毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する

■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでタスク管理をしており、リマインド業務を自動化したい方
• Google スプレッドシートの自動化で実現できることを探しているチームリーダーの方
• 手作業でのメール送信による、確認漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でGoogle スプレッドシートから期日のタスクを取得しリマインドするため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの確認漏れや、メールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な期日の遵守をサポートします。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎日実行したい時刻を指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期日が今日になっているタスクの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報をもとにリマインドメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのオペレーションでは、タスク情報を取得したい対象のファイル（スプレッドシートID）や、特定のシート名を任意で設定できます。

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■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。