Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する

■概要

Gmailに届いた契約依頼メールを確認し、その内容をfreeeサインに手作業で転記していませんか？この作業は定期的でありながらも入力ミスが許されないため、手間と心理的な負担が大きい業務の一つです。このワークフローを利用することで、Gmailの特定ラベルが付いたメールをきっかけに、AIがメール本文から情報を自動で抽出し、freeeサインの契約書作成までを自動化できるため、面倒な転記作業から解放され、より迅速で正確な契約業務を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailへの依頼をもとに、freeeサインで契約書を手作業で作成している方
• 契約書の作成における、手作業での情報転記に手間や時間を要している方
• AIを活用して定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメールを確認してfreeeサインへ手入力する一連の作業が自動化されるため、契約書作成にかかる時間を短縮することができます。
• AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとfreeeサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、起動のきっかけとしたいラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から契約に必要な情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでfreeeサインを選択し、「契約書をテンプレートから作成」アクションを設定し、AIが抽出したデータを元に契約書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、トリガーで受信したGmailのメール本文などを抽出対象として設定します。
• 抽出項目は自由にカスタマイズできるため、企業名、担当者名、契約金額など、契約書作成に必要な情報をメール本文から抽出するように設定してください。

■注意事項

• Gmail、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。