「Trelloのカードを特定のリストに移動したら、関係者に毎回メールで通知するのが面倒…」
「タスクの進捗を手作業で共有しているため、抜け漏れが発生してしまう…」
このように、Trelloを使ったタスク管理において、手動での情報共有や連携作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Trelloボード上でカードが特定のリストに移動されたことを検知して、自動で関係者へメールを送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、よりスムーズな進行が実現できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTrelloのワークフローを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Trelloでカードが指定のリストに移動されたら、カードの説明を基にメールを送信する
試してみる
Trelloとメールを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Trelloでカードが指定のリストに移動された際に、カードの説明を基に関係者へメールを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TrelloとYoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Trelloのトリガー設定とメール送信のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Trelloでカードが指定のリストに移動されたら、カードの説明を基にメールを送信する
試してみる
ステップ1：TrelloとYoomをマイアプリ連携
ここでは、YoomとTrelloを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Trelloでカードが指定のリストに移動されたら、カードの説明を基にメールを送信する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら
「カードが指定のリストへ移動されたら（Webhook）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Trelloと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「ユーザー名」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
使用したいTrelloのボードの「ボードID」を候補から選択します。
「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
登録に成功すると以下のような画面が表示されます。次に進みましょう。
「リスト名」を手動で入力します。
「リスト名」に設定したリストにカードが移動したらフローボットが起動するようになります。
テストのために、Trelloにカードを作成して「リスト名」に設定したリストにカードを移動させましょう。
今回は「未着手」のリストから「テスト用」のリストへ移動させました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Trelloでカードの情報を取得する
「カードの情報を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Trelloと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください
「ボードID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「カードID」を「取得した値」から設定します。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：テキストを抽出する
「テキスト抽出」を選択します。
「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
「抽出したい項目」と「指示内容」を手動で入力します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：メールを送る
「メールを送る」を選択します。
「メール内容」の設定を行います。
「To」には宛先にしたいメールアドレスを設定しましょう。
今回は「取得した値」を使用しました！
「件名」と「本文」を設定しましょう。
以下は例です。固定のテキストと「取得した値」を使用しています。
「メールの送信内容」を確認したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
メールが送信されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
TrelloのAPIを使ったその他の自動化例
TrelloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Trelloを使った自動化例
Zoho FormsやWix、Mailchimpなどの各種フォームやサービスから情報を取得し、Trelloにカードを自動登録することで、リード管理や問い合わせ対応を効率化できます。また、Zendeskのチケット登録やConfluenceのページ作成、Mazricaの案件アクションといった他ツールの動きをトリガーにTrelloへタスクを追加することも可能です。さらに、Trello内のカード更新をSlackへ通知したり、完了リストへの移動をきっかけにOutlookメールを送信したりするなど、チーム内での情報共有や進捗報告も自動で完結させられます。
Mazricaで案件アクションが登録されたらTrelloにも追加する
試してみる
Mazricaで案件アクションが登録されたらTrelloにも追加するフローです。
Mailchimpで購読者が追加されたら、Trelloにカードを自動作成する
試してみる
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成していませんか？この単純作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できます。手作業によるタスク管理の手間を省き、よりスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとTrelloを連携させ、リード管理を効率化したいマーケティング担当者の方
・新規購読者へのアプローチ漏れを防ぎ、タスク管理を徹底したいチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Mailchimp、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
「TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する」フローは、時間管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Togglで作業時間を記録すると、自動的にTrelloに関連するカードが追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省き、効率的な業務運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・作業時間の記録とタスクの整理を一元化して効率化したい方
・業務フローの自動化を検討している中小企業の経営者の方
■注意事項
・TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho Formsの回答内容をTrelloに登録する
試してみる
■概要
「Zoho Formsの回答内容をTrelloに登録する」ワークフローは、フォームで集めたデータをTrelloに自動的にボードへ追加する業務ワークフローです。
手動でのデータ転送を減らし、作業の効率化と正確性を向上させます。Yoomを活用することで、Zoho FormsとTrello間の連携がスムーズに実現し、日常の業務負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsで収集したデータをTrelloで管理したい方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダー
・フォームの回答を基にタスクを自動生成したいプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者
・TrelloとZoho Formsを日常的に利用している業務担当者
■注意事項
・Zoho Forms、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Trelloにカードを作成する」ワークフローを利用すると、Redditの投稿を自動でタスクとして追加できます。
キーとなる情報を見逃さず、Trelloで効率的に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを利用してタスク管理やプロジェクト管理を行っている方
・Redditで特定のキーワードに関する投稿を迅速に把握したいと考えている方
・新しい情報をスピーディに取り入れて、効率的に対応策を立てたいと考える方
・チームでTrelloを使ってタスクやプロジェクトの進捗を共有している方
・Trelloを日常的に使っていて、情報収集とタスク管理をひとつのツールでまとめたい方
■注意事項
・RedditとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る
試してみる
■概要
「Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る」フローは、タスク管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
Trelloでタスクが完了リストに移動すると自動的にOutlookに通知メールが送信され、チーム全体で進捗を共有できます。
これにより、プロジェクトの透明性が高まり、メンバー間の連携が強化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクト管理を行っているチームリーダーの方
・Outlookを日常的に利用しており、業務連絡の効率化を図りたい方
・タスク完了時に自動で通知を送りたいと考えている方
・チーム内での情報共有を迅速に行いたいビジネスパーソン
■注意事項
・Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者
■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Wixでフォームが送信されたらTrelloに追加する
試してみる
■概要
Wixのフォームから寄せられるお問い合わせや申し込み情報を、手動でTrelloのタスクカードに転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Wixフォームが送信された際に、自動でTrelloに新しいカードを作成し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixフォームからの情報をTrelloで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
・フォームからの問い合わせ対応の抜け漏れを防ぎ、タスク管理を効率化したい方
・サイトからのリードやタスクを自動で集約し、よりコアな業務に集中したい方
■注意事項
・Wix、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
試してみる
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを追加します。
まとめ
Trelloのワークフローを自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの進捗連絡やステータス共有の手間を削減し、情報伝達の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは状況を把握でき、確認作業に時間を割かれることなく、本来の業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：メール本文に、TrelloカードのURLを自動で記載できますか？
A：
はい、可能です！「メールを送る」オペレーションで「本文」に「取得した値」の「URL」を設定しましょう。
Q：通知先をメールではなくSlackに設定できますか？
A：
はい、可能です！「メールを送る」オペレーションを削除しましょう。「テキスト抽出」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定すれば、実現できます！
