「HubSpotで管理しているチケットが増えてきて、タスクの作成が追いつかない…」
「手作業でタスクを作成しているため、どうしても抜け漏れが発生してしまう…」
このように、HubSpot上でのタスク管理に関して、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、HubSpotで新しいチケットが作成されたら、タスクを自動で生成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ正確な顧客対応を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
HubSpotのタスク作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotでチケットが作成された際に、担当者へタスクを自動で生成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとChatGPTのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- HubSpotのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
ステップ1:HubSpotとChatGPTのマイアプリ連携
1.HubSpotの登録方法
以下の手順をご参照ください。
2.ChatGPTの登録方法
以下の手順をご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomでは、初めての方でもスムーズに始められるよう、さまざまなテンプレートをご用意しています。
まずはテンプレートを活用して、フロー作成を体験してみましょう。
下記バナーから該当ページへアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックすると、選択したテンプレートが管理画面に自動でコピーされます。
表示されるポップアップで「OK」をクリックし、そのまま設定を進めてください。
ステップ3:HubSpotトリガー設定
まずは、自動化のきっかけとなるHubSpotのトリガー設定を行います！
「チケットが作成されたら」という項目をクリックしてください。
下記画面は初期設定が反映されています。
HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかチェックして、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分・10分・15分・30分・60分の中から選べます。
※ご利用プランによって設定できる最短間隔は異なります。
基本的には、ご利用中のプランで設定できる最短の起動間隔にしておくのがおすすめです。
続いて、トリガーの動作テストを行います。
HubSpotの画面を表示し、テスト用のチケットを作成してください。（架空の設定でOKです。）
今回は例として、下記画面のように設定してみました！
Yoomの設定画面に戻り、テストを実行してください。
テストが成功すると、作成したチケット情報が取得した値に反映されるので、正確に取得されているか確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4:テキストを生成する
次に、HubSpotに作成したチケット情報をもとにチケットの要約分を作成する設定を行います。
「テキストを生成」という項目をクリックしてください。
下記画面も初期設定されています。
ChatGPTと連携するアカウント情報をチェックしたら、次のページに進みましょう。
メッセージ内容は、下記画像の通り設定されています。
このように設定することで、HubSpotに作成されたチケットの「チケット名」「チケットの説明」「作成日時」を自動で取得し自動で要約することが可能です。
※取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定が確認したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にChatGPTが自動生成した返答内容が表示されるので確認してください。
問題無ければ「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5:HubSpotに自動でタスクを作成する
次に、HubSpotに作成したチケット情報をもとにタスクを自動で作成する設定を行いましょう！
「タスクを作成」という項目をクリックしてください。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みましょう。
オーナーIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
期日は、自由に設定できます。
今回は今月末日が自動で取得できるように設定しています。
件名は、HubSpotに作成したチケット名が自動で反映されるように設定されているため、確認しましょう。
本文は、ステップ4で作成したチケットの要約文が反映されるように設定されているので確認してください。
ここまで設定を確認したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、HubSpotに自動でタスクが作成されるので確認してください。
確認し問題無ければ、Yoomの画面に戻り「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6:トリガーをONにする
これで、
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを生成するフローの完成です！
「トリガーをON」にして、フローがきちんと動くか試してみましょう。
HubSpotを使った自動化例
コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
Bitrix24で特定条件のNew Dealが作成されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）が発生した際、HubSpotにも手動で情報を入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？特に、Bitrix24とHubSpotの両方で顧客情報を管理している場合、二重入力の手間や入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Bitrix24で特定条件のDealが作成されると自動でHubSpotに取引情報が作成されるため、こうした連携課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bitrix24とHubSpotを併用し、手作業での案件情報登録に課題を感じている方
・HubSpotとBitrix24の連携を自動化して、営業活動の効率を上げたいと考えている方
・二重入力によるヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちたいと考えている方
■注意事項
・Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
「FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する」フローは、顧客とのコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。Frontで新しいメッセージが届くたびに、自動的にHubSpotにコンタクトが作成されるため、情報の一元管理が可能になります。これにより、営業やサポートチームは迅速かつ的確に対応できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Frontを使用して顧客とのメッセージを管理している営業担当者の方
・HubSpotで顧客データを一元管理したいマーケティングチームの方
・手動でのコンタクト作成に時間を取られているサポートスタッフの方
・FrontとHubSpotを連携させて業務効率を向上させたい企業の経営者の方
・CRMシステムの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Front、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
・手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
・HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで新しい取引が作成されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
・フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方
・手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
試してみる
■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
・チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
・手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■注意事項
・HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
HubSpotのタスク作成を自動化することで、
チケット作成から担当者へのタスク割り当てまでをシームレスに行い、手作業によるタイムラグや対応漏れのリスクをなくし、顧客対応のスピードと質を向上させることができます。これにより、担当者はタスク管理に煩わされることなく、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや問題解決といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：特定のチケットだけを自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です。
ステップ3で設定したトリガーの「チケットが作成されたら」の下にある「+」ボタンをクリックし、「分岐」のアクションを追加すると、より細かい条件での連携ができます。
※「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用可能です。2週間の無料トライアルもご用意していますので、ぜひお試しください。
例えば、下記画像のように設定を行うと、チケットの優先度が「緊急」か「高」の場合のみ自動化の対象にできます。
Q：Slack等にタスク作成を通知できますか？
A：
はい、可能です。
作成したフローの一番下にある「+」ボタンをクリックし、アプリの中から「Slack」を選択することで設定できます。
また、Slack以外にも様々なアプリと連携させ、業務フロー全体の効率化が実現可能です。
連携可能なアプリ一覧をご確認ください。
Q：自動化フローでエラーが起きたらどうなりますか？
A：
連携がうまくいかなかった場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。
その通知にはエラーの詳細が含まれているため、原因を把握しやすくなっています。
内容を確認し、必要に応じて設定や内容を修正してください。
対処方法が不明な場合は、ヘルプページを参考にしたり、サポート窓口へお問い合わせください。
