指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
毎月のシフト作成、スタッフの希望やスキル、労働時間の上限などを考慮しながら公平に組むのは本当に大変な作業ですよね。
急な欠勤や希望変更のたびに、パズルのようにシフトを組み直す作業に追われ、他の重要な業務になかなか手が回らないと悩んでいませんか？
特に、繁忙期や人手不足の際には、シフト担当者の負担は計り知れません。
もし、スタッフの希望や勤務条件、過去の勤務データなどを基にAIが最適なシフト案を自動で作成し、Google スプレッドシートなどの使い慣れたツールで簡単に調整・共有できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、店舗運営や人材育成といったより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを活用してAIでシフト管理を行う業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
AIによるシフト管理を自動化するテンプレート
AIを活用してシフト作成や管理を自動化することで、これまで手間のかかっていた作業を大幅に効率化できます。
ここでは、様々なツールと連携してシフト管理を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースサービス上のデータを活用してAIでシフト管理を自動化する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに登録されたスタッフ情報や勤務希望をもとに、AIが自動でシフトを作成してその結果を同じデータベースサービスに記録することができます。
シフト作成から管理までを一気通貫で自動化し、業務の属人化を防ぎつつ効率を大幅に向上させましょう！
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
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■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
AIで作成したシフト情報をチャットツールに通知する
AIが作成したシフト情報をSlackなどのチャットツールに自動で通知することもできます。
スタッフへの迅速な情報共有が可能になり、確認漏れや伝達ミスを防ぎ、円滑なコミュニケーションを築けるはずです。
指定日時にNotionのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってSlackで通知する
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■概要
シフト作成やメンバーへの通知は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか？
特に、Notionで管理している情報を基にAIを活用してシフトを作成し、Slackで共有するとなると、各ツールの操作や連携に時間を要し、担当者の負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時でNotionからデータを自動取得し、AIがシフト案を作成、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、シフト管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで従業員情報や希望シフトを管理し、AIで効率的なシフト作成を検討している担当者の方
- 作成したシフト情報をSlackで迅速に共有し、確認漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるシフト作成と通知業務に課題を感じ、自動化による効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでNotionのデータ取得からAIによるシフト作成、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- AIによる客観的なデータに基づいたシフト作成と、システムによる自動通知により、手作業によるヒューマンエラーや通知漏れのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように日時を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションを設定し、シフト作成に必要なデータを取得します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、取得したデータと事前に定義したプロンプトを基にAIがシフト案を生成します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからシフト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、シフト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動したい任意の日時（例：毎週月曜日の午前9時など）を設定してください。
- Notionで「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションでは、データベースIDに加え、取得するレコードの条件（フィルターやソート条件など）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、生成するシフト案の文字数に応じたアクションの選択、AIへの指示（プロンプト）、出力言語などを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、AIが生成したテキストの文字数に応じた変換タイプの選択、抽出対象のテキスト、抽出したい項目名、抽出指示などを任意で設定してください。
- Slackで「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルIDや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
AIで作成したシフト情報をメールツールで通知する
AIが作成したシフト情報をOutlookなどのメールツールを使って関係者に自動で一斉送信することも可能です。
シフトの変更や確定連絡を効率的に行え、個別連絡の手間が省けます。
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務において、Microsoft Excelからデータを手作業で集計し、それをもとにシフト案を作成、さらにOutlookで関係者に通知する、という一連の流れは手間がかかるのではないでしょうか？ 特にこれらの作業を手動で行っていると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータを自動で取得し、AIによるシフト作成、そしてOutlookでの通知までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを利用したシフト管理業務を効率化したいと考えている担当者の方
- AIを活用してシフト作成の精度向上と時間短縮を実現したいマネージャーの方
- 定型的なシフト作成と通知業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得、AIによるシフト作成、Outlookでの通知という一連のプロセスを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AIへの指示の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確なシフト運用に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携する
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、シフト作成に必要な従業員の勤務希望やスキルなどの情報を取得する
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を基にAIにシフトの原案を作成させる
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案から、通知に必要なシフト情報を抽出する
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したシフト情報をメールで通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを毎月特定の日時や毎週特定の曜日に実行するなど、任意の日時を指定してください。
- Microsoft Excelの設定では、シフト管理に使用している任意のファイルとシートを指定し、特定の期間や条件（例：正社員のみ、特定のスキルを持つ従業員など）に基づいてレコードを取得するように設定できます。
- AI機能のテキスト生成では、シフトを作成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、例えば「全ての従業員に公平な休日数を割り当てる」「特定の曜日は経験豊富な従業員を配置する」といった具体的な条件や、前段階で取得した従業員の希望などの情報を変数として設定することが可能です。
- AI機能の抽出では、AIが生成したテキスト形式のシフト案の中から、Outlookでの通知に必要な従業員名、出勤日、勤務時間といった項目を任意で設定可能です。
- Outlookの設定では、メールの件名や本文に、AIが生成・抽出したシフト情報や従業員名などの前段階で取得した情報を変数として利用でき、共通の連絡事項などの固定文も設定できます。また、通知先のメールアドレスも任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートとAIを連携させてシフト管理を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに結果を追加する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定、及びAI機能とGoogle スプレッドシートのアクションの設定
- トリガーをONにし、フローが正しく起動するかを確認
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名（Google スプレッドシート）を入力しましょう。
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定を再開しましょう！）
- スケジュールトリガーを開く
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
- 実行時間の指定をする
フローボットを起動したいタイミング（シフトを作成したいタイミング）を入力します。
テンプレートでは「毎月26日の9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日にちや時間は必要に応じて変更してください。
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法
ステップ4：Google スプレッドシートのレコード取得
- Google スプレッドシートアプリを開く
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。
- データベースの連携をする
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択
次に、データベースの連携をしていきます。
今回はテスト用に画像のような「シフト希望表」を作成しました。
それでは連携作業を行っていきます！
「スプレッドシートID」と「タブ名」は候補から設定可能です。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させましょう。
（検索窓を活用すると、探す手間も省けます！）
「テーブル範囲」はGoogle スプレッドシートに合わせて入力します。
- データベースの連携をする
「取得したいレコードの条件」を入力します。
今回は記載している全てのデータを取得したいので画像のような設定方法にしていますが、必要に応じて変更してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
「取得した値」として、データがアウトプットされていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：テキスト生成（シフト作成）
- テキスト生成を開く
「テキストを生成する」をクリックします。
- アクションを選択する
「タイトル」は必要に応じて変更可能してください。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
- 詳細設定をする
「プロンプト」をステップ4で取得した値を活用して、入力していきます。
テンプレートとして入力例がすでに入力されているので参考にしてください！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリック
③「項目」などの取得したデータを選択
「言語」を入力したら「テスト」を押します。
「生成結果」が表示されていればテスト成功です！
生成結果を確認し、問題なければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：テキストからデータ抽出
- データ抽出を開く
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
- アクションを選択する
「タイトル」は必要に応じて変更できます。
「変換タイプ」はモデルと文字数に合わせて選択しますが、消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
- 詳細設定をする
ここではステップ5で生成した文章のうち、必要なデータだけを抽出します。
まずは抽出する元データとなる「対象テキスト（生成結果）」を入力します。
次に「抽出したい項目」を入力します。
必要に応じて「指示内容」を入力し「テスト」を押しましょう。
「取得した値」として抽出したい項目に合わせて、データが表示されていればOKです！
「保存する」をクリックします。
ステップ7：Google スプレッドシートにレコード追加
- Google スプレッドシートアプリを開く
「レコードを追加する」をクリックします。
- データベースの連携をする
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次にデータベースの連携をしていきます！
今回は「シフト希望」の別タブに「シフト表」を作成するイメージで作成しました！
「スプレッドシートID」と「タブ名」はステップ4同様に候補から選択します。
保存先となるGoogle スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」を入力したら「次へ」を押しましょう。
- データベース操作の詳細設定をする
Google スプレッドシートの項目が表示されるので「追加するレコードの値」を入力します。
入力が完了したら「テスト」を押して実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されているか確認しましょう。
追加されていれば「保存する」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、 指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加するための連携手順になります。
AIによるシフト管理に関するその他の自動化例
今回ご紹介したシフト管理の自動化以外でも、GmailやMicrosoft Excelを使用してシフト管理業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得し、AIで要約した上でGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
日々の業務で、Microsoft Excelに蓄積された情報を定期的に確認し、その内容をAIで要約してGoogle スプレッドシートにまとめる作業に手間を感じていませんか？手作業でのデータ移行や要約は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動で取得し、AIによる要約を経てGoogle スプレッドシートへコピーする一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にMicrosoft Excelのデータを確認し、内容を要約して報告資料を作成している方
- AIを活用して情報収集や分析の時間を短縮し、業務効率を向上させたいと考えている方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシート間の手作業によるデータ連携に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にMicrosoft Excelからデータを取得し、AI要約、Google スプレッドシートへの転記までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、AIでの要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomと連携するアプリとしてMicrosoft Excel、Google スプレッドシートをそれぞれ認証します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを起動する日時や繰り返し間隔を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、データを取得したいファイルやシート、対象の行などを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したMicrosoft Excelの各レコードに対して、後続の処理を繰り返すように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したデータの中から要約したいテキスト情報と、どのような観点で要約するかを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって要約された情報を書き込むスプレッドシートやシート、具体的なセルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動したい任意の日時（例：毎日午前9時、毎週月曜日午前10時など）や繰り返し間隔を指定できます。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションでは、データを取得する対象のファイル、シート、テーブル名、さらには特定の条件（例：特定の日付以降のデータのみ、特定のステータスのデータのみなど）を任意で指定することが可能です。
- 繰り返し処理機能では、Microsoft Excelから取得した一覧データ（レコード）をもとに、どのデータ項目を基準にして後続のAI要約やGoogle スプレッドシートへの書き込み処理を繰り返すかなどを指定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、Microsoft Excelから取得した情報の中から、どの項目（例：会議の議事録本文、問い合わせ内容など）をAIに要約させるか、また、文字数や要約の粒度（例：3つのポイントに絞る、結論を抽出するなど）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先の任意のスプレッドシートとシートを指定できるだけでなく、各列に対して、前段階でAIが要約したどの情報を割り当てるか、または固定のテキストや日付などを設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方
- AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方
- 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。
- 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。
- Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。
■注意事項
- Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AIを活用したシフト管理の自動化は、これまで多くの時間と労力を要していたシフト作成・調整業務から担当者を解放し、ヒューマンエラーの削減や公平性の確保にも繋がります。
これにより、戦略的な人事業務、店舗運営の改善といったコア業務にリソースを集中することが可能です！
今回ご紹介した「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にAIを活用したシフト管理フローなどを構築できます。
もしシフト管理の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
