HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
JUST.DB
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方
- 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
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