Google スプレッドシートに追加されたデータをMicrosoft Excelに転送し、AIで請求書を自動作成してメールで送信する

■概要

Google スプレッドシートで管理している請求情報を、都度Microsoft Excelへ転記して請求書を作成し、メールで送信する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでこれら一連の業務が自動化され、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで請求情報を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
• AIを活用して請求書の作成業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている経理や営業担当者の方
• 請求書作成からメール送信までの一連のフローを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのデータ追加を起点に、請求書作成からメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記やメール作成時の宛先間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Microsoft Excel、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を任意のシートに転記します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、転記されたデータをもとに請求書の内容を生成します。
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、生成したテキストを反映させた請求書を自動で作成します。
6. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書を添付して自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定、およびMicrosoft Excelのオペレーション設定では、連携対象としたいシートやブックをそれぞれ任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、請求書の内容を生成するにあたり、Google スプレッドシートからどの項目を抽出して利用するかを任意でカスタムできます。
• メールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した会社名などの変数を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。