Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
• 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
• 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
4. 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
• Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133