージの例
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ8：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したチャンネルにキーワードを含む投稿をし、その投稿を元に取得したユーザーの空き予定が返信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Garoonを使った便利な自動化例
Garoonに予定が追加されたらチャットツールに通知したり、Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Garoonに予定を登録したりできます。
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まとめ
Garoonと普段利用しているチャットツールを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメンバーの予定確認や会議室の空き状況照会といった問い合わせ対応業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生も防げます。</span>
従業員は必要な情報を迅速かつ正確に入手できるようになり、コミュニケーションのボトルネック解消に繋がって、チーム全体の業務効率向上に大きく貢献するでしょう！
今回ご紹介したハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の情報検索や問い合わせ対応の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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