「HubSpotで管理しているチケットが増えてきて、タスクの作成が追いつかない…」
「手作業でタスクを作成しているため、どうしても抜け漏れが発生してしまう…」
このように、HubSpot上でのタスク管理に関して、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、HubSpotで新しいチケットが作成されたら、タスクを自動で生成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ正確な顧客対応を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
HubSpotのタスク作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを生成する
試してみる
■概要
HubSpotで顧客対応チケットが作成されるたびに、手動でフォローアップのタスクを作成していませんか？内容の検討や入力作業は、件数が増えると大きな負担になりがちであり、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、チケット作成をトリガーにChatGPTがタスク内容を自動で生成し、HubSpotへタスクを登録するため、こうした課題を解消します。HubSpotにおける一連のタスク作成を自動化し、対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのチケット対応が多く、手動でのタスク作成に手間を感じている方
- 対応の抜け漏れを防ぐために、HubSpotのタスク作成を自動化したいと考えている方
- AIを活用して、より効率的なカスタマーサポート体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されるとタスクが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減できます
- 手動でのタスク作成時に起こり得る対応の遅れや作成漏れを防ぎ、顧客対応の品質を一定に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションでタスクの内容を作成します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「タスクを作成」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを内容としてタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、生成したいタスクの要件に応じて、指示（プロンプト）を任意に設定してください。例えば、「チケットの内容を要約してフォローアップタスクを作成してください」といった具体的な指示が設定可能です。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotでチケットが作成された際に、担当者へタスクを自動で生成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとChatGPTのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- HubSpotのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを生成する
試してみる
■概要
HubSpotで顧客対応チケットが作成されるたびに、手動でフォローアップのタスクを作成していませんか？内容の検討や入力作業は、件数が増えると大きな負担になりがちであり、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、チケット作成をトリガーにChatGPTがタスク内容を自動で生成し、HubSpotへタスクを登録するため、こうした課題を解消します。HubSpotにおける一連のタスク作成を自動化し、対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのチケット対応が多く、手動でのタスク作成に手間を感じている方
- 対応の抜け漏れを防ぐために、HubSpotのタスク作成を自動化したいと考えている方
- AIを活用して、より効率的なカスタマーサポート体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されるとタスクが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減できます
- 手動でのタスク作成時に起こり得る対応の遅れや作成漏れを防ぎ、顧客対応の品質を一定に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションでタスクの内容を作成します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「タスクを作成」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを内容としてタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、生成したいタスクの要件に応じて、指示（プロンプト）を任意に設定してください。例えば、「チケットの内容を要約してフォローアップタスクを作成してください」といった具体的な指示が設定可能です。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1:HubSpotとChatGPTのマイアプリ連携
1.HubSpotの登録方法
以下の手順をご参照ください。
2.ChatGPTの登録方法
以下の手順をご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomでは、初めての方でもスムーズに始められるよう、さまざまなテンプレートをご用意しています。
まずはテンプレートを活用して、フロー作成を体験してみましょう。
下記バナーから該当ページへアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックすると、選択したテンプレートが管理画面に自動でコピーされます。
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを生成する
試してみる
■概要
HubSpotで顧客対応チケットが作成されるたびに、手動でフォローアップのタスクを作成していませんか？内容の検討や入力作業は、件数が増えると大きな負担になりがちであり、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、チケット作成をトリガーにChatGPTがタスク内容を自動で生成し、HubSpotへタスクを登録するため、こうした課題を解消します。HubSpotにおける一連のタスク作成を自動化し、対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのチケット対応が多く、手動でのタスク作成に手間を感じている方
- 対応の抜け漏れを防ぐために、HubSpotのタスク作成を自動化したいと考えている方
- AIを活用して、より効率的なカスタマーサポート体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されるとタスクが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減できます
- 手動でのタスク作成時に起こり得る対応の遅れや作成漏れを防ぎ、顧客対応の品質を一定に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションでタスクの内容を作成します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「タスクを作成」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを内容としてタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、生成したいタスクの要件に応じて、指示（プロンプト）を任意に設定してください。例えば、「チケットの内容を要約してフォローアップタスクを作成してください」といった具体的な指示が設定可能です。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
表示されるポップアップで「OK」をクリックし、そのまま設定を進めてください。
ステップ3:HubSpotトリガー設定
まずは、自動化のきっかけとなるHubSpotのトリガー設定を行います！
「チケットが作成されたら」という項目をクリックしてください。
下記画面は初期設定が反映されています。
HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかチェックして、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分・10分・15分・30分・60分の中から選べます。
※ご利用プランによって設定できる最短間隔は異なります。
基本的には、ご利用中のプランで設定できる最短の起動間隔にしておくのがおすすめです。
続いて、トリガーの動作テストを行います。
HubSpotの画面を表示し、テスト用のチケットを作成してください。（架空の設定でOKです。）
今回は例として、下記画面のように設定してみました！
Yoomの設定画面に戻り、テストを実行してください。
テストが成功すると、作成したチケット情報が取得した値に反映されるので、正確に取得されているか確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4:テキストを生成する
次に、HubSpotに作成したチケット情報をもとにチケットの要約分を作成する設定を行います。
「テキストを生成」という項目をクリックしてください。
下記画面も初期設定されています。
ChatGPTと連携するアカウント情報をチェックしたら、次のページに進みましょう。
メッセージ内容は、下記画像の通り設定されています。
このように設定することで、HubSpotに作成されたチケットの「チケット名」「チケットの説明」「作成日時」を自動で取得し自動で要約することが可能です。
※取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定が確認したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にChatGPTが自動生成した返答内容が表示されるので確認してください。
問題無ければ「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5:HubSpotに自動でタスクを作成する
次に、HubSpotに作成したチケット情報をもとにタスクを自動で作成する設定を行いましょう！
「タスクを作成」という項目をクリックしてください。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みましょう。
オーナーIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
期日は、自由に設定できます。
今回は今月末日が自動で取得できるように設定しています。
件名は、HubSpotに作成したチケット名が自動で反映されるように設定されているため、確認しましょう。
本文は、ステップ4で作成したチケットの要約文が反映されるように設定されているので確認してください。
ここまで設定を確認したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、HubSpotに自動でタスクが作成されるので確認してください。
確認し問題無ければ、Yoomの画面に戻り「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6:トリガーをONにする
これで、
HubSpotでチケットが作成されたらタスクを生成するフローの完成です！
「トリガーをON」にして、フローがきちんと動くか試してみましょう。
HubSpotを使った自動化例
コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
Bitrix24で特定条件のNew Dealが作成されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）が発生した際、HubSpotにも手動で情報を入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に、Bitrix24とHubSpotの両方で顧客情報を管理している場合、二重入力の手間や入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24で特定条件のDealが作成されると自動でHubSpotに取引情報が作成されるため、こうした連携課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とHubSpotを併用し、手作業での案件情報登録に課題を感じている方
- HubSpotとBitrix24の連携を自動化して、営業活動の効率を上げたいと考えている方
- 二重入力によるヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとHubSpotへ自動で取引が作成されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、Bitrix24から取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のパイプラインや担当者など、連携対象としたいDealの条件を任意で設定してください
- HubSpotに取引を作成する際、連携先のパイプラインや取引ステージなどを任意で設定してください
■注意事項
- Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Frontで受信した新規の問い合わせメッセージを、手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Frontでのメッセージ受信をトリガーにAIが内容を解析し、HubSpotへ自動でコンタクトを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Frontで受けた問い合わせ情報をHubSpotへ手作業で登録している方
- 顧客対応の初動を迅速化し、リード管理を効率化したい営業・CS担当者の方
- 手作業によるコンタクト情報の入力ミスや登録漏れをなくしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Frontに新しいメッセージが届くと、HubSpotに自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FrontとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFrontを選択し「New Conversation Message」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定する際、抽出したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集してください。
- HubSpotで「コンタクトの作成」アクションを設定する際に、登録したい情報を任意でマッピングできます。
■注意事項
- Front、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した後に、顧客へ送付する関連資料のダウンロードリンクを、Canvaから自動で取得してメール送付する作業に手間を感じていませんか？資料の探し出しやファイル共有のプロセスは、意外と時間を要するものです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーとして、あらかじめCanvaで用意しておいた関連デザインのダウンロードリンクを自動で取得し、社内担当者へメールで送付します。手動での資料送付作業を自動化することで、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立後、Canvaでの資料のダウンロードリンク取得や送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 資料の共有プロセスを効率化したいと考えているマーケティングチームの方
- Canvaの自動化に関心があり、顧客への情報提供を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引更新を起点にCanvaからデザインの共有可能なダウンロードリンクを取得し、メール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます
- 手動での資料探しや送付時に起こりうる、資料の探し出し漏れや送付ミスといったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索されたデザイン情報から特定のデザイン情報を抽出します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します
- 続けて、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、作成されたデザインのリンクを取得します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Canvaから取得したダウンロードリンクをメールで送付する際、宛先や本文は前段で取得した情報を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新しい取引が作成されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを作成するのは手間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因になりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、GitHubへのIssue作成を自動化できるため、営業と開発の連携をスムーズにし、自動化による効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGitHubを連携させ、営業と開発のやり取りを効率化したいと考えている方
- 手作業でのIssue作成に時間がかかり、自動化に関心のあるプロジェクトマネージャーの方
- 取引情報と開発タスクの連携漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が作成されるとGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます
- 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した取引の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、取得した取引情報を基にIssueを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションを設定する際に、通知対象としたいオーナー名とリポジトリ名を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームに関連するIssueを自動で作成できます
■注意事項
- HubSpot、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
- 手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、都度リストを作成し手動で配信する手間を省き、時間を有効活用できます。
- HubSpotから直接コンタクト情報を取得するため、宛先リストのコピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「複数のコンタクトを検索」アクションで配信対象のコンタクト情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したコンタクト宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、メールを配信したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- HubSpotでコンタクトを検索する際に、特定の条件（プロパティ、リストなど）で対象者を絞り込むための検索フィルタを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方
- 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業でウェルカムメールを作成・送信するのは手間のかかる業務です。このワークフローは、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Perplexityが最適なメール文面を自動で生成し、送信までを完結させます。Perplexityを活用した自動化によって、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用し、新規コンタクトへの手動メール送信を効率化したいと考えている方
- Perplexityを用いた自動化で、顧客対応の質とスピードを向上させたい方
- 定型的なメール作成業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのメール作成や送信で発生しがちな、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションでウェルカムメールの文面を作成するよう設定します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文として送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Perplexityでテキストを生成するオペレーションでは、目的に応じて任意のモデル名を設定することが可能です。例えば、最新の情報を反映させたい場合や、より創造的な文章を生成したい場合など、用途に合わせて最適なモデルを選択してください
■注意事項
- HubSpot、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
- フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方
- 手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からHubSpotでの見積もり作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、顧客対応の迅速化に繋がります。
- 手動でのデータ転記や見積もり作成時の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索」を設定し、フォーム回答された取引名から取引を検索します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引商品を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定し、取得した情報を反映させた見積もりを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「見積もりテンプレートを検索」アクションでは、フォームの回答内容などに応じた任意のフィルタ条件を設定し、使用するテンプレートを動的に変更することが可能です。
■注意事項
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
試してみる
■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
- チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
- 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
- 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。
- オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します
- 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
HubSpotのタスク作成を自動化することで、
チケット作成から担当者へのタスク割り当てまでをシームレスに行い、手作業によるタイムラグや対応漏れのリスクをなくし、顧客対応のスピードと質を向上させることができます。これにより、担当者はタスク管理に煩わされることなく、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや問題解決といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：特定のチケットだけを自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です。
ステップ3で設定したトリガーの「チケットが作成されたら」の下にある「+」ボタンをクリックし、「分岐」のアクションを追加すると、より細かい条件での連携ができます。
※「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用可能です。2週間の無料トライアルもご用意していますので、ぜひお試しください。
例えば、下記画像のように設定を行うと、チケットの優先度が「緊急」か「高」の場合のみ自動化の対象にできます。
Q：Slack等にタスク作成を通知できますか？
A：
はい、可能です。
作成したフローの一番下にある「+」ボタンをクリックし、アプリの中から「Slack」を選択することで設定できます。
また、Slack以外にも様々なアプリと連携させ、業務フロー全体の効率化が実現可能です。
連携可能なアプリ一覧をご確認ください。
Q：自動化フローでエラーが起きたらどうなりますか？
A：
連携がうまくいかなかった場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。
その通知にはエラーの詳細が含まれているため、原因を把握しやすくなっています。
内容を確認し、必要に応じて設定や内容を修正してください。
対処方法が不明な場合は、ヘルプページを参考にしたり、サポート窓口へお問い合わせください。
