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【ラクラク設定】AIによるスケジュール調整を自動化し、カレンダーに反映する方法
「会議の日程調整メールの往復が面倒…」
「複数の参加者とのスケジュール調整に時間がかかりすぎる…」
日々の業務で発生するスケジュール調整は、多くの人にとって負担です。候補日の選定や連絡、カレンダー登録などは手間がかかるうえ、ミスや予定の重複も起こりやすくなります。
もし、AIが面倒な日程調整を代行し、確定した予定を自動でカレンダーに登録してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、作業の手間や時間も削減できるため、ぜひ活用して日々の業務を効率化してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用してカレンダーのスケジュール調整を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Googleフォームで収集した情報を元にGoogleカレンダーへ予定を登録する際、既存の予定との兼ね合いを考慮したスケジュール調整に手間を感じていませんか。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
AIによるスケジュール調整を自動化する連携パターン
AIを活用して面倒なスケジュール調整を自動化し、その結果を様々なツールに連携する具体的な方法をテンプレートでご紹介します。
これらの自動化により、日程調整にかかる時間と手間を大幅に削減し、業務の効率化を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールツールとAIを連携してスケジュール調整を自動化する
GoogleカレンダーなどのスケジュールツールとAIを連携させることで、フォームで受け付けた情報をもとにAIが予定を分析・スケジュール調整をしてカレンダーに登録するフローです。
手作業による調整ミスや手間を大幅に削減できます。
■概要Googleフォームで収集した情報を元にGoogleカレンダーへ予定を登録する際、既存の予定との兼ね合いを考慮したスケジュール調整に手間を感じていませんか。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
フォームやシートの情報からAIでスケジュール調整する
GoogleフォームやGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに入力された情報をトリガーとして、AIがスケジュール調整を自動で行います。
手動でのデータ確認や候補日選定のプロセスを省略し、迅速かつ正確な日程調整を実現します。
■概要フォームからの連絡や依頼が多く、その都度Google スプレッドシートで予定を確認し、手作業でスケジュール調整を行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
また、AIを活用して効率化したいけれど、具体的な方法がわからずお困りの方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信された内容をトリガーとして、Google スプレッドシートの既存の予定をAIが分析します。
さらに、その後のスケジュール調整までを自動で行うため、予定管理の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの問い合わせ対応で、スケジュール調整に多くの時間を割いている方
- Google スプレッドシートとAIを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるスケジュール管理での調整ミスや確認漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に、AIによる予定分析からスケジュール調整までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- AIによる客観的な分析とシステムによる自動処理のため、調整ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、フォームの項目を設定します。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、既存の予定が記載されたシートと範囲を指定します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの入力内容と取得した既存の予定を基に、新しいスケジュール案を生成するよう指示します。
- 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたスケジュール案から具体的な日時や内容などの情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しい予定として指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「テキストを生成する」アクションでは、前段のフォームトリガーで受け取った内容や、Google スプレッドシートから取得した既存の予定情報を変数としてプロンプト（指示文）に組み込むことで、状況に応じた動的なスケジュール調整案を作成することが可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、どのような情報をどのような形式で抽出するかを細かく指定できます。前段のAIが生成したテキスト内容に応じて、抽出項目や命名規則などを柔軟に設定し、後続の処理で扱いやすい形にデータを整形できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIによって生成・抽出された情報を変数として任意に設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
また、AIを活用して効率化したいけれど、具体的な方法がわからずお困りの方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信された内容をトリガーとして、Google スプレッドシートの既存の予定をAIが分析します。
さらに、その後のスケジュール調整までを自動で行うため、予定管理の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、スケジュール調整に多くの時間を割いている方
- Google スプレッドシートとAIを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるスケジュール管理での調整ミスや確認漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、AIによる予定分析からスケジュール調整までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- AIによる客観的な分析とシステムによる自動処理のため、調整ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、フォームの項目を設定します。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、既存の予定が記載されたシートと範囲を指定します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの入力内容と取得した既存の予定を基に、新しいスケジュール案を生成するよう指示します。
- 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたスケジュール案から具体的な日時や内容などの情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しい予定として指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」アクションでは、前段のフォームトリガーで受け取った内容や、Google スプレッドシートから取得した既存の予定情報を変数としてプロンプト（指示文）に組み込むことで、状況に応じた動的なスケジュール調整案を作成することが可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、どのような情報をどのような形式で抽出するかを細かく指定できます。前段のAIが生成したテキスト内容に応じて、抽出項目や命名規則などを柔軟に設定し、後続の処理で扱いやすい形にデータを整形できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIによって生成・抽出された情報を変数として任意に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
AIによるスケジュール調整の候補をメールで提案・通知する
フォームから送信された内容をもとにAIが候補日を調整し、その結果をGmailで関係者に自動通知できます。
調整プロセスの透明性を高めつつ、迅速な意思決定をサポートします。
■概要Zoho Formsで受け付けたアポイント依頼の後、Googleカレンダーを確認して候補日時を抽出し、メールを作成して返信する一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、Googleカレンダーの空き時間をAIが自動で分析し、スケジュール調整の候補をGmailで送信するプロセスを自動化でき、迅速で正確な日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho Formsを活用したアポイント調整に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った手動の日程調整に、非効率を感じている方
- AIを業務に取り入れ、顧客へのレスポンス速度を改善したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から候補日時のメール送信までが自動化され、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- カレンダーの確認ミスや候補日の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なスケジュール調整の実施に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定を元に候補日時を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を含むメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーIDや、空き時間を検索する期間の開始日時・終了日時などを任意で設定できます。
- AIによるテキスト生成では、取得したGoogleカレンダーの情報などを変数として活用し、自社の案内に合わせた候補日時の提示方法など、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールは、宛先や本文などを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むこともできます。
■注意事項- Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定の方法は「Zoho FormsのWebhook設定方法」をご参照ください。
- Zoho Formsを活用したアポイント調整に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った手動の日程調整に、非効率を感じている方
- AIを業務に取り入れ、顧客へのレスポンス速度を改善したいと考えているチームリーダーの方
- フォーム送信から候補日時のメール送信までが自動化され、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- カレンダーの確認ミスや候補日の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なスケジュール調整の実施に繋がります。
- はじめに、Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定を元に候補日時を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を含むメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーから予定を取得する際、対象となるカレンダーIDや、空き時間を検索する期間の開始日時・終了日時などを任意で設定できます。
- AIによるテキスト生成では、取得したGoogleカレンダーの情報などを変数として活用し、自社の案内に合わせた候補日時の提示方法など、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールは、宛先や本文などを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むこともできます。
- Zoho Forms、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定の方法は「Zoho FormsのWebhook設定方法」をご参照ください。
AIカレンダーのスケジュール調整を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整を自動で行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしてます。
まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AIによるテキスト生成の設定、Googleカレンダーのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Googleフォームで収集した情報を元にGoogleカレンダーへ予定を登録する際、既存の予定との兼ね合いを考慮したスケジュール調整に手間を感じていませんか。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
まずは基本的なナビをご覧ください。
Googleフォーム・GoogleカレンダーはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要Googleフォームで収集した情報を元にGoogleカレンダーへ予定を登録する際、既存の予定との兼ね合いを考慮したスケジュール調整に手間を感じていませんか。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
- AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
- 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
- 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
- さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
このページでは、連携アカウントとアクションの確認をします。
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答してください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に移り、各項目を入力します。
- 「トリガーの起動時間」を5分・10分・15分・30分・60分から選びます。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。 - 「フォームID」は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下のように取得した値が表示されます。
取得した値を確認してみると、フォームに回答した内容が反映されていないことが分かります。
下記の手順を参考に、回答を取得してください。
各項目の設定が完了したら、忘れずに「追加」をクリックしてください！
「取得した値」に先ほど回答した内容を設定できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
以上で、Googleフォームのトリガー設定が完了です！
ステップ4：Googleカレンダーの予定一覧を取得する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
下記のページをご覧ください。
以下の画面が表示されたら、連携するアカウント情報を確認します。
必要に応じてタイトルは変更し、実行アクションを変更せず、次に進みましょう！
API接続設定の画面が表示されたら、必須項目を設定していきます。
- カレンダーID：候補から選択
※Google カレンダーのアカウントのメールアドレスを選択しましょう。
- 取得する期間の終了日時、取得する期間の開始日時：デフォルトで日付の欄から設定されています。
「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleカレンダーから予定情報が取得されます。
正しく予定情報が取得できていることを確認し、完了をクリックしましょう！
ステップ5：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、確認しましょう。
次に進むと、以下のような詳細設定の画面に遷移します。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプト(指示文)を設定しましょう！
テンプレートを使用しているため、プロンプトは既に設定してありますが、自由に設定することも可能です。
下図のように、Googleフォームのトリガー設定で取得した値を入力します。
※Googleフォームのアウトプットを設定してください、という文言は削除してください。
続いて、Googleカレンダーの設定で取得した値を設定します。
※Googleカレンダーのアウトプットを設定してください、という文言は削除してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ6：テキストからデータを抽出する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、変換タイプを確認します。
次の詳細設定の画面で、対象のテキストを設定します。
以下のように、先ほど生成した結果を引用しましょう！
※テキスト生成のアウトプットを設定してください、という文言は削除してください。
「抽出したい項目」には、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたら、「完了」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
ステップ7：Googleカレンダーの予定を作成する設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
表示された画面で、必要に応じてタイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。
アクションはそのままにして、次に進みましょう！
次に、API接続設定の画面で必須項目を設定していきます！
- カレンダーID：候補から選択
- 予定のタイトル：「フォームに回答が送信されたら」から取得した値を引用して設定
- 予定の開始日時・予定の終了日時：「テキストからデータを抽出する」から取得した値を選択
- 予定の説明：任意で設定。
- 参加者メールアドレス：任意で設定。取得した値から引用可能。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
成功の表示を確認後、Googleカレンダーの画面に移り、予定が作成されたか確認をしましょう！
予定が正しく作成されたことを確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう。
以上で、【Googleフォームから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整を行う】フローの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
スケジュール調整を効率化するその他の自動化例
会議や面談などのスケジュール調整に関する手間を減らしたい方におすすめのテンプレートを紹介します。
フォームサービスやJotformに送信された内容をもとに、Googleカレンダーで空き予定を確認し、AIが最適な日程を調整。さらに、調整結果をGmailで送信したり、Google スプレッドシートに記録したり、Slackに通知したりと、目的に応じて柔軟に連携が可能です。
手作業での確認ややりとりを削減し、業務のスピードと正確性を大幅に向上させることができます。
■概要面談や打ち合わせなどの日程調整において、候補日の確認やメールのやり取りに手間を感じていませんか？手作業での調整は、ダブルブッキングや返信漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でGoogleカレンダーの空き状況を確認し、AIが最適な候補日時を記載したメールをGmailから自動送信します。面倒な日程調整業務の自動化を実現し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleカレンダーとGmailを使い、手作業で候補日の連絡を行っている方
- フォームで受け付けた面談などの日程調整を自動化し、業務を効率化したい方
- AIを活用して、候補日のリストアップから連絡までをスマートに自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に、空き時間の検索からメール送信までが自動化され、日程調整にかかっていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による候補日の転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな日程調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガーを設定し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 取得した情報をもとに、オペレーションのAI機能で候補日時を記載したメール本文を生成します。
- コマンドオペレーションの「分岐」を使い、候補日が見つかった場合と、見つからなかった場合で処理を分けます。
- 最後に、それぞれの分岐先にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した内容でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや、候補日時を伺うための質問項目は、実際の運用に合わせて任意で編集してください。
- Googleカレンダーから予定を取得する際は、参照したいカレンダーを任意で選択できます。
- AI機能に候補日を提案させる際のプロンプト（指示文）は、希望する文章のトーンに合わせて自由に調整してください。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は、候補日を案内する場合や、候補日が見つからなかった場合など、それぞれの状況に合わせて設定が可能です。
■注意事項- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
フォームからの問い合わせや予約内容を元に、Googleカレンダーへ手動で予定を登録し、さらに既存の予定との重複を避けつつ最適な時間を探す作業は、手間がかかる上に調整ミスも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとしてGoogleカレンダーの空き時間をAIが判断し、最適なスケジュールを提案、担当者の確認を経て自動で予定を登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を元に、Googleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
- 複数の予定を考慮し、最適なスケジュール調整をAIで行い、業務効率を高めたい方
- 予定登録のミスや調整漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信からAIによる最適な日時の提案、Googleカレンダーへの予定登録までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を削減します。
- AIが既存の予定を考慮してスケジュールを調整するので、ダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleカレンダーアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとして「フォームトリガー」を選択し、「フォームを作成」アクションを用いて、予定登録に必要な情報を収集するための入力フォームを設定します。
- 続けてオペレーションにおいて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、AIがスケジュール調整を行うために必要な既存の予定情報を取得します。
- その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを利用し、フォームから送信された内容と取得した既存の予定情報に基づき、最適な候補日時をAIに生成させるよう指示内容を記述します。
- 次に、「対応依頼」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を担当者が確認し、承認または必要に応じて修正を行うフローを組み込みます。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを用い、担当者によって承認された日時で新しい予定を自動的にカレンダーへ登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションにおける指示内容は、ユーザーの具体的な要望に合わせて任意で設定することが可能です。例えば、「午前中を優先して調整する」「移動時間を最低30分確保する」といった条件を加えることで、より実態に即したスケジュール提案が実現できます。
- 「対応依頼」オペレーションでは、AIが提案したスケジュールを確認し最終承認を行う担当者を、チームの体制に合わせて任意で設定してください。
- トリガーとなるフォームで収集する項目は、予定登録に必要な情報（氏名、連絡先、希望日時、会議の目的など）に応じて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
■概要面談や商談の日程調整において、フォームから連絡があった後に自身のGoogleカレンダーを確認し、複数の候補日時をピックアップして連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに情報が送信されると、自動でGoogleカレンダーの空き時間を参照し、AIが最適な候補日時をSlackへ通知します。これにより、煩雑なスケジュール調整業務を効率化し、スムーズな日程確定をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 採用や営業活動で、外部の方との面談や商談の日程調整を頻繁に行う担当者の方
- Googleカレンダーを確認しながら手動で候補日時を連絡しており、手間を感じている方
- AIを活用して、候補者の希望に沿った最適なスケジュール調整を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から候補日の抽出、通知までが自動化され、日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による空き時間の見落としや、候補日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した予定リストから最適な候補日時を抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成した候補日時を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先を任意のチャンネルIDに設定してください。これにより、担当者や関連チームがすぐに確認できるチャンネルへ情報を集約できます。
■注意事項- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- GoogleカレンダーとGmailを使い、手作業で候補日の連絡を行っている方
- フォームで受け付けた面談などの日程調整を自動化し、業務を効率化したい方
- AIを活用して、候補日のリストアップから連絡までをスマートに自動化したい方
- フォーム送信を起点に、空き時間の検索からメール送信までが自動化され、日程調整にかかっていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による候補日の転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな日程調整を実現します。
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガーを設定し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 取得した情報をもとに、オペレーションのAI機能で候補日時を記載したメール本文を生成します。
- コマンドオペレーションの「分岐」を使い、候補日が見つかった場合と、見つからなかった場合で処理を分けます。
- 最後に、それぞれの分岐先にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した内容でメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや、候補日時を伺うための質問項目は、実際の運用に合わせて任意で編集してください。
- Googleカレンダーから予定を取得する際は、参照したいカレンダーを任意で選択できます。
- AI機能に候補日を提案させる際のプロンプト（指示文）は、希望する文章のトーンに合わせて自由に調整してください。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は、候補日を案内する場合や、候補日が見つからなかった場合など、それぞれの状況に合わせて設定が可能です。
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
フォームからの問い合わせや予約内容を元に、Googleカレンダーへ手動で予定を登録し、さらに既存の予定との重複を避けつつ最適な時間を探す作業は、手間がかかる上に調整ミスも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとしてGoogleカレンダーの空き時間をAIが判断し、最適なスケジュールを提案、担当者の確認を経て自動で予定を登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を元に、Googleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
- 複数の予定を考慮し、最適なスケジュール調整をAIで行い、業務効率を高めたい方
- 予定登録のミスや調整漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信からAIによる最適な日時の提案、Googleカレンダーへの予定登録までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を削減します。
- AIが既存の予定を考慮してスケジュールを調整するので、ダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleカレンダーアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとして「フォームトリガー」を選択し、「フォームを作成」アクションを用いて、予定登録に必要な情報を収集するための入力フォームを設定します。
- 続けてオペレーションにおいて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、AIがスケジュール調整を行うために必要な既存の予定情報を取得します。
- その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを利用し、フォームから送信された内容と取得した既存の予定情報に基づき、最適な候補日時をAIに生成させるよう指示内容を記述します。
- 次に、「対応依頼」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を担当者が確認し、承認または必要に応じて修正を行うフローを組み込みます。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを用い、担当者によって承認された日時で新しい予定を自動的にカレンダーへ登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションにおける指示内容は、ユーザーの具体的な要望に合わせて任意で設定することが可能です。例えば、「午前中を優先して調整する」「移動時間を最低30分確保する」といった条件を加えることで、より実態に即したスケジュール提案が実現できます。
- 「対応依頼」オペレーションでは、AIが提案したスケジュールを確認し最終承認を行う担当者を、チームの体制に合わせて任意で設定してください。
- トリガーとなるフォームで収集する項目は、予定登録に必要な情報（氏名、連絡先、希望日時、会議の目的など）に応じて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- 採用や営業活動で、外部の方との面談や商談の日程調整を頻繁に行う担当者の方
- Googleカレンダーを確認しながら手動で候補日時を連絡しており、手間を感じている方
- AIを活用して、候補者の希望に沿った最適なスケジュール調整を自動で行いたい方
- フォーム送信から候補日の抽出、通知までが自動化され、日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による空き時間の見落としや、候補日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した予定リストから最適な候補日時を抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成した候補日時を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先を任意のチャンネルIDに設定してください。これにより、担当者や関連チームがすぐに確認できるチャンネルへ情報を集約できます。
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
AIを活用してGoogleカレンダーなどのスケジュール調整を自動化することで、これまで手作業で行っていた日程調整のメール往復やカレンダーへの登録作業の手間を削減し、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は煩雑な調整業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
