「会議のたびに議事録をConfluenceに手作業で転記するのが面倒…」
「Confluenceでページを作成したら、関連タスクをプロジェクト管理ツールに登録するのを忘れがち…」
このように、ドキュメント管理ツールConfluenceに関連する手作業での情報転記やタスク作成に手間や抜け漏れを感じていませんか？
もし、Outlookで受信した議事録メールの内容をConfluenceに自動でページ作成する仕組みがあれば、より重要な企画業務やコンテンツ作成に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールの内容をもとにConfluenceでページを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで議事録メールを受信したら、Confluenceで議事録ページを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った議事録をConfluenceで管理しており、転記作業を効率化したい方
- Confluenceへの手動でのページ作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 議事録の共有漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで議事録メールを受信するだけで、Confluenceに自動でページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文から議事録ページの内容を生成します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、生成したテキストを元にページを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、「議事録」フォルダなど、特定のフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したい任意のクラウドIDやスペースIDを設定できます。
■注意事項
- Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceと様々なアプリを連携して業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとConfluenceを連携させ、情報共有やタスク管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
Confluenceでのページ作成やユーザー管理など、これまで手作業で行っていた業務を効率化するヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してConfluenceのページを自動作成する
Outlookなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにして、Confluenceに議事録などのページを自動で作成することができるので、会議後の面倒な議事録転記作業から解放され、情報の共有を実現します。
Outlookで議事録メールを受信したら、Confluenceで議事録ページを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った議事録をConfluenceで管理しており、転記作業を効率化したい方
- Confluenceへの手動でのページ作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 議事録の共有漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで議事録メールを受信するだけで、Confluenceに自動でページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文から議事録ページの内容を生成します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、生成したテキストを元にページを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、「議事録」フォルダなど、特定のフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したい任意のクラウドIDやスペースIDを設定できます。
■注意事項
- Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
人事労務ツールと連携してConfluenceのユーザー管理を自動化する
freee人事労務などの人事労務ツールに新しい従業員が登録された際に、Confluenceへ自動でユーザーを招待することもできるので、新入社員のオンボーディングプロセスを効率化し、手作業による招待漏れを防ぎます。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Confluenceにユーザーを招待しフォルダを作成する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、freee人事労務への登録後に手作業でConfluenceのアカウントを発行し、関連フォルダを作成する業務は手間がかかるものです。このワークフローは、freee人事労務への従業員登録をきっかけに、Confluenceへのユーザー招待からフォルダ作成までを自動化します。Confluenceでの一連の作業を自動化で効率化し、担当者の負担軽減とスムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とConfluenceを使い、新入社員の受け入れ準備を手作業で行っている方
- Confluenceのユーザー招待やフォルダ作成といった定型業務を自動化したいと考えている方
- Confluenceの自動化を活用して、新メンバーのオンボーディングを効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務に従業員を登録するだけで、Confluenceへの招待とフォルダ作成が自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるアカウントの招待漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、受け入れ準備を正確に進めることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、Confluenceとfreee人事労務をYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」を設定し、登録された情報を取得します
- その次に、Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを招待します
- 最後に、Confluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、新メンバー用のフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの各アクション（ユーザーをサイトに招待、フォルダを作成）では、連携しているConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください
- Confluenceの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成したいスペースのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Confluence、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
プロジェクト管理ツールと連携してConfluenceの更新をタスク化する
Confluenceで新しいページが作成されたことを検知して、Wrikeなどのプロジェクト管理ツールにレビュー依頼などのタスクを自動で作成することで、ドキュメント作成後のアクションをスムーズに連携させ、タスクの登録漏れをなくしプロジェクトの進行を円滑にするでしょう。
Confluenceでページが作成されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceに議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをWrikeに手動で登録していませんか？この手作業は、転記ミスやタスク作成の漏れといったリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をきっかけにWrikeへ自動でタスクを作成し、Confluenceの自動化を実現できます。情報共有からタスク管理までの一連の流れをスムーズにし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとWrikeを連携させ、情報共有からタスク管理までの流れを効率化したい方
- Confluenceでの情報更新に伴うタスク作成を手作業で行い、手間や漏れを感じている方
- Confluenceの自動化を活用して、プロジェクトの進捗管理を円滑に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクト管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、取得したページ情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定では、対象としたい任意のクラウドIDを指定してください。これにより、特定のConfluence環境でのみワークフローを起動させることが可能です。
- Wrikeでタスクを作成するアクションを設定する際に、タスクを作成したい任意のフォルダーIDを指定してください。
■注意事項
- Confluence、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した議事録をConfluenceに自動でページ作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで議事録メールを受信した際に、その内容をConfluenceに議事録ページとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとConfluenceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定、テキスト生成設定、Confluenceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Confluenceでページが作成されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceに議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをWrikeに手動で登録していませんか？この手作業は、転記ミスやタスク作成の漏れといったリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をきっかけにWrikeへ自動でタスクを作成し、Confluenceの自動化を実現できます。情報共有からタスク管理までの一連の流れをスムーズにし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとWrikeを連携させ、情報共有からタスク管理までの流れを効率化したい方
- Confluenceでの情報更新に伴うタスク作成を手作業で行い、手間や漏れを感じている方
- Confluenceの自動化を活用して、プロジェクトの進捗管理を円滑に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクト管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、取得したページ情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定では、対象としたい任意のクラウドIDを指定してください。これにより、特定のConfluence環境でのみワークフローを起動させることが可能です。
- Wrikeでタスクを作成するアクションを設定する際に、タスクを作成したい任意のフォルダーIDを指定してください。
■注意事項
- Confluence、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとConfluenceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Confluenceのマイアプリ登録
こちらは、下記ナビを確認しながら登録してみましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Outlookで議事録メールを受信したら、Confluenceで議事録ページを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った議事録をConfluenceで管理しており、転記作業を効率化したい方
- Confluenceへの手動でのページ作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 議事録の共有漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで議事録メールを受信するだけで、Confluenceに自動でページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文から議事録ページの内容を生成します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、生成したテキストを元にページを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、「議事録」フォルダなど、特定のフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したい任意のクラウドIDやスペースIDを設定できます。
■注意事項
- Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
それでは、Outlookにメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
まずは下記赤枠をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：メールを受信したら、であることを確認。
- Outlookと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されていればOK。
こちらの設定を行う前に、Outlookでテストメールを受信しましょう。
今回は、下記のような打合せの内容をまとめたメールを送信しました。
トリガーとしたいメールフォルダにメールが届くように、メールを送信してくださいね。
(テスト用なので、記載する内容は架空の情報でOKです。)
メールを送信したら、Yoom画面に戻ってください。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なるため注意してください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは、入力欄をクリックすると表示される候補から選択しましょう。
設定ができたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する
ここでは前項で取得したメール本文を、AIを用いて議事録としてまとめる設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。
なお、「変更」ボタンを押すことで他のアクションに変更可能です。
メールの文字数に合わせて設定しましょう。
アクションを変更する場合は、（）内に表記されているタスク数が消費されるため注意しましょう。
タスクのカウント数については、下記リンクを参考にしてくださいね。
プロンプトは、取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
また、今回は議事録を作成したいため「以下のメール内容から議事録を作成してください」とテキストで入力しました。
言語は、注釈を参考にして任意で入力しましょう。
入力できたら「テスト」を実行してください。
成功すると、以下のように指示した通りの議事録が作成されていますね！
最後に「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Confluenceのページ作成設定
最後に、先ほど抽出したデータを活用して、Confluenceのページを新たに作成する設定をしましょう。
赤枠の「ページを作成」をクリックしてください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
- クラウドID：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されるので、対象のクラウドIDを選択してください。
- スペースID：こちらも入力欄をクリックして選択します。
クラウドID→スペースIDの順番で設定しないと、上手く表示されないので注意してください。
- ページのステータス：プルダウンより、どちらかを選択しましょう。
- ページのタイトル：こちらは任意での入力です。
今回は、下記のように日付タブから今日の日付を選択し、固定値であるテキストで「議事録」と入力しました。
- コンテンツの表現形式：いずれかの形式を選んでください。
- ページの内容：こちらも前のステップで取得した値を活用して入力しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、「取得した値」にConfluenceのデータが反映しているはずです。
また、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので、こちらも確認してみましょう。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
Confluenceを使った自動化例
ページが作成されたら、チャットツールへ通知、ノートツールに情報を同期、タスク管理ツールでタスクを自動作成、クラウドストレージにフォルダを自動作成、別文書ツールで新規文書を作成します。
また、外部システムでのイベント発生や情報受信をトリガーに、ドキュメント管理ツールへページを自動作成したり、ユーザーを自動招待します。
情報共有の迅速化、タスクの抜け漏れ防止、文書作成と管理の手間を解消します。
Confluenceでページが作成されたら詳細をAIで取得し、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
- ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
- 手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にAsanaのタスク作成までを自動化し、手作業での転記や登録にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページ情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得したページ内容からタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Confluenceのページから抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期限など）を任意で設定できます。
- Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを任意に設定でき、前段のConfluenceやAI機能で取得した値をタスク名や説明欄に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
- ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
- ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、取得したページ情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにConfluenceのページ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionに追加したいConfluenceページの条件を任意で設定してください。例えば、ページのタイトルやラベルに特定のテキストが含まれる場合のみ連携するといったカスタムが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、連携先のデータベースIDを任意で設定できます。また、どの項目に何の情報を追加するかも自由に設定でき、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
- ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceのページ作成をトリガーに、Google Driveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ作成がなくなることで、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するアクション設定で、フォルダ名を任意の内容で設定してください。Confluenceのページタイトルなどを変数として利用することも可能です。
- 作成したフォルダを格納するGoogle Drive内の親フォルダも、任意の場所を指定して設定してください。
■注意事項
- ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Confluenceで重要なページを作成した際に、関係者への共有が遅れたり、抜けたりすることはありませんか？
チームでの情報共有を円滑に行うには、迅速かつ確実な伝達が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでのページ作成をトリガーとして、自動でOutlookでのメール通知を行えるようになります。
共有漏れや通知の手間といった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでの情報更新を、関係者へ迅速かつ確実に共有したいと考えている方
- ConfluenceとOutlookを日常的に利用し、手動での通知作業を効率化したい方
- チーム内の情報共有プロセスを自動化し、伝達漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を通知する作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報をメンバーに確実に伝達できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含めたメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、監視対象となるクラウドを指定してください。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLなどを埋め込み、動的なメールを作成することも可能です。
■注意事項
- Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページを、都度Slackで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
手作業での共有は、対応の遅れや連絡漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したページの情報を、Slackで迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れをなくし、情報共有の確実性を高めたいチームリーダーの方
- ConfluenceとSlack間の手動での連携作業に非効率を感じ、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を確実かつスピーディーにチームへ展開できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でConfluenceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、取得したページ情報をもとに任意のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定で、通知の対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
- Confluenceでページ情報を取得するアクションで、ドラフト状態のページを取得するかどうかや、特定のステータスのページのみを対象にするかなどを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、通知メッセージの内容（ページのタイトルやURLなど）を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- ConfluenceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
- 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
- オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
- AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
- AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
- Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
- Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。
■注意事項
- ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方
- Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方
- 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。
■注意事項
- GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの添付ファイル、その内容を確認してConfluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかる上、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをOCRが自動で読み取り、Confluenceにページを新規作成するため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記している方
- 紙の書類をPDF化し、その情報をConfluenceで管理・共有しているチームの方
- 請求書や申込書などの定型的な書類処理を自動化し、業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からConfluenceへのページ作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を続けるか判断します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を反映したページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無以外にも、件名や本文の内容などを条件に設定することが可能です。
- OCR機能では、読み取る書類の言語や抽出したい項目、利用するAIモデルなどを任意で設定できます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページのステータスなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する
試してみる
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
- プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
- Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、自動でConfluenceへの招待が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメールアドレスの入力間違いや招待漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なユーザー管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに招待を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、招待申請の受付に使用する任意のフォームを指定してください。
- Confluenceのオペレーション設定では、ユーザーを招待したいサイトのクラウドIDを、ご自身の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Trelloでタスクの進捗を管理しているものの、特定のタスクが完了するたびに手作業でConfluenceに議事録やドキュメントを作成するのは手間がかかる、と感じることはないでしょうか。このワークフローは、Trelloのカードが特定のリストに移動されると、自動でConfluenceにページを作成します。タスク完了報告などの定型的なドキュメント作成を自動化し、情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでのタスク管理とConfluenceでのドキュメント作成を手作業で行っている方
- プロジェクトの進捗に応じて、関連ドキュメントを自動で作成し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業による情報転記のミスや、ページ作成のし忘れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloのカード移動に連動してConfluenceのページが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや報告ページの作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、カードが特定のリストに移動した場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、Confluenceに転記したいカードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにページを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのリストに移動したことをきっかけにConfluenceへページを作成するか、移動先のリスト名などをもとに条件を設定してください。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にTrelloから取得したカード名や説明といった情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceと様々なツールを連携し自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の転記や関連タスクの作成といった情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チーム内の情報共有が迅速かつ正確になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしConfluenceに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の件名や差出人のメールだけを対象にできますか？
A：
はい、できます。
その場合はOutlookのトリガーを「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に変更し、条件を追加してお試しください。
Q：Outlook以外のメールツールでも自動化できますか？
A：
はい、できます。
Outlookのトリガーを削除し、Gmailなど業務でお使いのメールツールをアプリ登録してから、トリガーを追加してください。
連携可能なアプリについては、下記リンクから確認してみてくださいね。
Q：Confluenceの既存ページに情報を追記できますか？
A：
はい、できます。
「ページを更新」アクションに変更することで、Confluenceの既存ページに情報を追記することが可能です。
また、Yoomでは下記画像のように様々なConfluenceアクションをご用意しています。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてみましょう。
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