Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
会議や打ち合わせの日程調整、取引先とのアポイント調整など、ビジネスシーンにおいて日程調整は避けて通れない業務の一つですが、関係者との連絡の往復やカレンダーの空き状況確認など、意外と手間と時間がかかる作業に頭を悩ませていませんか？
特に複数人が関わる場合や、候補日がなかなか合わない場合には、調整が難航し、本来集中すべき業務の時間を圧迫してしまうことも少なくありません…
もし、AIがあなたの代わりにカレンダー情報や相手の希望を考慮して、最適な日程を自動で調整してくれる仕組みがあれば、このような煩わしさから解放され、コミュニケーションコストの削減や業務効率の大幅な向上が期待でき、より創造的な活動や顧客対応といったコア業務に注力できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけることなく、すぐに日程調整の自動化を実現可能ですので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスムーズに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して日程調整業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
AIで日程調整を自動化する連携パターン
AIを活用して面倒な日程調整作業を自動化することで、日程の提案から確定までのプロセスを効率化し、コミュニケーションの負担を軽減できます。
ここでは、様々なトリガーを起点としたAIによる日程調整の自動化パターンを、具体的なテンプレートを交えて紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信をトリガーにAIで日程調整を自動化する
お問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどへの回答送信をきっかけとして、AIがGoogleカレンダーなどのカレンダー情報から空き時間を自動で抽出し、日程調整を行うことができるので、フォーム回答後のフォローアップやアポイント調整の手間を大幅に削減し、迅速な対応を実現します。
Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する
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■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
メールの受信をトリガーにAIで予定作成を自動化する
Gmailなどのメールサービスで特定の内容を含むメールを受信した際、AIがメール内のデータからテキストを抽出し、抽出結果に基づいた内容でスケジュールの自動作成するため、メールでの日程調整依頼への対応を効率化し、見落としや対応漏れを防ぎます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
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■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
- メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
- 日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに予定が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたカレンダーへの転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の件名や日時などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を基にカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元メールアドレスを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを「会議」や「打ち合わせ」のように任意で設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで受信したメールの本文を変数として設定し、その中から「会議名」「日時」「場所」といった項目を任意で指定して抽出できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールの投稿をトリガーにAIで日程調整を自動化する
Slackなどのビジネスチャットツールで特定の内容が投稿された場合に、AIがGoogleカレンダーの情報から適切な日時を判断し、日程調整を自動で実行することで、チャットを通じたスムーズなコミュニケーションを維持しつつ、迅速な日程調整を実現し、会議設定などの手間を軽減します。
Slackで特定の投稿があったら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Slackでの重要な連絡を見逃してしまったり、そこから派生する日程調整に多くの時間を費やしてしまったりしていませんか？
また、関係者への通知が漏れてしまうと、業務に支障が出ることもあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を確認して日程調整案を作成し、Outlookで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで業務連絡を受け、頻繁に日程調整が発生するビジネスパーソンの方
- GoogleカレンダーとOutlookを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用した業務自動化に関心があり、手作業を減らしたいと思っているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackの投稿確認からAIによる日程調整、Outlookでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 日程調整の連絡や関係者への通知プロセスが自動化されるため、手作業による連絡漏れや調整ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、データ抽出機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿内容から必要な情報を取り出します。
- 次に、オペレーションで、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、テキスト生成機能を設定し、「テキストを生成する」アクションでAIがGoogleカレンダーの空き時間情報をもとに日程調整の文面を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された日程調整メールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメッセージが投稿されるチャンネルIDや、メッセージに含まれる特定のテキスト（トリガー条件）を任意で設定してください。
- データ抽出機能の設定では、Slackの投稿から抽出する文字数に応じて変換タイプを選択し、抽出対象となるテキストや、抽出したい項目（例：希望日など）を任意で設定してください。
- Googleカレンダーで予定の一覧を取得する設定では、参照するカレンダーIDを候補から選択し、空き時間を検索する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、AIが生成する文章の文字数に応じてアクションを選択し、AIに対する指示（プロンプト）として予定調整に関する具体的な内容や、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信する設定では、通知メールの宛先、件名、そしてAIが生成した日程調整案を含む本文内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用して日程調整を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、YoomのAIがGoogleカレンダーの空き状況を元に日程調整を行い、調整結果をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- GoogleフォームのトリガーとAIでGoogleカレンダーから日程を調整する、Gmailで通知する設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
ステップ1：Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Googleフォームのマイアプリ登録
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
2．Googleカレンダーのマイアプリ登録
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補をクリックします。
Googleの連携画面が表示されるので、「Sign in wiht Google」をクリックします。
Googleのアカウント連携を進めましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogleカレンダーが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
3．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
- AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
- 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
Googleフォームに回答があったことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleフォームのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
回答項目の値を取得するにはJSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。
JSONPathを用いたアウトプット取得方法はこちらの記事をご確認ください。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは注釈の通り入力しましょう。
入力後実際にGoogleフォームをテスト回答した後、「テスト」をクリックしましょう。
以下のようにフォームの回答内容が、取得した値に表示されていることが確認出来たら「保存する」をクリックします。
この「取得した値」は、この後の設定に値として使用することが可能です。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Googleカレンダーの予定を取得する
日程調整のため、Googleカレンダーの予定を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleカレンダーのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
カレンダーIDは以下のように、表示される項目から選択します。
取得する期間の開始日時、終了日時は以下のように「取得した値」から「希望日」を選択しましょう。
今回は「2024-05-30」と希望日をフォームに回答したので、以下のように入力しました。
入力後、「テスト」をクリックし、Googleカレンダーの情報が取得できていることを確認し後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：日程調整を行う
取得したGoogleカレンダーの情報を元に、AIで日程調整を行うための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
今回生成する文字数を設定できるため、必要な文字数を選択しましょう。
「テキストを生成する」の設定方法
Googleフォームの回答内容と、Googleカレンダーの内容を元に、予定を作成させるようプロンプトが入力されています。
Googleフォームの内容や、Googleカレンダーの内容について間違いないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう。
取得した値に日程調整の結果が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ6：メールで日程調整結果を送信する
日程調整結果をメールで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
Fromは注釈の通り、入力が必要ない場合はスキップして問題ないです。
Toには以下のように「取得した値」より、Googleフォームの回答から「メールアドレス」を選択します。
以降のCC、BCC、差出人の名前は任意で設定しましょう。
件名には、Googleフォームに回答した内容に対してのミーティング日程についてであることが分かるように入力しました。
本文には、Googleフォームの回答から「会社名」「氏名」、またAIの「生成結果」を入力しました。
入力後「次へ」をクリックしましょう。
テスト送信を行う画面になるため、「テスト」をクリックし、実際にメールが届いているかを確認します。
※今回「test@co.jp」は架空のテスト用メールアドレスのため、確認は実施していません。
メールが届いていることを確認後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
AIによる日程調整に関するその他の自動化例
今回ご紹介した日程調整後の通知以外でも、AIを使用して日程調整業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
[Gmailで日程調整メールを受信したら、返信内容をAIで作成しSlackに通知する]フローです。
Gmailでメールを受信すると、AIテキスト抽出で日程を自動的に抽出し、Googleカレンダーと連携して日程調整を行います。
その後、AIテキスト生成で返信内容を作成し、作成された文章をSlackに通知する業務ワークフローです。
これにより、メール対応からスケジュール管理までがスムーズに自動化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを活用しており、メール処理の効率化を図りたい方
- Googleカレンダーと連携してスケジュール管理を自動化したいビジネスパーソン
- AI技術を取り入れて業務フローを改善したい担当者
- Slackをチームコミュニケーションに利用している企業
- 手作業による日程調整や返信作成に時間を取られている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールからの日程抽出とスケジュール調整を自動化し、手間を削減
- AIによる返信作成で迅速かつ的確な対応が可能に
- Slack通知でチームとの情報共有がスムーズ
- Googleカレンダーとの連携でスケジュール管理が一元化
Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信する
試してみる
■概要
「Zoho Formsから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整の候補をGmailに送信する」ワークフローは、入力されたフォームデータをAIが解析し最適なスケジュール候補を自動で生成するワークフローです。
これにより、スケジュール調整の手間を軽減し、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にスケジュール調整に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
- 複数のアプリを使用しており、手動での調整作業が煩雑に感じている方
- AI技術を活用して業務の効率化を図りたい方
- Zoho Forms、Googleカレンダー、Gmailを既に活用している企業の担当者
- スケジュール調整の自動化に興味があり、業務プロセスを改善したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール調整の手間を削減し、業務効率を向上
- AIによる最適な候補提案でミスマッチを防止
- メール通知によりスムーズな共有と意思決定が可能
Googleフォームで業務目標が回答されたら、AIでワークフローを生成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した業務目標の回答をもとに、次のアクションや関連タスクを検討し、Slackで通知する作業は、意外と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、回答内容に応じて最適なワークフローを考えるのは骨が折れる作業であり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIが自動でワークフロー案を生成しSlackへ通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで業務目標を収集し、その後の対応に課題を感じている方
- AIを活用して、目標達成のための具体的なワークフロー生成を効率化したい方
- Slackを利用して、チーム内での目標共有や進捗管理を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによるワークフロー生成からSlack通知までを自動化し、手作業による時間や思考のコストを削減できます。
- AIがワークフロー案を生成することで、対応の標準化が進み、個人のスキルに依存しない業務遂行が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、Googleフォームの回答内容を元に、AIにワークフローを生成させるよう「テキストを生成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したワークフローを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数制限や、AIへの指示（プロンプト）、出力したい言語などを、目的に応じて任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームに送信された内容からGoogleカレンダーで予定を取得し、スケジュールをAI最適化してSlackに通知する
試してみる
■概要
フォームからの日程調整依頼を受け、Googleカレンダーで参加者の空き時間を確認し、最適なスケジュールを組んで関係者に連絡する、といった一連の作業は手間がかかりませんか。手作業では時間もかかり、調整ミスや連絡漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにGoogleカレンダーから予定情報を取得し、AIが最適なスケジュールを提案、その結果をSlackへ自動で通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由の問い合わせや予約が多く、日程調整に多くの時間を費やしている担当者の方
- GoogleカレンダーとSlackを利用し、複数メンバーのスケジュール調整を効率化したい方
- AIを活用して、複雑な条件を考慮した上でスケジュールを最適化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受付から予定確認、AIによる最適化、Slack通知までの一連の流れを自動化し、スケジュール調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による予定の転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Yoomの「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、スケジュール調整に必要な情報（例：希望日時、参加者、会議の目的など）を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に、関連するカレンダーから参加者の空き時間情報を取得します。
- 次に、オペレーションで、Yoomの「AI機能」の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、取得したカレンダー情報とフォームの内容をインプット情報とし、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したスケジュール案を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomのAI機能「テキストを生成する」アクションでは、AIへの指示内容（プロンプト）を任意で設定可能です。例えば、「参加者の役職を考慮して優先順位をつける」「移動時間を考慮する」といった具体的な条件を盛り込むことで、より実態に即したスケジュール調整を実現できます。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知するチャンネルはもちろん、メッセージの文面やメンションするユーザーを自由にカスタマイズできます。これにより、関係者へより迅速かつ的確に情報を共有することが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
AIを活用して日程調整業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた候補日の洗い出しや関係者との連絡といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、日程調整にかかっていた時間を大幅に削減し、より重要な業務へリソースを集中させることが可能になり、ビジネス全体の生産性が向上できるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日程調整の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
