■概要
Salesforceの商談が指定のフェーズに進むたびに、手作業で見積書や契約書などの書類を作成し、メールに添付して送信する作業に手間を感じていませんか? 特に、SendGridを利用してPDF形式の書類を送付する際、宛先や添付ファイルの間違いは避けたいものです。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で書類が発行され、SendGridからPDFを添付したメールが送信されるため、一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談管理と連携し、書類発行から送付までを効率化したい営業担当者の方
- SendGridでPDFファイルを添付して送信する定型業務の自動化を検討している方
- 手作業による書類発行やメール送信でのミスをなくし、営業プロセスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新を起点に、書類発行からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのPDF作成やSendGridへのファイル添付、宛先入力といった作業がなくなるので、ヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、SendGridをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズの場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、書類発行に必要な詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、Google スプレッドシートをテンプレートとして書類を発行します
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する(ファイル添付)」を設定し、発行した書類を添付して送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携では、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- 分岐機能では、Salesforceから取得した商談フェーズなどの情報をもとに、書類を発行する条件を任意で設定できます
- Salesforceからレコードを取得する際に、書類発行の対象となるレコードの条件を任意で設定できます
- 書類発行機能では、お使いのGoogle スプレッドシートの雛形を設定し、商談情報などを差し込む箇所を任意で指定できます
- SendGridでのメール送信では、宛先や件名、本文などにSalesforceから取得した顧客情報などを変数として設定できます
■注意事項
- Salesforce、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。