・
「HubSpotで管理しているチケットが増えてきて、タスクの作成が追いつかない…」
「手作業でタスクを作成しているため、どうしても抜け漏れが発生してしまう…」
このように、HubSpot上でのタスク管理に関して、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、HubSpotで新しいチケットが作成されたら、タスクを自動で生成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ正確な顧客対応を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
それではここから代表的な例として、HubSpotでチケットが作成された際に、担当者へタスクを自動で生成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
以下の手順をご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Yoomでは、初めての方でもスムーズに始められるよう、さまざまなテンプレートをご用意しています。
まずはテンプレートを活用して、フロー作成を体験してみましょう。
下記バナーから該当ページへアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックすると、選択したテンプレートが管理画面に自動でコピーされます。
表示されるポップアップで「OK」をクリックし、そのまま設定を進めてください。
「チケットが作成されたら」という項目をクリックしてください。
下記画面は初期設定が反映されています。
HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかチェックして、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分・10分・15分・30分・60分の中から選べます。
※ご利用プランによって設定できる最短間隔は異なります。
基本的には、ご利用中のプランで設定できる最短の起動間隔にしておくのがおすすめです。
続いて、トリガーの動作テストを行います。
HubSpotの画面を表示し、テスト用のチケットを作成してください。（架空の設定でOKです。）
今回は例として、下記画面のように設定してみました！
Yoomの設定画面に戻り、テストを実行してください。
テストが成功すると、作成したチケット情報が取得した値に反映されるので、正確に取得されているか確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
次に、HubSpotに作成したチケット情報をもとにチケットの要約分を作成する設定を行います。
「テキストを生成」という項目をクリックしてください。
下記画面も初期設定されています。
ChatGPTと連携するアカウント情報をチェックしたら、次のページに進みましょう。
メッセージ内容は、下記画像の通り設定されています。
このように設定することで、HubSpotに作成されたチケットの「チケット名」「チケットの説明」「作成日時」を自動で取得し自動で要約することが可能です。
※取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定が確認したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にChatGPTが自動生成した返答内容が表示されるので確認してください。
問題無ければ「完了」ボタンをクリックしましょう。
