Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする

■概要

顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
• 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
• 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスを元に既存コンタクトを特定します。
4. 必要に応じて、「日付・日時形式の変換」や「正規表現によるデータの置換」といったデータ操作機能を用いて、メール本文などの情報を記録用に整形します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルを作成し、設定するのがおすすめです。
• HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。

■注意事項‍

• Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。