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「毎月のレポート作成、同じような作業の繰り返しで時間がかかるし、ミスも怖い…」「せっかく時間をかけて作ったレポートも、関係者にメールやチャットで共有するのがまた一手間で、結局見てもらえているのか不安…」
このように、定型的なレポート作成業務や、その後の情報共有に多くの時間を費やし、本来注力すべき分析や戦略立案といったコア業務になかなか時間を割けないと悩んでいるビジネスパーソンは少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">様々なデータソースから必要な情報を自動で収集・集計し、整形されたレポートを指定のツールへ自動通知できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、レポート作成にかかっていた時間を大幅に削減できます。さらにチーム内での迅速な情報共有と意思決定を促進し、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入の手間や時間もほとんどかかりません。
ぜひこの機会にレポート作成の自動化を導入して、日々の業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">レポート作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で利用している様々なツールを起点として、レポート作成を自動化し、指定のツールへ通知する方法を、具体的なYoomの自動化テンプレートを使ってご紹介します！
この自動化によって、手作業による集計ミスや報告漏れを防ぎ、常に最新の情報をチームで共有できるようになるため、業務の透明性と生産性が向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackへの特定の投稿内容をトリガーとして、その情報を基にレポートを自動で作成し、Discordなどの指定したチャットツールへ通知する</span>ことができます。
日常的なコミュニケーションの中に埋もれがちな重要な情報やアイデアを効率的に集約・可視化し、チーム内での情報共有を円滑にしながら迅速な意思決定を支援します！
<span class="mark-yellow">Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、そのメール内容を基にレポートを自動生成し、Microsoft Teamsなどのチャットツールへ通知する</span>ことも可能です。
重要なメールの見落としを防ぎつつ、関連情報をタイムリーにチーム全体で共有することで、対応の迅速化や業務連携の強化に繋がります。
<span class="mark-yellow">Yoomフォームで収集したアンケートの回答データや問い合わせ内容をトリガーとし、これらの情報を自動で集計・分析してレポートを作成、その結果をSlackなどのチャットツールへ通知する</span>ことができます。
顧客の声や従業員のフィードバックを把握し、データに基づいた改善活動や意思決定を迅速に行うための体制を構築できます。
それではここから代表的な例として、Slackの特定のチャンネルへの投稿内容をもとに、自動でレポートを作成し、その結果をDiscordの指定チャンネルへ通知するフローの作成方法を解説していきます！
この設定はYoomを使用してノーコードで行いますので、プログラミングの知識は不要です。
もし、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームから無料でアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、SlackとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
Google ドキュメントに、書類発行時の雛形書類を作成しておきましょう。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルを作成してください。
※後続の書類発行の設定時のテストで必要になります。
※詳しい雛形書類の作成については、こちらの記事の「雛形書類を準備する」部分をご参照ください。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Slack」と入力し、検索結果からSlackのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
4.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター
5.今回設定するテンプレートは、Google ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにSlackとDiscord、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Slackの投稿内容をもとに、自動でレポートを作成してDiscordに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしましょう。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から、投稿したいチャンネルを選択してください。
5.ここでSlackに移動し、下記のようなテスト投稿をします。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
6.フローボットに戻り「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
(500文字以内のプロンプトが設定できます)
設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を入力してください。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルを送信」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft Teamsに投稿されたらChatGPTでレポートを自動作成したり、lackの投稿内容をもとに、AIでレポートを作成したりできます。
レポート作成とその共有作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ収集、集計、レポート整形、そして関係者への共有といった一連の作業時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より分析的な思考や戦略立案といった付加価値の高いコア業務に集中できる時間と環境が整い、チーム全体の情報共有スピードと業務効率が向上するでしょう。
今回ご紹介したような、日々の繰り返し業務を効率化する自動化フローは、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に構築できます。
もしレポート作成の自動化やその他業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomが実現する業務自動化の世界を体験してみてください！
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