Googleフォームで顧客情報が送信されたら、営業資料をOutlookで自動送付する

■概要

Googleフォームで顧客情報を収集した後、手作業でOutlookから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか。また、迅速な対応が求められる中で、送信漏れや遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Outlookから自動で営業資料を送付する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し、営業活動の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで得た顧客情報をもとに、Outlookで営業資料を手動送付している方
• リード獲得後の資料送付を迅速化し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
• 手作業によるメールの宛先間違いや資料の添付漏れなどのミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた資料送付の時間を削減できます。
• 手動でのメール作成や送付作業が不要になることで、宛先の設定ミスや資料の添付漏れといったヒューマンエラーの防止につながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付する営業資料などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携するアカウント内のどのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、任意のフォームを指定することが可能です。
• Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文も自由に設定できます。Googleフォームで取得した顧客名などの情報を変数として差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が実現できます。また、固定の文章と組み合わせて使用することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133