指定日時にMicrosoft Excelから未払い情報を取得して、Outlookで集金の依頼メールを自動送信する
指定日時にMicrosoft Excelから未払い情報を取得して、Outlookで集金の依頼メールを自動送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
毎月の未払い金回収業務では、Microsoft Excelから該当情報を探し出し、一件一件Outlookでメールを作成・送信する作業に追われていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから未払い情報を自動で取得し、Outlook経由で集金の依頼メールを自動送信するため、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを用いた未払い金の回収業務に手間を感じている経理担当者の方
- 手作業での集金メール送信による連絡漏れや送信ミスを減らしたいと考えている営業事務の方
- 定型的な回収業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからの情報取得とOutlookでのメール送信が自動化され、これまで手作業で行っていた集金業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による未払い情報の確認漏れや、メール作成時の宛先間違い、内容の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、「実行時間の指定」アクションでフローを起動させたい日時（例：毎月25日の午前10時）を設定します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、未払い情報が記載されたファイル、シート、および対象のデータ範囲を指定します。
- 続いて、オペレーションで、コマンドオペレーションの「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得した各未払い情報（各行のデータ）に対してメール送信処理を行うようにします。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得した顧客情報や未払い金額などを本文に含めた集金依頼メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを実行する日付（毎月特定日、毎週特定曜日など）や時刻を、ユーザーの業務サイクルに合わせて任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名、本文、宛先（To, Cc, Bcc）は自由にカスタマイズ可能です。Microsoft Excelから取得した顧客名、未払い金額、支払期日といった情報をメールの文中に動的に差し込むことで、個別の状況に応じたメールを作成できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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