HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
HubSpot
HubSpot
を使ったテンプレート
Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になり、効果的な業務進行が期待できます。
Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。自動でHubSpotにチケットが作成されるため迅速な対応が可能となります。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
Googleドキュメント
Googleドキュメント
を使ったテンプレート
Airtableに追加したレコードを引き金にGeminiが文書を生成しGoogleドキュメントを作成するフローです。マニュアル作成の時間短縮と品質の均一化を後押しし、担当者の手間を軽減します。
Google Driveに入ったGoogleドキュメントをAIが読み取り、校閲結果をSlackへ届けるフローです。属人化を防ぎ、ガイドライン通りのチェックを短時間でスムーズに行えます。
Asanaに新しいタスクが追加されると、設定済みテンプレートからGoogleドキュメントを自動発行するフローです。手作業のドキュメント準備や書式ゆれを抑え、漏れのないタスク管理を助けます。
使用しているアプリについて
HubSpot
YoomではHubSpotのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。HubSpotへコンタクトや取引先情報を自動的に登録したり、HubSpot上で情報が登録・更新されたことをトリガーにkintone、スプレッドシート、クラウドサインなどの様々なSaaSに情報を連携します。また、YoomのデータベースにHubSpotのコンタクト情報や取引先情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になり、効果的な業務進行が期待できます。
Google Workspaceにユーザが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。自動でHubSpotにチケットが作成されるため迅速な対応が可能となります。
Airtableにレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成する
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成する
Googleドキュメント
YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableに追加したレコードを引き金にGeminiが文書を生成しGoogleドキュメントを作成するフローです。マニュアル作成の時間短縮と品質の均一化を後押しし、担当者の手間を軽減します。
Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
Google Driveに入ったGoogleドキュメントをAIが読み取り、校閲結果をSlackへ届けるフローです。属人化を防ぎ、ガイドライン通りのチェックを短時間でスムーズに行えます。
Google DriveにGoogleドキュメントが保存されたら、AIワーカーで内容を読み取り自動校閲する
Asanaに新しいタスクが追加されると、設定済みテンプレートからGoogleドキュメントを自動発行するフローです。手作業のドキュメント準備や書式ゆれを抑え、漏れのないタスク管理を助けます。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、新規Googleドキュメントをテンプレートから作成する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
新しいコンタクトが作成されたら
新しい会社が作成されたら
新しい取引が作成されたら
コンタクトが作成または更新されたら
会社が作成または更新されたら
取引が作成または更新されたら
フォームが送信されたら
製品が作成されたら
製品が作成または更新されたら
取引が指定のステージに更新されたら
カスタムオブジェクトにレコードが作成されたら
カスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら
注文が作成または更新されたら
注文が作成されたら
チケットが作成されたら
チケットが作成または更新されたら
サービスが作成されたら
サービスが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
コンタクトの作成
コンタクトの取得
最新のコンタクトのコンタクトIDを取得
コンタクトの更新
コンタクトを検索（キーワード検索）
会社の作成
会社情報の取得
最新の会社IDを取得
会社の更新
会社を検索（キーワード検索）
取引の作成
取引情報の取得
最新の取引IDを取得
取引の更新
取引を検索（キーワード検索）
コンタクトのカスタムプロパティを取得
会社のカスタムプロパティを取得
取引のカスタムプロパティを取得
フローボットトリガー
新しいコンタクトが作成されたら新しい会社が作成されたら新しい取引が作成されたらコンタクトが作成または更新されたら会社が作成または更新されたら取引が作成または更新されたらフォームが送信されたら製品が作成されたら製品が作成または更新されたら取引が指定のステージに更新されたらカスタムオブジェクトにレコードが作成されたらカスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら注文が作成または更新されたら注文が作成されたらチケットが作成されたらチケットが作成または更新されたらサービスが作成されたらサービスが作成または更新されたらタスクが作成されたら取引にメモが追加されたら指定したスレッドのメッセージに返信したら
フローボットオペレーション
コンタクトの作成コンタクトの取得最新のコンタクトのコンタクトIDを取得コンタクトの更新コンタクトを検索（キーワード検索）会社の作成会社情報の取得最新の会社IDを取得会社の更新会社を検索（キーワード検索）取引の作成取引情報の取得最新の取引IDを取得取引の更新取引を検索（キーワード検索）コンタクトのカスタムプロパティを取得会社のカスタムプロパティを取得取引のカスタムプロパティを取得コンタクトIDの一覧を取得会社IDの一覧を取得取引を検索（フィルタ検索）コンタクトのカスタムプロパティを更新会社のカスタムプロパティを更新取引のカスタムプロパティを更新チケットを作成フォームに情報を送信チケットを更新レコードを関連付けるコンタクトにメモを追加ファイルの公開用URLを取得カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）製品を取得製品を作成製品を更新製品を検索（キーワード検索）チケットのカスタムプロパティを更新会社にメモを追加取引にメモを追加チケットにメモを追加会社にミーティングを追加複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）チケットの詳細を取得取引に商品項目を追加製品を検索（フィルタ検索）オーナー（担当者）情報を取得オーナー（担当者）のリストを取得複数の会社を検索（フィルタ条件）カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得ユーザーを作成サービスのカスタムプロパティを取得ミーティングログを作成チケットのカスタムプロパティを取得見積もりを取得見積もりを更新タスクを作成見積もりを削除見積もりを検索フォームの作成コールログの作成税率の一覧取得項目を検索（フィルタ検索）手数料を検索（フィルタ検索）割引を検索（フィルタ検索）見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）見積もりに署名者を追加見積もりを作成取引の商品項目を取得商品項目の詳細情報を取得タスクの一覧を取得タスクの取得オブジェクトの関連を確認ユーザー情報を取得ユーザーを検索（キーワード検索）ユーザーを検索（フィルタ検索）サブスクリプション定義一覧を取得複数のチケット検索（フィルタ条件）パイプラインのステージ一覧を取得パイプラインのステージを取得コンタクトに紐づくメモの一覧を取得カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）商品項目のカスタムプロパティを取得受信トレイのスレッド一覧を取得CRMデータのエクスポートタスクを実行エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得エクスポートファイルをダウンロードカスタムオブジェクトのレコードを作成（取引レコードと紐付け）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
