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会議や打ち合わせの日程調整、取引先とのアポイント調整など、ビジネスシーンにおいて日程調整は避けて通れない業務の一つですが、関係者との連絡の往復やカレンダーの空き状況確認など、意外と手間と時間がかかる作業に頭を悩ませていませんか？
特に複数人が関わる場合や、候補日がなかなか合わない場合には、調整が難航し、本来集中すべき業務の時間を圧迫してしまうことも少なくありません…
もし、<span class="mark-yellow">AIがあなたの代わりにカレンダー情報や相手の希望を考慮して、最適な日程を自動で調整してくれる仕組み</span>があれば、このような煩わしさから解放され、コミュニケーションコストの削減や業務効率の大幅な向上が期待でき、より創造的な活動や顧客対応といったコア業務に注力できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけることなく、すぐに日程調整の自動化を実現可能ですので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して日程調整業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用して面倒な日程調整作業を自動化することで、日程の提案から確定までのプロセスを効率化し、コミュニケーションの負担を軽減できます。
ここでは、様々なトリガーを起点としたAIによる日程調整の自動化パターンを、具体的なテンプレートを交えて紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">お問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどへの回答送信をきっかけとして、AIがGoogleカレンダーなどのカレンダー情報から空き時間を自動で抽出し、日程調整を行う</span>ことができるので、フォーム回答後のフォローアップやアポイント調整の手間を大幅に削減し、迅速な対応を実現します。
<span class="mark-yellow">Zoho Mailなどのメールサービスで特定の内容を含むメールを受信した際に、AIがGoogle スプレッドシートなどに記載された予定情報に基づいて日程調整を自動で行う</span>ことも可能であり、メールでの日程調整依頼への対応を効率化し、見落としや対応漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのビジネスチャットツールで特定の内容が投稿された場合に、AIがGoogleカレンダーの情報から適切な日時を判断し、日程調整を自動で実行する</span>ことで、チャットを通じたスムーズなコミュニケーションを維持しつつ、迅速な日程調整を実現し、会議設定などの手間を軽減します。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、YoomのAIがGoogleカレンダーの空き状況を元に日程調整を行い、調整結果をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補をクリックします。
Googleの連携画面が表示されるので、「Sign in wiht Google」をクリックします。
Googleのアカウント連携を進めましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogleカレンダーが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Googleフォームに回答があったことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleフォームのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
回答項目の値を取得するにはJSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。
JSONPathを用いたアウトプット取得方法はこちらの記事をご確認ください。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは注釈の通り入力しましょう。
入力後実際にGoogleフォームをテスト回答した後、「テスト」をクリックしましょう。
以下のようにフォームの回答内容が、取得した値に表示されていることが確認出来たら「保存する」をクリックします。
この「取得した値」は、この後の設定に値として使用することが可能です。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
日程調整のため、Googleカレンダーの予定を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleカレンダーのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
カレンダーIDは以下のように、表示される項目から選択します。
取得する期間の開始日時、終了日時は以下のように「取得した値」から「希望日」を選択しましょう。
今回は「2024-05-30」と希望日をフォームに回答したので、以下のように入力しました。
入力後、「テスト」をクリックし、Googleカレンダーの情報が取得できていることを確認し後「保存する」をクリックしましょう。
取得したGoogleカレンダーの情報を元に、AIで日程調整を行うための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
今回生成する文字数を設定できるため、必要な文字数を選択しましょう。
Googleフォームの回答内容と、Googleカレンダーの内容を元に、予定を作成させるようプロンプトが入力されています。
Googleフォームの内容や、Googleカレンダーの内容について間違いないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう。
取得した値に日程調整の結果が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックします。
日程調整結果をメールで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
Fromは注釈の通り、入力が必要ない場合はスキップして問題ないです。
Toには以下のように「取得した値」より、Googleフォームの回答から「メールアドレス」を選択します。
以降のCC、BCC、差出人の名前は任意で設定しましょう。
件名には、Googleフォームに回答した内容に対してのミーティング日程についてであることが分かるように入力しました。
本文には、Googleフォームの回答から「会社名」「氏名」、またAIの「生成結果」を入力しました。
入力後「次へ」をクリックしましょう。
テスト送信を行う画面になるため、「テスト」をクリックし、実際にメールが届いているかを確認します。
※今回「test@co.jp」は架空のテスト用メールアドレスのため、確認は実施していません。
メールが届いていることを確認後、「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介した日程調整後の通知以外でも、AIを使用して日程調整業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
AIを活用して日程調整業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた候補日の洗い出しや関係者との連絡といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
これにより、日程調整にかかっていた時間を大幅に削減し、より重要な業務へリソースを集中させることが可能になり、ビジネス全体の生産性が向上できるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日程調整の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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