■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方
- AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方
- 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。
- 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。
- Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。
■注意事項
- Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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