指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
毎月のシフト作成は、スタッフの希望やスキルを考慮する必要があり、多くの時間を要する業務ではないでしょうか。手作業での調整は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、完成したシフトをOutlookで通知するまでの一連の流れを自動化でき、シフト管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでスタッフ情報を管理し、手作業でシフトを作成している店舗マネージャーの方
- AIを活用して、複雑な条件を考慮したシフト作成業務を自動化したいと考えている管理部門の方
- 作成したシフトの通知をOutlookで行っており、連絡ミスや共有漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得、AIによるシフト作成、Outlookでの通知までを自動化し、これまでシフト管理に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるシフトの組み間違いや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、シフト作成に必要なスタッフ情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を基にシフト案を作成させます。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを通知しやすい形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完成したシフトを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションでは、シフト管理に利用しているMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所やファイル名を任意で設定してください。
- AI機能でシフトを作成させる際の指示（プロンプト）は、各スタッフのスキルや勤務時間の条件など、実際の運用ルールに合わせて任意で設定することが可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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