指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する

■概要

毎月のシフト作成業務において、Microsoft Excelからデータを手作業で集計し、それをもとにシフト案を作成、さらにOutlookで関係者に通知する、という一連の流れは手間がかかるのではないでしょうか？ 特にこれらの作業を手動で行っていると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータを自動で取得し、AIによるシフト作成、そしてOutlookでの通知までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを利用したシフト管理業務を効率化したいと考えている担当者の方
• AIを活用してシフト作成の精度向上と時間短縮を実現したいマネージャーの方
• 定型的なシフト作成と通知業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelからのデータ取得、AIによるシフト作成、Outlookでの通知という一連のプロセスを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、AIへの指示の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確なシフト運用に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定する
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、シフト作成に必要な従業員の勤務希望やスキルなどの情報を取得する
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を基にAIにシフトの原案を作成させる
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案から、通知に必要なシフト情報を抽出する
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したシフト情報をメールで通知する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを毎月特定の日時や毎週特定の曜日に実行するなど、任意の日時を指定してください。
• Microsoft Excelの設定では、シフト管理に使用している任意のファイルとシートを指定し、特定の期間や条件（例：正社員のみ、特定のスキルを持つ従業員など）に基づいてレコードを取得するように設定できます。
• AI機能のテキスト生成では、シフトを作成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、例えば「全ての従業員に公平な休日数を割り当てる」「特定の曜日は経験豊富な従業員を配置する」といった具体的な条件や、前段階で取得した従業員の希望などの情報を変数として設定することが可能です。
• AI機能の抽出では、AIが生成したテキスト形式のシフト案の中から、Outlookでの通知に必要な従業員名、出勤日、勤務時間といった項目を任意で設定可能です。
• Outlookの設定では、メールの件名や本文に、AIが生成・抽出したシフト情報や従業員名などの前段階で取得した情報を変数として利用でき、共通の連絡事項などの固定文も設定できます。また、通知先のメールアドレスも任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。