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「会議の日程調整メールの往復が面倒…」
「複数の参加者とのスケジュール調整に時間がかかりすぎる…」
日々の業務で発生するスケジュール調整は、多くの人にとって負担です。候補日の選定や連絡、カレンダー登録などは手間がかかるうえ、ミスや予定の重複も起こりやすくなります。
もし、<span class="mark-yellow">AIが面倒な日程調整を代行し、確定した予定を自動でカレンダーに登録してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、作業の手間や時間も削減できるため、ぜひ活用して日々の業務を効率化してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用してカレンダーのスケジュール調整を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用して面倒なスケジュール調整を自動化し、その結果を様々なツールに連携する具体的な方法をテンプレートでご紹介します。
これらの自動化により、日程調整にかかる時間と手間を大幅に削減し、業務の効率化を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーなどのスケジュールツールとAIを連携させることで、フォームで受け付けた情報をもとにAIが予定を分析・スケジュール調整をしてカレンダーに登録する</span>フローです。
手作業による調整ミスや手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに入力された情報をトリガーとして、AIがスケジュール調整を自動で行います。</span>
手動でのデータ確認や候補日選定のプロセスを省略し、迅速かつ正確な日程調整を実現します。
<span class="mark-yellow">フォームから送信された内容をもとにAIが候補日を調整し、その結果をGmailで関係者に自動通知できます。</span>
調整プロセスの透明性を高めつつ、迅速な意思決定をサポートします。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整を自動で行うフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、選択しましょう。
Googleカレンダーを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので、「すべて選択」にチェックを入れて、「続行」をクリックしましょう。
これで、Googleカレンダーのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにGoogleフォームとGooleカレンダーが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
このページでは、連携アカウントとアクションの確認をします。
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答してください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に移り、各項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
取得した値を確認してみると、フォームに回答した内容が反映されていないことが分かります。フォームへの回答内容を取得するためには「取得する値を追加」から操作してください。
※詳しい追加方法はこちら
以下の画面が表示されたら、追加したい情報の横にある「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
アウトプット追加後、項目にカーソルを合わせると以下のようにペンマークが表示されるのでクリックします。
項目名や入力形式などを自由に変更することが出来ます。
各項目の設定が完了したら、忘れずに「追加」をクリックしてください！
「取得した値」に先ほど回答した内容を取得できたら、「保存する」をクリックします。
以上で、Googleフォームのトリガー設定が完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
※詳しい説明はこちらからご確認ください。
以下の画面が表示されたら、連携するアカウント情報を確認します。
必要に応じてタイトルは変更し、実行アクションを変更せず、次に進みましょう！
API接続設定の画面が表示されたら、必須項目を設定していきます。
「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleカレンダーから予定情報がアウトプットとして取得されます。正しく予定情報が取得できていることを確認し、保存しましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に進むと、以下のような詳細設定の画面に遷移します。ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプト(指示文)を設定しましょう！
テンプレートを使用しているため、プロンプトは既に設定してありますが、自由に設定することも可能です。
下図のように、Googleフォームのトリガー設定で取得したアウトプットを入力します。
続いて、Googleカレンダーの設定で取得したアウトプットを設定します。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、タイトルと変換タイプを確認します。
次の詳細設定の画面で、対象のテキストを設定します。
以下のように、先ほど取得したアウトプットを引用しましょう！
「抽出したい項目」には、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！取得した値に表示されたら、「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
表示された画面で、必要に応じてタイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。
アクションはそのままにして、次に進みましょう！
次に、API接続設定の画面で必須項目を設定していきます！
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認後、Googleカレンダーの画面に移り、予定が作成されたか確認をしましょう！
予定が正しく作成されたことを確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックしましょう。
以上で、【Googleフォームから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整を行う】フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
会議や面談などのスケジュール調整に関する手間を減らしたい方におすすめのテンプレートを紹介します。
フォームサービスやJotformに送信された内容をもとに、Googleカレンダーで空き予定を確認し、AIが最適な日程を調整。さらに、調整結果をGmailで送信したり、Google スプレッドシートに記録したり、Slackに通知したりと、目的に応じて柔軟に連携が可能です。
<span class="mark-yellow">手作業での確認ややりとりを削減し、業務のスピードと正確性を大幅に向上させることができます。</span>
AIを活用してGoogleカレンダーなどのスケジュール調整を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた日程調整のメール往復やカレンダーへの登録作業の手間を大幅に削減し、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は煩雑な調整業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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