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毎月のシフト作成、スタッフの希望やスキル、労働時間の上限などを考慮しながら公平に組むのは本当に大変な作業ですよね。
急な欠勤や希望変更のたびに、パズルのようにシフトを組み直す作業に追われ、他の重要な業務になかなか手が回らないと悩んでいませんか？
特に、繁忙期や人手不足の際には、シフト担当者の負担は計り知れません。
もし、<span class="mark-yellow">スタッフの希望や勤務条件、過去の勤務データなどを基にAIが最適なシフト案を自動で作成し、Google スプレッドシートなどの使い慣れたツールで簡単に調整・共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、店舗運営や人材育成といったより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを活用してAIでシフト管理を行う業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してシフト作成や管理を自動化することで、これまで手間のかかっていた作業を大幅に効率化できます。
ここでは、様々なツールと連携してシフト管理を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに登録されたスタッフ情報や勤務希望をもとに、AIが自動でシフトを作成してその結果を同じデータベースサービスに記録する</span>ことができます。
シフト作成から管理までを一気通貫で自動化し、業務の属人化を防ぎつつ効率を大幅に向上させましょう！
<span class="mark-yellow">AIが作成したシフト情報をSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>こともできます。
スタッフへの迅速な情報共有が可能になり、確認漏れや伝達ミスを防ぎ、円滑なコミュニケーションを築けるはずです。
<span class="mark-yellow">AIが作成したシフト情報をOutlookなどのメールツールを使って関係者に自動で一斉送信する</span>ことも可能です。
シフトの変更や確定連絡を効率的に行え、個別連絡の手間が省けます。
それではここから代表的な例として「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに結果を追加する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名（Google スプレッドシート）を入力しましょう。
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定を再開しましょう！）
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミング（シフトを作成したいタイミング）を入力します。
テンプレートでは「毎月26日の9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日にちや時間は必要に応じて変更してください。
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択
次に、データベースの連携をしていきます。
今回はテスト用に画像のような「シフト希望表」を作成しました。
それでは連携作業を行っていきます！
「スプレッドシートID」と「タブ名」は候補から設定可能です。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させましょう。
（検索窓を活用すると、探す手間も省けます！）
「テーブル範囲」はGoogle スプレッドシートに合わせて入力します。
「取得したいレコードの条件」を入力します。
今回は記載している全てのデータを取得したいので画像のような設定方法にしていますが、必要に応じて変更してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
「取得した値」として、データがアウトプットされていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
「テキストを生成する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更可能してください。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
「プロンプト」をステップ4で取得した値を活用して、入力していきます。
テンプレートとして入力例がすでに入力されているので参考にしてください！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリック
③「項目」などの取得したデータを選択
「言語」を入力したら「テスト」を押します。
「生成結果」が表示されていればテスト成功です！
生成結果を確認し、問題なければ「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更できます。
「変換タイプ」はモデルと文字数に合わせて選択しますが、消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
ここではステップ5で生成した文章のうち、必要なデータだけを抽出します。
まずは抽出する元データとなる「対象テキスト（生成結果）」を入力します。
次に「抽出したい項目」を入力します。
必要に応じて「指示内容」を入力し「テスト」を押しましょう。
「取得した値」として抽出したい項目に合わせて、データが表示されていればOKです！
「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次にデータベースの連携をしていきます！
今回は「シフト希望」の別タブに「シフト表」を作成するイメージで作成しました！
「スプレッドシートID」と「タブ名」はステップ4同様に候補から選択します。
保存先となるGoogle スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」を入力したら「次へ」を押しましょう。
Google スプレッドシートの項目が表示されるので「追加するレコードの値」を入力します。
入力が完了したら「テスト」を押して実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されているか確認しましょう。
追加されていれば「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、 指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加するための連携手順になります。
今回ご紹介したシフト管理の自動化以外でも、GmailやMicrosoft Excelを使用してシフト管理業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
AIを活用したシフト管理の自動化は、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間と労力を要していたシフト作成・調整業務から担当者を解放し、ヒューマンエラーの削減や公平性の確保にも繋がります。</span>
これにより、戦略的な人事業務、店舗運営の改善といったコア業務にリソースを集中することが可能です！
今回ご紹介した「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にAIを活用したシフト管理フローなどを構築できます。
もしシフト管理の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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