■概要
Google スプレッドシートで管理している請求情報を、都度Microsoft Excelに転記し、請求書を作成してメールで送付する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Microsoft Excelへのデータ転送から請求書の自動作成、メール送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで請求情報を管理し、手作業に課題を感じている方
- 毎月の請求書作成からメールでの送付作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業によるデータ転記ミスや請求書の送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行を追加するだけで、関連業務が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- データ転記や書類作成、メール送信を自動化することで、入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Microsoft Excel、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、請求情報を記載したシートを監視します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、スプレッドシートに追加された情報を指定のExcelファイルに転記するよう設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形をもとに請求書を自動で作成します。
- 最後に、メールトリガー機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を添付して指定の宛先に自動でメールを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガーでは、監視対象のスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、転記先のドライブIDやアイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定し、追加するレコードの値をトリガーで取得した情報をもとに設定します。
- Googleドキュメントのアクションでは、使用する請求書のテンプレート（ファイルID）、作成した書類の格納先フォルダ、出力ファイル名を指定し、雛形に埋め込む情報を設定します。
- メールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由に設定可能です。本文にはトリガーで取得した顧客名などを差し込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
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