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「freeeサインのユーザー棚卸し、定期的に実施できていますか？」
「ユーザーが増えるたびに手作業で一覧を更新するのは手間がかかるし、抜け漏れも心配…」
このように、電子契約サービスのユーザー管理を手作業で行うことに、手間や不安を感じていませんか？
もし、freeeサインに登録されているユーザー情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートなどの管理表に同期できる仕組みがあれば、こうした手作業での更新業務から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreeeサインのユーザー一覧を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
freeeサインを導入しているものの、定期的なユーザー情報の棚卸しや管理に手間を感じていませんか。管理画面から都度ユーザー一覧を確認し、手作業でリストを更新するのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にfreeeサインのユーザー一覧情報を取得し、Google スプレッドシートへ自動で同期できます。これにより、手作業による更新作業をなくし、常に最新の状態でユーザー情報を管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、定期的にfreeeサインのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freeeサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
freeeサインを導入しているものの、定期的なユーザー情報の棚卸しや管理に手間を感じていませんか。管理画面から都度ユーザー一覧を確認し、手作業でリストを更新するのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にfreeeサインのユーザー一覧情報を取得し、Google スプレッドシートへ自動で同期できます。これにより、手作業による更新作業をなくし、常に最新の状態でユーザー情報を管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきましょう！
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビを参照してください。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【freeeサインのマイアプリ連携】
以下の画面が表示されたら、ログインをしてください。
ログイン後、マイアプリ一覧にfreeeサインが表示されれば、マイアプリ連携が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
freeeサインを導入しているものの、定期的なユーザー情報の棚卸しや管理に手間を感じていませんか。管理画面から都度ユーザー一覧を確認し、手作業でリストを更新するのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にfreeeサインのユーザー一覧情報を取得し、Google スプレッドシートへ自動で同期できます。これにより、手作業による更新作業をなくし、常に最新の状態でユーザー情報を管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートはマイプロジェクトから確認できます。
最初の設定です！
ここから「定期的にfreeeサインのユーザー一覧を、Google スプレッドシートに自動同期する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから特定のシートをコピーして新しくシートを作成する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
※今回は、以下のシートをコピーしたいので、「シートID」の項目で該当のシート名（freeeサイン）を選択しました。
設定を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたことを確認し、最後に「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Google スプレッドシートの画面に移り、確認をしてみましょう！
無事にコピーができましたね。
ここでは、freeeサインのユーザー一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
これにより、ユーザー一覧を取得できたことが確認できます。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
続いて、繰り返し処理の設定を行います。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「ユーザー一覧の取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ユーザーIDの一覧」・「名前の一覧」を設定しましょう！
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください！
最後の設定です！
ここでは、指定したGoogle スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に追加されましたね！これで、すべての設定が完了です！
※なお今回はテストのため、１件分のユーザーIDと名前しか追加されません。
同じ処理を繰り返すフローもテストしたい場合は、一度Google スプレッドシートの画面に移り、変更したシート名を任意のシート名に変更してください。
その後、Yoomの画面に戻り、フローボットの画面右上の「起動する」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を効率化したい方
・承認後のプロセスを迅速に処理したい方
2.freeeサインを利用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の締結プロセスを自動化し、紙ベースの手間を省きたい方
・電子署名を用いた契約書の送付をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとfreeeサインを連携することで、契約書の送付プロセスを自動化できるというメリットがあります。
これにより、申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
また、自動化されることで手作業の負担が軽減され、非常に効率的です。
リソースを他の重要業務に振り向けることができ、生産性が向上します。
さらに、手動でのミスを減らすことで、精度の高い契約管理が実現できます。
このフローを導入することで、社内の業務プロセスが効率的になるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとfreeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailに届いた契約依頼メールを確認し、その内容をfreeeサインに手作業で転記していませんか？この作業は定期的でありながらも入力ミスが許されないため、手間と心理的な負担が大きい業務の一つです。このワークフローを利用することで、Gmailの特定ラベルが付いたメールをきっかけに、AIがメール本文から情報を自動で抽出し、freeeサインの契約書作成までを自動化できるため、面倒な転記作業から解放され、より迅速で正確な契約業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・契約書作成に活用している方
・帳票類の一元管理を行なっている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは作成した契約書に関連する一連の業務を円滑に行うために有効なツールです。
しかし、freeeサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を毎回手作業で更新するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
効率的に業務を進行し生産性向上をしたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動でMicrosoft Excelの情報を更新し、手作業によるヒューマンエラーを回避します。
手作業によるミスや漏れを防ぐことで、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・freeeサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.freeeサイン、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.freeeサインの「文書の状態が変更されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをfreeeサインのWebhook送信先に設定を行ってください。
3.Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.書類のステータスが完了になると、フローボットが起動し、指定したSlackチャンネルに通知が届きます。
◼️注意事項
・freeeサイン、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・freeeサインでWebhookを利用できるプランを利用している必要があります。
■概要
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書の管理をfreeeサインで行っているが、保存先の整理に手間を感じている方
2.クラウドストレージとしてDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、契約書のデータを一元管理したい方
・手動でファイルを移動する手間を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードすることで、契約書の管理が一元化されるメリットがあります。
これにより、必要な契約書を素早く検索し、迅速にアクセスすることができます。
契約書の保管場所を統一することで、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。
また、Dropboxの共有機能を活用することで、メンバー間での契約書の共有が簡単になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・freeeサインとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freeeサインで文書の状態が変更されたら、契約書ファイルを取得しGoogle Driveにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインとGoogle Driveを業務で使用している方
・freeeサインを使用して締結業務を担当している方
・Google Driveを使用してファイル管理を行っている方
・freeeサインとGoogle Driveを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるGoogle Driveへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveを使用したファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・常に文書の状態が最新化されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードするため、ファイル管理による手間を削減することができます。
・Google Driveへのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、freeeサインを使用して契約書を自動的に送付します。
送付先のメールアドレスや送付者名は自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.kintone、freeeサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.freeeサインの「契約書をテンプレートから作成」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、埋め込み項目などの設定を行ってください。
4.freeeサインの「契約書を送信」というオペレーションで、kintoneから取得したメールアドレスを設定してください。
◼️注意事項
・kintone、freeeサインそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・kintoneに契約書に必要な情報（送付先メールアドレス、名前、企業名など）が登録されている必要があります。
・事前にfreeeサインでテンプレートの設定を行ってください。
■概要
freeeサインで送信した契約書がなかなか確認されず、手作業での再送信に手間を感じていませんか？また、多数の契約書を管理する中で、再送信の対応漏れが発生してしまうことも少なくないでしょう。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している契約書リストをもとに、freeeサインの契約書を定期的に自動で再送信できます。これにより、手作業による手間や対応漏れを減らし、契約締結プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
freeeサインのユーザー一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、管理担当者は常に正確なユーザー情報を把握でき、セキュリティリスクの低減や適切なアカウント管理といった重要な業務に、より多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この自動化に必要な料金プランは？
A：
freeeサインとGoogle スプレッドシートはフリープランでもご利用いただけるアプリですが、今回のフローでは「同じ処理を繰り返す」オペレーションを含むため、フリープランではご利用いただけません。
なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
ただし、Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：Googleスプレッドシート以外にも出力できますか？
A：
はい、可能です。kintoneなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：エラーが発生した際はどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
