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「請求書を発行する前に、管理番号を手動で採番している…」
「新しい取引が増えるたびに、JUST.DBで採番しているが、抜け漏れが怖い…」
このように、JUST.DBなどを利用した各種番号の採番業務において、手作業ならではの手間やミスに悩まされていませんか？
もし、CRMで取引が成立した際に管理番号を自動で管理できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、ヒューマンエラーの心配なく、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBで請求番号などの各種番号を自動で採番する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が「成約」になった際に、JUST.DBへ請求番号を自動で採番し、請求書をメールで送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートは下記の手順で連携できます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
事前準備
雛形書類を用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、HubSpotの取引情報を利用して請求書を作成します。
自動で請求書を作成するには、事前に請求書の雛形を作成しておく必要があります。
今回は以下の雛形ファイルを作成しました。
保存先のフォルダを作成しておく
今回作成した請求書は自動でGoogle Driveのフォルダに保存されます。
事前に保存先として利用したいフォルダを用意しておきましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
取引が特定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
次に取引ステージを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択します。
今回は契約済みになった際に起動させたいため、成約を選択しました。
ここまで設定できたら、HubSpotの画面に移動し、テスト用の取引を作成・更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、HubSpotの取引が特定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引を更新する必要があります。
今回は以下の取引のステージを成約に更新しました。
※取引を作成する際は、以下のコンタクトや会社などの項目を設定してください。
こちらの情報を利用して請求書を作成します。
取引のステージを更新したらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDには、デフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
コンタクトの取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
コンタクトIDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
レコードの挿入（採番形式）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインとテーブル識別名を設定します。
それぞれ注釈を確認し入力してください。
フィールド識別名も同様に、レコードの値を追加したいフィールドの識別名を注釈を確認しながら設定します。
今回、接頭語、接尾語には以下のように設定しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
次に、番号には取引IDが取得した値として設定されていますので、項目名だけではなく、実際の値が表示されていることを確認しましょう。
取得した値を利用することで、JUST.DBへ登録する請求番号や管理番号として活用できます。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にレコードが挿入されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
JUST.DBの問い合わせIDに値が挿入されていますのでご確認ください。
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダIDも同様に入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択します。
出力ファイル名はデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力や取得した値だけではなく、今日の日付などの動的な値を設定することもできます。
日付の情報を利用したい場合は、以下のように入力欄をクリックし日付タブを選択したら、使用したい形式のものを選択してください。
※直接入力した箇所は固定値となり、このテンプレートを通して発行する全てのファイル名に設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
置換対象の文字列には雛形に作成した項目が表示されます。
正しく表示されない場合は、置換条件を再取得をクリックしてください。
デフォルトで値が設定されている項目もありますが、設定されていない個所は新しく設定する必要があります。
入力欄をクリックし、以下のように値を設定しましょう。
また、デフォルトで設定されている場合は値が正しく設定されているか確認しておきましょう。
全て設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際に書類が発行されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
発行した書類がGoogle Driveのフォルダに保存されていますのでご確認ください。
メールを送るをクリックします。
今回はYoom独自のメール機能を利用しますが、変更をクリックすることで別アプリを使用することもできます。
※別アプリを利用する場合は、マイアプリ連携が必要ですのでご注意ください。
Toにはデフォルトで、コンタクトの取得アクションで取得したコンタクトのメールアドレスが設定されていますのでご確認ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
次に、本文を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力することはもちろん、取得した値を利用することもできます。
※取得した値を利用した場合は以下のように{{○○}}のように表示されます。
To、件名、本文も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信する全てのメール設定に適用されますのでご注意ください。
添付ファイルはデフォルトでメールに添付するように設定されています。
変更したい場合はプルダウンメニューから選択しましょう。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されますので、内容を確認し問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
メールが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がHubSpotで取引が「成約」になった際に、JUST.DBへ請求番号を自動で採番し、請求書をメールで送付するフローでした！
手作業による転記ミスや情報共有のタイムラグをなくし、最新のデータに基づいた迅速な意思決定や精度の高い案件管理を実現することで、組織全体の生産性を向上させましょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBでレコードが登録されたらkintoneにもレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード登録や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ入力や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されるたびに自動的にkintoneにも追加されるため、迅速な対応が可能になります。
・自動化されたプロセスにより、データが一貫して迅速に共有されるため、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や案件情報をもとに、Misocaで請求書を作成する際、都度情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや請求漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとしてMisocaの請求書が自動で作成され、こうした請求業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBで従業員情報を管理している方
・従業員情報の登録や更新を担当する方
・JUST.DBのデータをSmartHRにも連携している方
2.人事労務の業務でSmartHRを利用している方
・SmartHRを活用して入社手続きや書類発行を担当する方
・JUST.DBからのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、JUST.DBとSmartHRを併用している場合、データ入力が二重となり手間だと感じているかもしれません。
また、データの誤入力や登録漏れが発生するとツール間のデータの整合性が保てず、管理業務に支障をきたす恐れがあります。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとSmartHRにも自動で従業員情報を登録できます。
データ入力にかける時間を大幅に削減することができ、ツール間のデータの整合性も保たれるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、SmartHRへのデータ連携が効率化されることで人事労務による手続きや書類発行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBを用いた採番業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた番号の確認や入力といった手間を削減し、採番ミスや重複などのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者や経理担当者は手間の掛かる定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もし途中でエラーが起きたらどうなりますか？
Q：HubSpot以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のフォーム機能をはじめ、Salesforceやkintoneなど様々なアプリと連携できます。
Q：このテンプレートに処理を追加できますか？
A：
はい、できます。
フローボットは自由に編集できるため、新しくアクションを追加することもできます。
しかし、オペレーションが5つを超えるフローボットはフリープランでは起動できません。
今回ご紹介するテンプレートはオペレーションをすでに5つ利用しているため、更に処理を追加するにはミニプラン以上への加入が必要です。
有料プランには2週間の無料トライアルがございます。
無料トライアルにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
