Google スプレッドシートに追加されたデータをMicrosoft Excelに転送し、AIで請求書を自動作成してメールで送信する
Google スプレッドシートに追加されたデータをMicrosoft Excelに転送し、AIで請求書を自動作成してメールで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している請求情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、請求書を作成してメールで送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Microsoft Excelへのデータ転送、AIによる請求書の自動作成、さらにはメールでの自動送信まで、請求書発行に関する業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで請求情報を管理している経理や営業事務の方
- AIを活用して請求書の作成業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 請求書の作成からメール送付までの一連の流れを手作業で行い、ミスや遅延に悩んでいる方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへのデータ追加を起点に、請求書の自動作成からメール送信までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- データ転記や請求書作成における金額の入力間違いや、メールの送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を転記します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、転記された情報をもとに請求書の送付メール本文を作成します。
- さらに、書類発行機能の「書類を発行する」アクションで、請求書PDFを自動で作成します。
- 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成した請求書PDFを添付して取引先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDとシートのタブ名を設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、データを転記したいファイルやワークシートを任意で設定してください。
- AI機能でメール本文を生成するプロンプトや、書類発行機能で使用する請求書テンプレートは、自社の運用に合わせて設定してください。
- メール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名などを実際の業務内容に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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