フォームに送信された内容からGoogleカレンダーで予定を取得し、スケジュールをAI最適化してGmailを送信する
フォームに送信された内容からGoogleカレンダーで予定を取得し、スケジュールをAI最適化してGmailを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
面談や打ち合わせなどの日程調整において、候補日の確認やメールのやり取りに手間を感じていませんか？手作業での調整は、ダブルブッキングや返信漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でGoogleカレンダーの空き状況を確認し、AIが最適な候補日時を記載したメールをGmailから自動送信します。面倒な日程調整業務の自動化を実現し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGmailを使い、手作業で候補日の連絡を行っている方
- フォームで受け付けた面談などの日程調整を自動化し、業務を効率化したい方
- AIを活用して、候補日のリストアップから連絡までをスマートに自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、空き時間の検索からメール送信までが自動化され、日程調整にかかっていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による候補日の転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな日程調整を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガーを設定し、面談希望フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、空き時間を取得します。
- 取得した情報をもとに、オペレーションのAI機能で候補日時を記載したメール本文を生成します。
- コマンドオペレーションの「分岐」を使い、候補日が見つかった場合と、見つからなかった場合で処理を分けます。
- 最後に、それぞれの分岐先にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した内容でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや、候補日時を伺うための質問項目は、実際の運用に合わせて任意で編集してください。
- Googleカレンダーから予定を取得する際は、参照したいカレンダーを任意で選択できます。
- AI機能に候補日を提案させる際のプロンプト（指示文）は、希望する文章のトーンに合わせて自由に調整してください。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は、候補日を案内する場合や、候補日が見つからなかった場合など、それぞれの状況に合わせて設定が可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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予定が作成されたら
予定が更新されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を作成（非推奨）
予定の詳細を取得
カレンダーの共有設定を変更
カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
予定を更新（非推奨）
予定の一覧を取得する（非推奨）
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GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）
GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）
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予定を作成
GoogleMeetなしの予定を作成（終日）
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予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）予定を作成（非推奨）予定の詳細を取得カレンダーの共有設定を変更カレンダーリストに指定のカレンダーを追加カレンダーリストから指定のカレンダーを削除予定を更新（非推奨）予定の一覧を取得する（非推奨）予定を削除終日予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）予定を更新予定の一覧を取得する予定を作成（終日）GoogleMeetなしの予定を作成予定を作成GoogleMeetなしの予定を作成（終日）予定を検索する繰り返しの予定を作成繰り返しの予定を作成（終日）予定を更新（終日）予定の主催者を変更予定の一覧を取得する（通常イベントのみ）GoogleMeetなしの予定を更新カレンダーを削除カレンダーを更新カレンダーリストを取得カレンダーを作成指定したカレンダーの予定占有時間を取得する
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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