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「Salesforceの情報をもとに請求書を作成して、SendGridで送る作業が毎月発生して大変…」
「手作業でのPDF作成とメール送信は、宛先や添付ファイルを間違えそうで常に不安…」
このように、PDF書類の発行からメール送信までの一連の業務に、手間やプレッシャーを感じていませんか？
もし、CRMのステータス更新などをきっかけに、必要なPDF書類を自動で生成し、SendGrid経由で指定の宛先にメール送信まで完了できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されることも可能です！
ヒューマンエラーの心配なくなるため、より重要なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
YoomにはPDFファイル付きのメールをSendGridで自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が特定のフェーズに更新された際に、関連するPDF書類を自動で発行し、SendGridで添付ファイル付きメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートの連携は下のナビを操作しながら登録してみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Salesforceの連携は下のナビを操作しながら登録してみましょう！
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
SendGridと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックします。
これでマイアプリ連携は完了です！
事前準備
Google スプレッドシートを利用して雛形を作成する
今回ご紹介するテンプレートは、雛形ファイルを利用して契約書を自動作成します。
そのため、事前に雛形ファイルを作成しておく必要があります。
雛形ファイルの作成方法は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下のファイルを作成しました。
Google Driveにフォルダを作成する
作成したファイルはGoogle Driveのフォルダに保存します。
事前に作成したファイルを保存するためのフォルダを作成してください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトを登録、または更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートはSalesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、商談オブジェクトにレコードの登録または更新をする必要があります。
また、今回は商談をClosed Wonになるように設定してください。
今回は以下のように作成しました。
Salesforceの画面からマイドメインURLをコピーしたらYoomの画面に戻り、マイドメインURLを設定します。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
