Googleフォームから送信された内容を元に、Googleカレンダーの予定をAIで分析し、スケジュール調整を行う

■概要

Googleフォームで収集した情報を元にGoogleカレンダーへ予定を登録する際、既存の予定との兼ね合いを考慮したスケジュール調整に手間を感じていませんか。
また、手作業での転記や調整は、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を分析します。
さらに、新しい予定を自動で登録するため、予定管理の負担軽減が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いたスケジュール調整を手作業で行っている方
• AIを活用して、会議やイベントなどのスケジュール調整を効率化したいと考えている方
• 手作業による調整ミスを防ぎ、より正確なスケジュール管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からAIによる分析、カレンダー登録までが自動化され、スケジュール調整にかかる時間を短縮します。
• 手動での確認や入力作業が不要になるため、転記ミスや調整漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」を設定し、既存の予定情報を取得します。
4. 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを選択し、フォームの回答内容と既存の予定情報に基づいて、調整後の予定内容の案をAIで生成します。
5. さらに、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したテキストから予定のタイトル、開始日時、終了日時などの具体的な情報を抽出します。
6. 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて新しい予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」「テキストからデータを抽出する」「予定を作成」の各アクションでは、前ステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。