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「会議のたびに議事録をConfluenceに手作業で転記するのが面倒…」
「Confluenceでページを作成したら、関連タスクをプロジェクト管理ツールに登録するのを忘れがち…」
このように、ドキュメント管理ツールConfluenceに関連する手作業での情報転記やタスク作成に手間や抜け漏れを感じていませんか？
もし、Outlookで受信した議事録メールの内容をConfluenceに自動でページ作成する仕組みがあれば、より重要な企画業務やコンテンツ作成に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールの内容をもとにConfluenceでページを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Confluenceと様々なアプリを連携して業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとConfluenceを連携させ、情報共有やタスク管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
Confluenceでのページ作成やユーザー管理など、これまで手作業で行っていた業務を効率化するヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してConfluenceのページを自動作成する
Outlookなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにして、Confluenceに議事録などのページを自動で作成することができるので、会議後の面倒な議事録転記作業から解放され、情報の共有を実現します。
■概要 Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
人事労務ツールと連携してConfluenceのユーザー管理を自動化する
freee人事労務などの人事労務ツールに新しい従業員が登録された際に、Confluenceへ自動でユーザーを招待することもできるので、新入社員のオンボーディングプロセスを効率化し、手作業による招待漏れを防ぎます。
■概要 新しいメンバーが入社するたびに、freee人事労務への登録後に手作業でConfluenceのアカウントを発行し、関連フォルダを作成する業務は手間がかかるものです。このワークフローは、freee人事労務への従業員登録をきっかけに、Confluenceへのユーザー招待からフォルダ作成までを自動化します。Confluenceでの一連の作業を自動化で効率化し、担当者の負担軽減とスムーズなオンボーディングを実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
プロジェクト管理ツールと連携してConfluenceの更新をタスク化する
Confluenceで新しいページが作成されたことを検知して、Wrikeなどのプロジェクト管理ツールにレビュー依頼などのタスクを自動で作成することで、ドキュメント作成後のアクションをスムーズに連携させ、タスクの登録漏れをなくしプロジェクトの進行を円滑にするでしょう。
■概要 Confluenceに議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをWrikeに手動で登録していませんか？この手作業は、転記ミスやタスク作成の漏れといったリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をきっかけにWrikeへ自動でタスクを作成し、Confluenceの自動化を実現できます。情報共有からタスク管理までの一連の流れをスムーズにし、業務の効率化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
メールで受信した議事録をConfluenceに自動でページ作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで議事録メールを受信した際に、その内容をConfluenceに議事録ページとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Confluenceに議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをWrikeに手動で登録していませんか？この手作業は、転記ミスやタスク作成の漏れといったリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をきっかけにWrikeへ自動でタスクを作成し、Confluenceの自動化を実現できます。情報共有からタスク管理までの一連の流れをスムーズにし、業務の効率化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：OutlookとConfluenceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
こちらは、下記ナビを確認しながら登録してみましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
それでは、Outlookにメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
まずは下記赤枠をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
こちらの設定を行う前に、Outlookでテストメールを受信しましょう。
今回は、下記のような打合せの内容をまとめたメールを送信しました。
トリガーとしたいメールフォルダにメールが届くように、メールを送信してくださいね。
(テスト用なので、記載する内容は架空の情報でOKです。)
メールを送信したら、Yoom画面に戻ってください。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なるため注意してください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは、入力欄をクリックすると表示される候補から選択しましょう。
設定ができたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する
ここでは前項で取得したメール本文を、AIを用いて議事録としてまとめる設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。
なお、「変更」ボタンを押すことで他のアクションに変更可能です。
メールの文字数に合わせて設定しましょう。
アクションを変更する場合は、（）内に表記されているタスク数が消費されるため注意しましょう。
タスクのカウント数については、下記リンクを参考にしてくださいね。
プロンプトは、取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
また、今回は議事録を作成したいため「以下のメール内容から議事録を作成してください」とテキストで入力しました。
言語は、注釈を参考にして任意で入力しましょう。
入力できたら「テスト」を実行してください。
成功すると、以下のように指示した通りの議事録が作成されていますね！
最後に「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Confluenceのページ作成設定
最後に、先ほど抽出したデータを活用して、Confluenceのページを新たに作成する設定をしましょう。
赤枠の「ページを作成」をクリックしてください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
