Google スプレッドシートに追加された特定のデータをMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメールで送信する

■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、その情報をMicrosoft Excelへ転記し、さらに請求書を作成してメールで送信する、といった一連の作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数のツールを跨いでの手作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴い、担当者の負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をきっかけに、Microsoft Excelへの転送、Googleドキュメントを利用した請求書の自動作成、そしてYoomによるメール送信までを自動化でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で頻繁にデータ転記を行っている方
• 請求書作成とメール送信業務の効率化を目指している経理・営業担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスや請求業務の遅延を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのデータ追加から請求書送付までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ転記や請求書作成時の入力間違い、計算ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Microsoft Excel、GoogleドキュメントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「分岐する」アクションで特定の条件（例：取引金額の大小など）に応じて後続の処理を分けます。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。
5. さらに、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、PDFファイルとして請求書を自動作成します。
6. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書PDFを添付して、指定された宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのメール送信オペレーションでは、メールの件名や本文を自由に設定することができ、Google スプレッドシートから取得した顧客名や金額といった情報を変数として本文中に挿入することも可能です。
• 分岐機能における分岐条件は、Google スプレッドシートから取得できるデータ（例えば、特定の金額以上か以下か、特定の顧客名に合致するかどうかなど）を基に、ユーザーの業務要件に合わせて柔軟に変更できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。