Google スプレッドシートに追加された特定のデータをMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメールで送信する
Google スプレッドシートに追加された特定のデータをMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメールで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している請求データを、都度Microsoft Excelに転記して請求書を作成し、手動でメール送信する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでMicrosoft Excelへのデータ転送、請求書の自動作成からメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを用いて請求管理を行っている経理担当者の方
- 毎月の請求書作成やメール送信といった定型業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記や請求書作成のミスをなくし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると、請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- データ転記や請求書の宛先設定を手作業で行う必要がなくなり、入力間違いや送信ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、特定のシートを監視します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に合致した行のみ後続の処理に進むように設定します。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得したデータを転記します。
- 書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Excelのデータを基に請求書を作成します。
- 最後に、Yoomのメール送信機能で、作成した請求書を添付して指定の宛先に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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