・
Google スプレッドシートで管理している顧客リストへのメール配信を、一件ずつ手作業で行っていませんか？
また、リードが増えるにつれて、フォローアップメールの送信漏れやタイミングのずれが気になっていませんか？
このように、手作業でのリード育成に課題を感じている方は少なくないはずです。
もし、フォームから獲得したリード情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、そのリストに基づいてGmailから適切なタイミングでフォローメールを自動送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、営業活動の初動を高速化し、より重要な商談準備などに集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailを活用してリード育成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームに回答があった際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録し、Gmailからフォローメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Googleフォーム／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
GoogleフォームとYoomのマイアプリ連携
基本的にはGmailと同様の手順です。Googleフォームと検索し対象アプリをクリックし、設定してください。
Google スプレッドシート、SlackとYoomのマイアプリ連携
上記のナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、あらかじめGoogleフォームでテスト用に回答（リード情報）を送信しておきましょう。
今回は以下の内容を回答として送信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogleフォームをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はフォームに回答が送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームID
連携したいGoogleフォームのURLから設定しましょう。
（事前準備でテスト用に回答を送信したGoogleフォームを設定してください）
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Googleフォームに送信した回答内容が正しく取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、Googleフォームに送信された回答（リード情報）が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。なお、YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考に取得した値を追加してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでGoogleフォームから取得した回答（リード情報）をもとに、AI機能でテキストを生成しましょう。
「テキストを生成」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
アクションは 「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
なお、テキストを生成するアクションは、指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスクが異なります。
詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
プロンプト
AIに生成させたい文章の形式を指定するため、プロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleフォームから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップでGoogleフォームから取得した値を利用し、Google スプレッドシートにレコード（リード情報）を追加しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートでデータを追加するためのデータベースをあらかじめ作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
データベース操作の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。
その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、下記のヘルプページもご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでGoogleフォームから取得した値が一覧で表示されるので、対応する項目にマッピングしましょう。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGoogle スプレッドシートに登録されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップでGoogleフォームから取得した値を利用して、対象リードにメールを送信しましょう。
「メールを送る」をクリックします。
送付するメールの内容を設定します。
To
送信先として必要な宛先を入力します。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでGoogleフォームから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
※なお、この後のフローでテストを行うと、ここで設定した宛先に実際にメールが送信されます。
誤送信を避けるため、テスト時はご自身のアドレスやテスト用のアドレスを指定しておくことをおすすめします。
件名
任意の内容で設定しましょう。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
同じく入力欄をクリックすることで、前のステップで取得した値を選択して入力可能です。
以下のとおりテキスト（固定値）と組み合わせて任意の本文を作成できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認できたら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。
送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り受信されていました！
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスの形式が正しいか（例：@が大文字になっていないか等）を確認してください。
※それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する可能性があります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「完了」をクリックします。
続いて、テキスト生成ステップで取得した値を利用して、Slackでメッセージを送信しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
メッセージを送信したい「チャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャンネルを選択しましょう。
なお、事前にSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 を確認し、該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
※この後のテストでは、指定したチャンネルに実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のチャンネルを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト生成した値が表示されるので選択しましょう。
画像のように任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
なお、Slackではメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
設定方法については以下のヘルプページをご確認ください。
また、エラーが出る場合、下記のページをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にSlackを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「完了」をクリックします。
続いて、Gmailでリード先へ送信したメールのフォローアップに備えて、待機する設定を行いましょう。
「待機する」をクリックします。
※ 「待機する」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は、設定中のフローボットやデータコネクトがエラーとなってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル期間中は、通常は制限対象となっているアプリや機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。ぜひこの機会に、有料プランならではの便利な機能を実感してみてください。
次のオペレーションを実行するまでの待機時間を設定します。
今回は、以下のとおり待機時間として3日を設定しました。
これにより、後続のステップで適切なタイミングでフォローアップメールを送信できます。
「待機する」の詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
設定後、「完了」をクリックします。
続いて、Google スプレッドシートのレコードから、フォローが必要なリード情報を取得しましょう。
「レコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報も確認しましょう。
事前準備として、Google スプレッドシートのレコード（リード情報）に、フォロー要否を管理する列などを用意しておきましょう。
今回は以下のとおり、レコードにフォロー欄を作成し、「要」と記載しています。
Yoomの操作画面に戻ります。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください）
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
今回は、Google スプレッドシート上で「フォロー」欄が「要」となっているリードのみを取得対象とするため、以下のとおり条件として「フォロー＝要」を指定しています。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが正しく取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、設定したGoogle スプレッドシートから「フォロー」欄が「要」となっているレコード情報が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です。
前のステップで取得した値を利用して、フォローが必要なリードに対して再度メールを送信しましょう。
「メールを送る」をクリックします。
送付するメールの内容を設定します。
To
送信先として必要な宛先を入力します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
件名
任意の内容で設定しましょう。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
同じく入力欄をクリックすることで、前のステップで取得した値を選択して入力可能です。
以下のとおりテキスト（固定値）と組み合わせて任意の本文を作成できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認できたら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。
送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り受信されていました！
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleフォームに回答があったタイミングで、その内容がGoogle スプレッドシートに自動で記録され、Gmailからサンクスメールやフォローアップメールが自動で送信されるようになります。
実際にGoogleフォームから問い合わせを送信し、Google スプレッドシートへの登録やGmailでのメール送信が行われるかを確認してみましょう。
GmailとGoogle スプレッドシートを連携させ、フォーム回答を起点とした一連のリード対応を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力やメール送信の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はリードへの迅速かつ適切な初動対応を実現し、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のフォームも使えますか？
A：
はい、Googleフォーム以外のフォームも利用できます。
フローボットのトリガーアクションを変更することで、既存のフォームを起点とした自動化が可能です。
たとえば、Yoomフォームを使用する場合は、Googleフォームのトリガーの代わりにYoomフォームのトリガーを設定することで、同様のフローを構築できます。
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
Q：連携エラー時の対処法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：メールの送信タイミングは調整できますか？
A：
はい、メールの送信タイミングは調整できます。
フローボット内でGmailのメール送信アクションの前に「待機する」オペレーションを追加することで、次のオペレーションを実行するまでの待機時間を設定できます。
これにより、「3日後にリマインドメールを送信する」「1週間後に別のコンテンツを送信する」といった、ステップメールのような運用も可能です。
