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毎月の集金業務、未払いのお客様への連絡や入金確認に手間を取られてしまい、本来の業務になかなか手が回らない…などの悩みはありませんか？
手作業でのリスト作成や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも常に伴い、精神的な負担を感じている方も少なくないかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">未払い情報を基に期日に合わせて督促メールを自動で送信したり、入金確認後に自動でお礼メールを送ったりできる仕組み</span>を導入できれば、これらの集金に関する煩雑な手作業から解放され、担当者はより創造的で付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、専門知識も不要なので、ぜひこの機会に自動化を取り入れ、集金業務をもっとスムーズに、そして確実なものにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールソフトを利用した集金連絡を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
集金業務における顧客への連絡は、正確に行う必要がありますが、手作業では手間やミスがつきものです。
ここでは、様々なトリガーをきっかけに、Outlookなどのメールソフトを利用して集金に関する連絡を自動化する具体的なテンプレートをご紹介します！
これらの自動化を活用すれば、未払い金の回収率向上や顧客との良好な関係維持にも繋がるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">事前に設定したスケジュールをトリガーとして、Outlookのようなメールソフトから未払い顧客リストに基づいて自動で集金依頼メールの送信</span>が可能です。
定期的な督促業務の実行漏れを防ぎ、手作業による送信忘れや遅延といった問題を解消し、効率的かつ確実に集金プロセスを進めることが可能です！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースや顧客管理システムで管理している支払い情報や顧客リストの更新を検知し、自動で集金依頼やお礼のメールを送信する</span>ことができますよ。
手動での確認作業や都度のメール作成といった手間を大幅に削減し、リアルタイムな情報に基づいた迅速な対応を実現できます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのオンラインフォームを通じて支払いに関する情報が送信された際に、その内容に応じて確認メールや次回の支払い案内メールなどを自動で送信</span>が可能です。
顧客からのアクションに対して即座に適切なコミュニケーションを行い、手作業による対応漏れや遅れを防ぐことができます！
ここでは代表的な例として、毎月指定した日時に、Microsoft Excelにまとめた未払い顧客リストから情報を取得し、Outlookを使って自動で集金の依頼メールを送信するフローの作成手順を解説します。
この自動化により、定期的な集金業務の負担を大幅に軽減し、督促漏れを防ぐことができます。
Yoomを使用すれば、このような業務フローもプログラミングの知識なしに、簡単に構築できますよ。
もし、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームから無料でアカウントを作成して、一緒に設定を進めていきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Outlook」と「Microsoft Excel」のマイアプリ登録を行います。
では、「Outlook」のマイアプリ登録を行っていきます。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の検索窓から「Outlook」を検索してください。
アイコンをクリックして次に進みます。
以下の画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みます。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意くださいね！
続いて、パスワードを入力してください。
以上で、「Outlook」のマイアプリは登録完了です！
次に「Microsoft Excel」のマイアプリ登録です。
「Outlook」のマイアプリは登録同様、アプリ一覧の検索窓から「Microsoft Excel」を検索しましょう。
次にMicrosoftアカウントにログインです。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いて、以下の画面が出てきたら、アドレスを入力しましょう。
パスワードを入力後、右下の「サインイン」をクリックして次に進みましょう。
以上で、「Microsoft Excel」のマイアプリ登録が完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきます！
今回は「指定日時にMicrosoft Excelから未払い情報を取得して、Outlookで集金の依頼メールを自動送信する」のフローです。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進みましょう。
次は「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
実行時間の設定を行います。
日付の指定をしましょう。
今回は「1日の9時」に指定しました。
会社の集金タイミングに合わせて、日時を指定するのがおすすめです！
「保存する」をクリックしてください。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
今回はこちらのシートから未払い状況を取得していきます。
データベースの連携を行います。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報と実行アクションを確認してください。
下にスクロールしましょう。
ファイル保存場所を指定します。
プルダウンから「OneDrive」と「SharePoint」から選択可能です。
今回は「OneDrive」を選びました！
ドライブIDは候補から選びましょう。
アイテムIDを候補から選択します。
対象のMicrosoft Excelシートを選びましょう。
シート名は候補から選択してください。
テーブル範囲を選択します。
設定したら、次に進んで下さい。
続いて、データベース操作の詳細設定を行いましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
今回は「未払い」情報を取得したいので、ステータスの「未払い」に設定しました。
テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使用して、「指定日時にMicrosoft Excelから未払い情報を取得して、Outlookで集金の依頼メールを自動送信する」フローを完成させていきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
繰り返し対象の取得した値を指定します。
繰り返し対象の取得した値が繰り返しで更新される設定です。
一番下の「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メール設定を行っていきましょう。
メールの「To」のアドレスを設定します。
先程取得した未払い情報先のアドレスにメールを送るように指定します。
取得した値の「アドレスのループ変数」を選択してください。
件名は、以下の設定例を参考に入力してください。
設定例を参考に本文を入力してください。
名前は、取得した値から「名前のループ変数」を入力しましょう。
金額は、取得した値から「金額のループ変数」を選びましょう。
設定が終わったら、次に進みます。
支払い期日には、日付から今月末の日付を入力しました。
メール送信のテストを行います。
設定したメール内容を確認して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
メールが届いているかの確認も行いましょう。
設定した通りにメールが届いていればOKです！
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
今回ご紹介した集金依頼メールの送信だけでなく、Google スプレッドシートや請求書作成機能を使用して請求書の送付を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
集金業務における定期的な督促メールの送信や未払い情報の確認といった作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業にかけていた膨大な時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。</span>
これにより、担当者は心理的な負担からも解放され、回収業務の精度向上はもちろん、顧客とのより良い関係構築や、他の戦略的な業務に注力できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような、Outlookなど日々の業務で利用するツールと連携した集金プロセスの自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的にフローを構築することが可能です。
もし、集金業務の効率化やDX推進に少しでもご興味をお持ちいただけたなら、ぜひこの機会にYoomの無料アカウントに登録し、その簡単さと効果を実際に体験してみてください！
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