Outlookで議事録メールを受信したら、Confluenceで議事録ページを作成する

■概要

Outlookで受信した議事録メールを、都度Confluenceに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスやページ作成漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Confluenceへの議事録ページ作成が自動化され、こうしたConfluenceの自動化に関する課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った議事録をConfluenceで管理しており、転記作業を効率化したい方
• Confluenceへの手動でのページ作成に手間を感じており、自動化を検討している方
• 議事録の共有漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで議事録メールを受信するだけで、Confluenceに自動でページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文から議事録ページの内容を生成します
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、生成したテキストを元にページを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、「議事録」フォルダなど、特定のフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したい任意のクラウドIDやスペースIDを設定できます。

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■注意事項

• Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。