■概要
Google スプレッドシートに支払い情報を入力した後、都度Gmailを開いて集金の依頼メールを作成・送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかります。
それに、業務が立て込むと入力ミスや送信漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの支払い情報追加をきっかけに、Gmailでの集金依頼メール送信を自動化でき、こうした手作業による課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで支払い情報を管理し、Gmailで集金メールを手動作成している方
- 集金メールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の集金業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でGmailから集金依頼メールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、メール本文への情報転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な集金業務の遂行に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの管理画面からGoogle スプレッドシートおよびGmailとの連携設定を行います。
- トリガーとして、Google スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定します。特定のシートで新しい行が追加されたことを検知して、フローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailの「メールを送る」アクションを選択します。Google スプレッドシートで追加された行の情報（例：顧客名、請求金額、支払期日など）をメール本文や件名に含め、指定した宛先に自動でメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailで送信するメールの宛先は、Google スプレッドシートの特定の列から取得したメールアドレスを指定したり、固定のメールアドレスを設定したりと、柔軟な設定が可能です。
- メールの件名や本文には、Google スプレッドシートの行から取得した顧客名や請求金額、支払い期日といった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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