Outlookの受信内容をもとに、自動でレポートを作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

日々の業務でOutlookに届く特定のメール内容を基に、レポートを作成し、Microsoft Teamsで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集や転記は時間がかかり、ミスも発生しやすいため、業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、AIによるレポート内容の生成、Googleドキュメントでの書類発行、OneDriveへの保存、そしてMicrosoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとMicrosoft Teamsを利用し、定期的なレポート作成と共有業務を行っている方
• 手作業でのレポート作成における時間的コストやヒューマンエラーを削減したいと考えている方
• SaaS間のデータ連携や業務自動化に関心があり、具体的な効率化手法を探している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業によるレポート作成や共有にかかる時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Googleドキュメント、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、レポート作成の対象となるメールの条件を指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメールの内容を基にレポートの元となるテキストを自動生成します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形を基にレポート書類を作成します。
5. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたレポート書類をOneDriveの指定したフォルダに保存します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、レポートが作成された旨とOneDrive上のファイルへのリンクなどを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で「テキストを生成する」アクションでは、Outlookの受信内容からどのようなレポートを生成させたいかに応じて、プロンプトの内容を具体的に設定してください。
• Googleドキュメントで「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形となるGoogleドキュメントのファイルIDや、発行する書類のタイトル、メール本文のどの情報を書類のどこに差し込むかといった置換後の文字列を設定してください。
• OneDriveで「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のドライブID、格納先のフォルダ、そして保存する際のファイル名を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsで「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。例えば、メッセージ内にOneDriveのファイルリンクを含めることが可能です。

■注意事項

• Outlook、Googleドキュメント、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります