フォームから送信された内容を元に、Google スプレッドシートの予定をAIで分析し、スケジュール調整を行う

■概要

フォームからの連絡や依頼が多く、その都度Google スプレッドシートで予定を確認し、手作業でスケジュール調整を行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
また、AIを活用して効率化したいけれど、具体的な方法がわからずお困りの方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信された内容をトリガーとして、Google スプレッドシートの既存の予定をAIが分析します。
さらに、その後のスケジュール調整までを自動で行うため、予定管理の効率化が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、スケジュール調整に多くの時間を割いている方
• Google スプレッドシートとAIを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるスケジュール管理での調整ミスや確認漏れを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、AIによる予定分析からスケジュール調整までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
• AIによる客観的な分析とシステムによる自動処理のため、調整ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. フォームトリガー機能を選択し、フォームの項目を設定します。
3. Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、既存の予定が記載されたシートと範囲を指定します。
4. 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの入力内容と取得した既存の予定を基に、新しいスケジュール案を生成するよう指示します。
5. 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたスケジュール案から具体的な日時や内容などの情報を抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しい予定として指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」アクションでは、前段のフォームトリガーで受け取った内容や、Google スプレッドシートから取得した既存の予定情報を変数としてプロンプト（指示文）に組み込むことで、状況に応じた動的なスケジュール調整案を作成することが可能です。
• 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、どのような情報をどのような形式で抽出するかを細かく指定できます。前段のAIが生成したテキスト内容に応じて、抽出項目や命名規則などを柔軟に設定し、後続の処理で扱いやすい形にデータを整形できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIによって生成・抽出された情報を変数として任意に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。