フォームに送信された内容からGoogleカレンダーで予定を取得し、スケジュールをAI最適化してGmailを送信する

■概要

フォームへの問い合わせや申し込み後、日程調整や関連情報の連絡を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に複数の情報を確認しながら最適なスケジュールを組み、メールを作成する作業は時間もかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにGoogleカレンダーから関連する予定を取得し、AIがスケジュールを最適化、その結果をGmailで自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、日程調整や連絡に時間を要している担当者の方
• GoogleカレンダーとGmailを日常的に利用し、手作業での連携に非効率を感じている方
• AIを活用してスケジュール調整や関連業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後の予定確認からAIによるスケジュール提案、Gmailでの連絡までを自動化し、作業時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の見落としや転記ミス、メール送信の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、指定したフォームに新しい送信があった場合にフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、フォームの内容に基づいて関連する期間の予定を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した予定情報とフォーム内容を基に、最適なスケジュールを提案するよう指示します。
5. その次に、オペレーションで分岐機能の「分岐する」アクションを設定し、AIによる提案内容や特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが提案したスケジュール情報などを記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、スケジュールを最適化したり、提案文面を作成したりするための指示（プロンプト）を、ユーザーの状況に合わせて任意で設定できます。
• 分岐機能で設定する条件は、AIの生成結果の内容や、取得したGoogleカレンダーの予定の有無などに応じて、自由にカスタマイズすることが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、送信タイミングなどは、ワークフローの目的や通知したい内容に応じて任意に設定できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。