Googleフォームで回答が送信されたら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームで収集した回答をもとに、日程調整や参加者への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、調整ミスや連絡漏れのリスクも伴います。特に複数の候補日を提示し、返信を待って再度調整する作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を踏まえて日程調整案を作成し、Gmailで自動通知するため、こうした日程調整業務の煩雑さを解消し、スムーズな連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォーム、Googleカレンダー、Gmailを使い、イベントや会議の日程調整を頻繁に行う方
• AIを活用して日程調整業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソンの方
• 手作業による日程調整や通知メール作成でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、AIがGoogleカレンダーの空き状況を考慮して日程調整を行い、Gmailで自動通知するため、手作業による調整や連絡の時間を短縮できます。
• 手作業での空き時間の確認ミスや、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な日程調整と情報伝達に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、日程調整の対象となるカレンダーと期間を指定します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したGoogleフォームの回答内容とGoogleカレンダーの空き情報を基に、日程調整の候補や通知メールの文面を生成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含め、Googleフォームの回答者に日程調整に関するメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、参照するカレンダーID、予定を取得する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。これにより、特定のカレンダーの、指定した範囲内の空き状況のみを考慮できます。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトをカスタマイズすることで、生成される日程調整の提案方法やメールの文面（例えば、候補日の提示方法、返信期限の記載など）を、ユーザーの運用に合わせて調整してください。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（通常はGoogleフォームの回答者のメールアドレス）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に加えて、署名や固定の案内文などを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133