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「Salesforceの情報をもとに請求書を作成して、SendGridで送る作業が毎月発生して大変…」
「手作業でのPDF作成とメール送信は、宛先や添付ファイルを間違えそうで常に不安…」
このように、PDF書類の発行からメール送信までの一連の業務に、手間やプレッシャーを感じていませんか？
もし、CRMのステータス更新などをきっかけに、必要なPDF書類を自動で生成し、SendGrid経由で指定の宛先にメール送信まで完了できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されることも可能です！
ヒューマンエラーの心配なくなるため、より重要なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
YoomにはPDFファイル付きのメールをSendGridで自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が特定のフェーズに更新された際に、関連するPDF書類を自動で発行し、SendGridで添付ファイル付きメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートの連携は下のナビを操作しながら登録してみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Salesforceの連携は下のナビを操作しながら登録してみましょう！
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
SendGridと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックします。
これでマイアプリ連携は完了です！
事前準備
Google スプレッドシートを利用して雛形を作成する
今回ご紹介するテンプレートは、雛形ファイルを利用して契約書を自動作成します。
そのため、事前に雛形ファイルを作成しておく必要があります。
雛形ファイルの作成方法は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下のファイルを作成しました。
Google Driveにフォルダを作成する
作成したファイルはGoogle Driveのフォルダに保存します。
事前に作成したファイルを保存するためのフォルダを作成してください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトを登録、または更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートはSalesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、商談オブジェクトにレコードの登録または更新をする必要があります。
また、今回は商談をClosed Wonになるように設定してください。
今回は以下のように作成しました。
Salesforceの画面からマイドメインURLをコピーしたらYoomの画面に戻り、マイドメインURLを設定します。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐では、取得した値を利用してこのあとの処理を分けることが可能です。
分岐条件を指定の項目で分岐に利用する取得した値の設定を行っています。
デフォルトで商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらのアクションで取得した、フェーズが設定されていますのでご確認ください。
次に、分岐条件では先ほど設定したフェーズと比較する情報の設定を行います。
デフォルトで以下のようにフェーズがClosed Wonになっている場合のみ次の処理を行うように設定されていますのでご確認ください。
※分岐はご自身の状況に合わせて設定を変更することも可能です。
ここまで確認できたら完了をクリックしましょう。
レコードを取得するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
マイドメインURLはステップ3と同じものを設定してください。
オブジェクトのAPI参照名を設定します。
今回は、このあとSendGridでメールを送信する際に使用する、宛先のメールアドレスを取得したいため、以下のように入力欄をクリックし表示された候補の中から取引先を選択します。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
右端にある入力欄をクリックし、取得した値から取引先IDを設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし表示された候補の中から、雛形として使用したいスプレッドシートを選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、事前準備で用意したフォルダを選択してください。
出力ファイル名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更できます。
取得した値はもちろん、直接入力することも可能です。
直接入力した場合は入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
置換後の文字列にそれぞれ取得した値が設定されていることを確認しましょう。
設定されていない場合はそれぞれ設定してください。
※項目名が正しく表示されない場合は右上にある置換条件を再取得をクリックしてください。
全て設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google Driveに発行した書類が保存されていますのでご確認ください。
メールを送信する（ファイル添付）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
宛先メールアドレスにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際に値が表示されていることを確認してください。
送信元メールアドレス、件名、本文のMIMEタイプを入力します。
本文を設定します。
本文に入力した内容がメールで送信されます。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※送信元メールアドレスや件名、本文などの項目も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※テスト成功画面にnullと表示されていますが問題ありません。
SendGridからメールが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSalesforceで商談が特定のフェーズに更新された際に、関連するPDF書類を自動で発行し、SendGridで添付ファイル付きメールを送信するフローした！
AirtableやCRM、フォーム、広告、チャットなど、さまざまなチャネルで取得したリード情報をSendGridへ自動で集約し、メール配信や通知をスムーズに行えます。
コンタクト登録からメール送信、バウンス管理、AIによる要約・感情分析までを一連の流れで自動化することで、リード対応の抜け漏れを防ぎ、効率的で質の高いコミュニケーションを実現します！
SalesforceとSendGridの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた書類発行からメール送信までの一連の業務を自動化し、ヒューマンエラーの防止や対応漏れの削減を実現できます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、顧客との関係構築や提案活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFの雛形はGoogleドキュメントやWordでも作成できますか？
A：
Wordでは作成できませんが、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelで作成できます。
Q：Salesforce以外のCRM（例：kintone, HubSpot）を起点にできますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：PDF送信前に、上長などの承認フローを挟むことは可能ですか？
A：
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