■概要
フォームから獲得したリード情報について、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、Gmailで一件ずつメールを送る作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームの回答をトリガーに、 AIを活用した分析、Googleスプレッドシートへの自動登録、パーソナライズメールをGmailで送信する一連のリード育成プロセスを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートでリード情報を管理しているマーケティング担当者の方
- 獲得したリードに対し、Gmailを活用したリード育成に多くの時間を費やしている営業担当者の方
- リード獲得から育成までのプロセスを自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を起点に、Google スプレッドシートへの登録やGmailでのメール送信までが自動化され、リード育成にかかる作業時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記ミスや、リードへの対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Googleフォーム、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、回答内容を取得します。
- 続いて、オペレーションのAI機能で、取得した回答内容をもとにリード情報を分析します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで回答内容をシートに記録します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の文面でリード育成メールを送信します。
- さらに、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、担当者へ新規リード獲得を通知します。
- 次に、オペレーションの待機機能で、メール再送信までの適切な時間を設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、送信対象のリード情報を再度取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の文面でリード育成メールを送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを設定してください。
- AI機能の「テキストを生成」アクションでは、リード情報分析など、目的に合わせたプロンプトを任意の内容で設定してください。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送りたい任意のチャンネルIDを設定し、メッセージ内容はフォームの回答などを活用して自由にカスタマイズしてください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意で設定し、本文も任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。