Slackで特定の投稿があったら、AIでGoogleカレンダーから日程調整し、Outlookで通知する

■概要

Slackでの重要な連絡を見逃してしまったり、そこから派生する日程調整に多くの時間を費やしてしまったりしていませんか？
また、関係者への通知が漏れてしまうと、業務に支障が出ることもあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を確認して日程調整案を作成し、Outlookで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで業務連絡を受け、頻繁に日程調整が発生するビジネスパーソンの方
• GoogleカレンダーとOutlookを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
• AIを活用した業務自動化に関心があり、手作業を減らしたいと思っているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackの投稿確認からAIによる日程調整、Outlookでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 日程調整の連絡や関係者への通知プロセスが自動化されるため、手作業による連絡漏れや調整ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Slack、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、データ抽出機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿内容から必要な情報を取り出します。
4. 次に、オペレーションで、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで、テキスト生成機能を設定し、「テキストを生成する」アクションでAIがGoogleカレンダーの空き時間情報をもとに日程調整の文面を作成します。
6. 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された日程調整メールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメッセージが投稿されるチャンネルIDや、メッセージに含まれる特定のテキスト（トリガー条件）を任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定では、Slackの投稿から抽出する文字数に応じて変換タイプを選択し、抽出対象となるテキストや、抽出したい項目（例：希望日など）を任意で設定してください。
• Googleカレンダーで予定の一覧を取得する設定では、参照するカレンダーIDを候補から選択し、空き時間を検索する期間の開始日時と終了日時を任意で設定してください。
• テキスト生成機能の設定では、AIが生成する文章の文字数に応じてアクションを選択し、AIに対する指示（プロンプト）として予定調整に関する具体的な内容や、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信する設定では、通知メールの宛先、件名、そしてAIが生成した日程調整案を含む本文内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Slack、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。