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【ノーコードで実現】AIで日程調整を自動化する方法
■概要Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
会議や打ち合わせの日程調整、取引先とのアポイント調整など、ビジネスシーンにおいて日程調整は避けて通れない業務の一つですが、関係者との連絡の往復やカレンダーの空き状況確認など、意外と手間と時間がかかる作業に頭を悩ませていませんか？
特に複数人が関わる場合や、候補日がなかなか合わない場合には、調整が難航し、本来集中すべき業務の時間を圧迫してしまうことも少なくありません…
もし、AIがあなたの代わりにカレンダー情報や相手の希望を考慮して、最適な日程を自動で調整してくれる仕組みがあれば、このような煩わしさから解放され、コミュニケーションコストの削減や業務効率の大幅な向上が期待でき、より創造的な活動や顧客対応といったコア業務に注力できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけることなく、すぐに日程調整の自動化を実現可能ですので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスムーズに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して日程調整業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
AIで日程調整を自動化する連携パターン
AIを活用して面倒な日程調整作業を自動化することで、日程の提案から確定までのプロセスを効率化し、コミュニケーションの負担を軽減できます。
ここでは、様々なトリガーを起点としたAIによる日程調整の自動化パターンを、具体的なテンプレートを交えて紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信をトリガーにAIで日程調整を自動化する
お問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどへの回答送信をきっかけとして、AIがGoogleカレンダーなどのカレンダー情報から空き時間を自動で抽出し、日程調整を行うことができるので、フォーム回答後のフォローアップやアポイント調整の手間を大幅に削減し、迅速な対応を実現します。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールの受信をトリガーにAIで予定作成を自動化する
Gmailなどのメールサービスで特定の内容を含むメールを受信した際、AIがメール内のデータからテキストを抽出し、抽出結果に基づいた内容でスケジュールの自動作成するため、メールでの日程調整依頼への対応を効率化し、見落としや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
チャットツールの投稿をトリガーにAIで日程調整を自動化する
Slackなどのビジネスチャットツールで特定の内容が投稿された場合に、AIがGoogleカレンダーの情報から適切な日時を判断し、日程調整を自動で実行することで、チャットを通じたスムーズなコミュニケーションを維持しつつ、迅速な日程調整を実現し、会議設定などの手間を軽減します。
また、関係者への通知が漏れてしまうと、業務に支障が出ることもあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を確認して日程調整案を作成し、Outlookで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
AIを活用して日程調整を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、YoomのAIがGoogleカレンダーの空き状況を元に日程調整を行い、調整結果をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- GoogleフォームのトリガーとAIでGoogleカレンダーから日程を調整する、Gmailで通知する設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
マイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1．Googleフォームのマイアプリ登録
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
2．Googleカレンダーのマイアプリ登録
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補をクリックします。
Googleの連携画面が表示されるので、「Sign in wiht Google」をクリックします。
Googleのアカウント連携を進めましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogleカレンダーが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
3．Gmailのマイアプリ登録
Gmailの連携については、以下の動画を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
Googleフォームに回答があったことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
JSONPathを用いた取得した値の取得方法はこちらの記事をご確認ください。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは注釈の通り入力しましょう。
入力後実際にGoogleフォームをテスト回答した後、「テスト」をクリックしましょう。
以下のようにフォームの回答内容が、取得した値に表示されていることが確認出来たら「完了」をクリックします。
この「取得した値」は、この後の設定に値として使用することが可能です。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：Googleカレンダーの予定を取得する
日程調整のため、Googleカレンダーの予定を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
取得する期間の開始日時、終了日時は以下のように「取得した値」から「希望日」を選択しましょう。
今回は「2024-05-30」と希望日をフォームに回答したので、以下のように入力しました。
入力後、「テスト」をクリックし、Googleカレンダーの情報が取得できていることを確認し後「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：日程調整を行う
取得したGoogleカレンダーの情報を元に、AIで日程調整を行うための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
今回生成する文字数を設定できるため、必要な文字数を選択しましょう。
Googleフォームの内容や、Googleカレンダーの内容について間違いないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう。
取得した値に日程調整の結果が表示されていることを確認し、「完了」をクリックします。
ステップ6：メールで日程調整結果を送信する
日程調整結果をメールで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
Fromは注釈の通り、入力が必要ない場合はスキップして問題ないです。
Toには以下のように「取得した値」より、Googleフォームの回答から「メールアドレス」を選択します。
以降のCC、BCC、差出人の名前は任意で設定しましょう。
件名には、Googleフォームに回答した内容に対してのミーティング日程についてであることが分かるように入力しました。
本文には、Googleフォームの回答から「会社名」「氏名」、またAIの「生成結果」を入力しました。
入力後「次へ」をクリックしましょう。
テスト送信を行う画面になるため、「テスト」をクリックし、実際にメールが届いているかを確認します。
※今回「test@co.jp」は架空のテスト用メールアドレスのため、確認は実施していません。
メールが届いていることを確認後、「完了」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
AIによる日程調整に関するその他の自動化例
今回ご紹介した日程調整後の通知以外でも、AIを使用して日程調整業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要取引先や候補者との日程調整メールの対応に追われ、本来の業務に集中できていないと感じることはありませんか？一件ずつカレンダーを確認し、返信文を作成するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程調整メールを受信した際に、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて返信内容を自動で作成し、Slackへ通知するため、メール返信の手間を削減し、スムーズな日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- 日々多くの日程調整メールに対応しており、返信作業の自動化を検討している方
- GoogleカレンダーとGmail、Slackを主に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- AIを活用して定型的なメール返信業務を効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが返信文案を自動作成するため、日程調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による候補日の確認ミスや、メールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズなやり取りを支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleカレンダー、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションのAI機能で、受信したメール本文から相手の希望日時などの情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーから指定した期間の予定一覧を取得し、自身の空き時間を確認します。
- 分岐機能を使い、相手の希望日時に予定が空いているかどうかを判定します。
- 【空いている場合】Googleカレンダーに予定を作成し、承諾する旨の返信文案をAIで生成後、Slackに通知します。
- 【空いていない場合】別日程を提案する返信文案をAIで生成し、その内容をSlackに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガーでは、「日程調整」や「打ち合わせ」など、検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AIのテキスト抽出機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、希望日時など）を自由に設定できます。
- AIのテキスト生成機能では、Slackに通知する返信文案を作成するためのプロンプト（指示文）を、自社の文体に合わせてカスタマイズしてください。
- Googleカレンダーで空き時間を取得する際に、対象とするカレンダーIDや、予定を確認する期間を任意で指定できます。
- 分岐機能では、取得した情報をもとに「予定が重複しているか」などの条件を自由に設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルやメンション先、メッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Googleカレンダー、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要Zoho Formsで受け付けたアポイント依頼の後、Googleカレンダーを確認して候補日時を抽出し、メールを作成して返信する一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、Googleカレンダーの空き時間をAIが自動で分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信するプロセスを自動化でき、迅速で正確な日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho Formsを活用したアポイント調整に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った手動の日程調整に、非効率を感じている方
- AIを業務に取り入れ、顧客へのレスポンス速度を改善したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から候補日時のメール送信までが自動化され、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- カレンダーの確認ミスや候補日の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なスケジュール調整の実施に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定を元に候補日時を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を含むメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーIDや、空き時間を検索する期間の開始日時・終了日時などを任意で設定できます。
- AIによるテキスト生成では、取得したGoogleカレンダーの情報などを変数として活用し、自社の案内に合わせた候補日時の提示方法など、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールは、宛先や本文などを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むこともできます。
■注意事項- Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定の方法は「Zoho FormsのWebhook設定方法」をご参照ください。
■概要面談や商談の日程調整において、フォームから連絡があった後に自身のGoogleカレンダーを確認し、複数の候補日時をピックアップして連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに情報が送信されると、自動でGoogleカレンダーの空き時間を参照し、AIが最適な候補日時をSlackへ通知します。これにより、煩雑なスケジュール調整業務を効率化し、スムーズな日程確定をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 採用や営業活動で、外部の方との面談や商談の日程調整を頻繁に行う担当者の方
- Googleカレンダーを確認しながら手動で候補日時を連絡しており、手間を感じている方
- AIを活用して、候補者の希望に沿った最適なスケジュール調整を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から候補日の抽出、通知までが自動化され、日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による空き時間の見落としや、候補日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した予定リストから最適な候補日時を抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成した候補日時を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先を任意のチャンネルIDに設定してください。これにより、担当者や関連チームがすぐに確認できるチャンネルへ情報を集約できます。
■注意事項- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Googleフォームで収集した業務目標の回答をもとに、次のアクションや関連タスクを検討し、Slackで通知する作業は、意外と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、回答内容に応じて最適なワークフローを考えるのは骨が折れる作業であり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIが自動でワークフロー案を生成しSlackへ通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで業務目標を収集し、その後の対応に課題を感じている方
- AIを活用して、目標達成のための具体的なワークフロー生成を効率化したい方
- Slackを利用して、チーム内での目標共有や進捗管理を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答後、AIによるワークフロー生成からSlack通知までを自動化し、手作業による時間や思考のコストを削減できます。
- AIがワークフロー案を生成することで、対応の標準化が進み、個人のスキルに依存しない業務遂行が可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、Googleフォームの回答内容を元に、AIにワークフローを生成させるよう「テキストを生成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したワークフローを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数制限や、AIへの指示（プロンプト）、出力したい言語などを、目的に応じて任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 日々多くの日程調整メールに対応しており、返信作業の自動化を検討している方
- GoogleカレンダーとGmail、Slackを主に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- AIを活用して定型的なメール返信業務を効率化し、生産性を高めたいと考えている方
- Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが返信文案を自動作成するため、日程調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による候補日の確認ミスや、メールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズなやり取りを支援します。
- はじめに、Googleカレンダー、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションのAI機能で、受信したメール本文から相手の希望日時などの情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーから指定した期間の予定一覧を取得し、自身の空き時間を確認します。
- 分岐機能を使い、相手の希望日時に予定が空いているかどうかを判定します。
- 【空いている場合】Googleカレンダーに予定を作成し、承諾する旨の返信文案をAIで生成後、Slackに通知します。
- 【空いていない場合】別日程を提案する返信文案をAIで生成し、その内容をSlackに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、「日程調整」や「打ち合わせ」など、検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AIのテキスト抽出機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、希望日時など）を自由に設定できます。
- AIのテキスト生成機能では、Slackに通知する返信文案を作成するためのプロンプト（指示文）を、自社の文体に合わせてカスタマイズしてください。
- Googleカレンダーで空き時間を取得する際に、対象とするカレンダーIDや、予定を確認する期間を任意で指定できます。
- 分岐機能では、取得した情報をもとに「予定が重複しているか」などの条件を自由に設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルやメンション先、メッセージ内容を任意で設定してください。
- Googleカレンダー、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Zoho Formsを活用したアポイント調整に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った手動の日程調整に、非効率を感じている方
- AIを業務に取り入れ、顧客へのレスポンス速度を改善したいと考えているチームリーダーの方
- フォーム送信から候補日時のメール送信までが自動化され、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- カレンダーの確認ミスや候補日の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なスケジュール調整の実施に繋がります。
- はじめに、Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定を元に候補日時を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を含むメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーIDや、空き時間を検索する期間の開始日時・終了日時などを任意で設定できます。
- AIによるテキスト生成では、取得したGoogleカレンダーの情報などを変数として活用し、自社の案内に合わせた候補日時の提示方法など、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールは、宛先や本文などを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むこともできます。
- Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定の方法は「Zoho FormsのWebhook設定方法」をご参照ください。
- 採用や営業活動で、外部の方との面談や商談の日程調整を頻繁に行う担当者の方
- Googleカレンダーを確認しながら手動で候補日時を連絡しており、手間を感じている方
- AIを活用して、候補者の希望に沿った最適なスケジュール調整を自動で行いたい方
- フォーム送信から候補日の抽出、通知までが自動化され、日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による空き時間の見落としや、候補日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した予定リストから最適な候補日時を抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成した候補日時を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先を任意のチャンネルIDに設定してください。これにより、担当者や関連チームがすぐに確認できるチャンネルへ情報を集約できます。
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
特に、回答内容に応じて最適なワークフローを考えるのは骨が折れる作業であり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIが自動でワークフロー案を生成しSlackへ通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで業務目標を収集し、その後の対応に課題を感じている方
- AIを活用して、目標達成のための具体的なワークフロー生成を効率化したい方
- Slackを利用して、チーム内での目標共有や進捗管理を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによるワークフロー生成からSlack通知までを自動化し、手作業による時間や思考のコストを削減できます。
- AIがワークフロー案を生成することで、対応の標準化が進み、個人のスキルに依存しない業務遂行が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、Googleフォームの回答内容を元に、AIにワークフローを生成させるよう「テキストを生成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したワークフローを任意のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数制限や、AIへの指示（プロンプト）、出力したい言語などを、目的に応じて任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
AIを活用して日程調整業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた候補日の洗い出しや関係者との連絡といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、日程調整にかかっていた時間を大幅に削減し、より重要な業務へリソースを集中させることが可能になり、ビジネス全体の生産性が向上できるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日程調整の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
