「HubSpotで受け付けた問い合わせチケット、一件一件内容を確認して担当者に割り振る作業に時間がかかっている…」
「誰がどの問い合わせに対応すべきか、判断に迷ってしまい対応が遅れがち…」
このように、HubSpotのチケット管理における手作業での振り分け業務に、課題を感じていませんか？
もし、HubSpotに新しいチケットが作成された際に、その内容をAIが自動で解析し、最適な担当者へ自動で割り振る仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ適切な顧客対応を実現し、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotで受け付けたチケットを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる
試してみる
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
- AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがHubSpotのチケット内容を自動で解析し担当者を割り振るため、これまで手作業で行っていた確認と振分作業の時間を短縮できます
- 担当者のスキルや経験に依存せず、一定のルールに基づきチケットが自動で振り分けられるため、業務の標準化と属人化の解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、チケットの内容を解析して適切な担当者を特定させます
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを更新」アクションを設定し、AIが特定した担当者をチケットに割り当てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットを更新」アクションでは、担当者の割り当てだけでなく、ステータスや優先度などの項目も同時に更新できます
- AIが生成した担当者情報など、前のステップで取得した値を、更新するチケットの各項目に変数として設定することが可能です
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのチケットをAIで解析し自動で振り分けるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、AIがその内容を解析して担当者を自動で割り当てるフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる
試してみる
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
- AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがHubSpotのチケット内容を自動で解析し担当者を割り振るため、これまで手作業で行っていた確認と振分作業の時間を短縮できます
- 担当者のスキルや経験に依存せず、一定のルールに基づきチケットが自動で振り分けられるため、業務の標準化と属人化の解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、チケットの内容を解析して適切な担当者を特定させます
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを更新」アクションを設定し、AIが特定した担当者をチケットに割り当てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットを更新」アクションでは、担当者の割り当てだけでなく、ステータスや優先度などの項目も同時に更新できます
- AIが生成した担当者情報など、前のステップで取得した値を、更新するチケットの各項目に変数として設定することが可能です
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
HubSpotとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる
試してみる
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
- AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがHubSpotのチケット内容を自動で解析し担当者を割り振るため、これまで手作業で行っていた確認と振分作業の時間を短縮できます
- 担当者のスキルや経験に依存せず、一定のルールに基づきチケットが自動で振り分けられるため、業務の標準化と属人化の解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、チケットの内容を解析して適切な担当者を特定させます
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを更新」アクションを設定し、AIが特定した担当者をチケットに割り当てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットを更新」アクションでは、担当者の割り当てだけでなく、ステータスや優先度などの項目も同時に更新できます
- AIが生成した担当者情報など、前のステップで取得した値を、更新するチケットの各項目に変数として設定することが可能です
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
今回は、HubSpotで新しくチケットが作成されたときに自動で処理を実行する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
HubSpot連携アカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
HubSpotでテスト用のチケットを作成します。
担当者が「担当者なし」となっていることを確認してください。
トリガーの起動間隔をここでは「5分」に設定しています。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、チケット情報が表示されます。
内容を確認したら「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIでチケット内容を解析して担当者を決定する
続いて、AIを使ってチケット内容をもとに担当者を自動で割り当てる設定を行います。
2つ目のAI「テキストを生成」を選択します。
HubSpotで作成されたチケットの説明文をAIに渡す設定を行います。
チケット内容の項目に「チケットの説明」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
プロンプトにAIへの指示文を入力しましょう。
ここではチケット内容をもとに担当者を判断するように指示します。
今回は書類発行の方にテスト用の担当者IDを載せています。
設定ができたら「テスト」をクリックします。
担当者IDは以下のステップで取得可能です。
- HubSpotにログイン
- 右上の設定アイコンをクリック
- 左メニューから 「ユーザーとチーム」 を開く
- 該当ユーザーをクリック
- URLの末尾に表示される数字がそのユーザーの 担当者ID（Owner ID）です。
テストが成功すると、AIが担当者名を出力します。
確認後、「完了」をクリックします。
ステップ5：HubSpotチケットを自動で更新する
最後に、AIが判断した担当者をHubSpotチケットに自動で反映する設定を行います。
3つ目の「チケットを更新」を選択します。
HubSpot連携アカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
「チケットID」欄に、トリガーで取得したチケットIDを指定します。
その他項目を任意で入力します。
「チケット担当者」欄にAIの出力結果「生成結果」を指定します。
設定を確認したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、チケット情報の更新結果が表示されます。
「完了」をクリックして設定を保存します。
HubSpotに戻り、チケットの担当者欄にAIが自動で割り当てた担当者名が表示されていることを確認します。
これで自動担当者振り分けフローの設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がノーコードで実現HubSpotのチケットをAIで解析して自動で振り分ける方法でした。
HubSpotを使った自動化例
新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、様々なツールからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらDiscordに通知
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録された際、営業チームや関連部署への共有はどのように行っていますか？手作業での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotへの新規コンタクト登録をきっかけに、Discordへ自動で通知を送信できます。リード情報をチームへ共有することで、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得した新規リード情報を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- コミュニケーションツールとしてDiscordを利用しており、HubSpotからの通知を自動化したい方
- 手作業による情報共有の手間や、共有漏れといったミスを減らしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが登録されると自動でDiscordに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったミスを防ぎ、リード情報が迅速にチームへ共有される体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「Discordに通知する」アクションを設定します。ここで、HubSpotから取得したコンタクト情報を通知本文に含めるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへ通知を送信する際に、通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業担当者用のチャンネルやインサイドセールス用のチャンネルなど、用途に応じた設定が可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得したコンタクトの氏名や会社名などの情報を含めることで、誰が見ても分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納する
試してみる
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートのデータベースにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信データをGoogle スプレッドシートで一元管理して活用したい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
・リアルタイムでフォーム送信データを可視化したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・フォーム送信された見込み客情報をGoogle スプレッドシートで一覧化し、営業活動に役立てたい方
・顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム送信データが自動ですぐにGoogle スプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を把握できます。
・フォーム送信データをGoogle スプレッドシートで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになります。
■注意事項
・Hubspot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotで新規取引が作成されたらSlackでメッセージを送付
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報について、新しい案件が発生するたびに手作業でSlackに通知していませんか？こうした手作業での情報共有は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用することで、HubSpotで新規取引が作成されたタイミングをトリガーにして、Slackへ自動でメッセージを送付し、営業チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとSlackを活用して営業活動を行なっている営業担当者の方
- 営業チームの進捗をスムーズに把握し、連携を強化したいと考えているマネージャーの方
- 手作業による情報共有を自動化し、本来の営業活動に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引情報が追加されると自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、手作業による通知漏れや、情報の誤伝達といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」というアクションを設定し、任意のチャンネルにメッセージを送る
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackに通知するメッセージ内容は、HubSpotの取引情報から取得した「取引名」「金額」「担当者名」などの情報を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する
試してみる
■概要
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotとkintoneを利用している企業やチーム
- HubSpotを活用してマーケティングや顧客管理を行っているマーケティング担当者
- kintoneを用いてデータベース管理を行っているIT担当者や業務管理担当者
- 両方のツールを連携させて業務効率化を図りたい企業の社員
2.データ入力や管理業務を効率化したい方
- フォームからの情報を手動で入力する手間を省きたい事務職員
- 顧客情報やリード情報を自動的にデータベースに保存したい営業担当者
- 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー
3.顧客情報の一元管理を目指している方
- 異なるシステム間でのデータの一貫性を保ちたいデータアナリスト
- 顧客情報を一元管理することで、迅速かつ的確な対応をしたいカスタマーサポート担当者
- 複数のツールを統合して顧客情報を活用したいマーケティング戦略担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力の手間を省き、リアルタイムで正確なデータ管理が可能となり、顧客情報の一元管理が実現し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性を保つことで、マーケティングや営業活動の質も向上します。
■注意事項
・Hubspot、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する
試してみる
◼️概要
Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報を対象のコンタクトに送付するフローボットです。
Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付をHubSpot上から実施することが可能です。
Zoomの会議情報の設定やGmailのメール内容を自由に変更してご利用ください。
◼️注意事項
・HubSpot、Zoom、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する
試してみる
◼️概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。
作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
◼️注意事項
・HubSpot、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・こちらのようなスプレッドシートで作成した請求書の雛形を用意してください。
TimeRexで予定が登録されたらHubspotにコンタクトを登録
試してみる
■概要
TimeRexで日程調整をした後、手作業でHubSpotにコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか？複数のツールを跨いだ手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、TimeRexで新しい予定が登録された際に、自動でHubSpotへコンタクトを登録できるようになり、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexで獲得したリード情報を手作業でHubSpotに入力している方
- TimeRexとHubSpotを連携させ、コンタクト登録を自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexに予定が登録されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手入力の時間を削減できます。
- 手作業による転記が削減されるため、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TimeRexとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐する」を設定し、予定が確定した場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「予定が確定した場合」以外にも、特定のイベントタイプを対象にするなど任意で設定可能です。
- HubSpotに登録するコンタクト情報は、TimeRexから取得した氏名やメールアドレスなど、連携したい項目を自由に設定できます。
■注意事項
- TimeRex、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや取引先からの連絡を、都度HubSpotへ手入力していませんか。こうした反復作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から会社情報をHubSpotへ自動で作成することが可能です。HubSpotとOutlookの効果的な連携により、煩雑なデータ登録作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客情報をHubSpotに手作業で入力している営業やマーケティング担当の方
- HubSpotとOutlook間のデータ転記ミスや対応漏れをなくし、顧客管理を円滑に進めたい方
- 定型業務の自動化を進めたいと考えているものの、具体的な方法を模索しているDX推進担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点としてHubSpotへの会社作成が自動化されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を用い、受信したメールの本文から会社名など、登録に必要な情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを選択し、抽出した情報をマッピングして会社データを作成するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することが可能です。これにより、全ての受信メールではなく、指定したフォルダに振り分けられたメールのみを対象にフローボットを起動できます
- 例えば、「新規問合せ」などの専用フォルダを作成し、そのフォルダIDを設定することで、より的を絞った自動化を実現できます
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Bitrix24で登録されたコンタクト情報をHubSpotに同期する
試してみる
■概要
Bitrix24とHubSpotの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのツールに同じ情報を手作業で入力する手間が発生しがちです。
こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや同期漏れの原因にもなりえます。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24に新しいコンタクトを登録するだけでHubSpotにも自動で情報が同期されるため、手作業による手間やヒューマンエラーの解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とHubSpotを併用しているが、手作業でのデータ同期に課題を感じている方
- 顧客情報の入力ミスや同期漏れを防ぎ、データの正確性を高めたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化することで、営業やマーケティング活動の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にコンタクトが追加されると自動でHubSpotに同期されるため、これまでデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、入力ミスや重要な情報の同期漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24の「New Contact」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、トリガーで取得したBitrix24のコンタクト情報をHubSpotのどの項目に同期するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する
試してみる
■概要
フォームから得た契約同意情報を、他のアプリに反映するのは手間がかかりますよね。
このような定型業務を手作業で行うと、更新時の入力ミスや対応の遅れといった問題も起こりがちです。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、HubSpotのコンタ-クト情報を自動で更新できます。
顧客管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た顧客情報を、手作業でHubSpotに反映している方
- HubSpotでのリード管理において、ステータスの手動更新に漏れや遅れを感じている方
- 顧客管理に関する一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にHubSpotのコンタクト情報が更新されるため、転記やステータス変更に費やしていた時間を短縮できます。
- ステータスの更新漏れや、誤った情報への更新といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」アクションを設定します。
ここで、フォームから取得したメールアドレスなどを基に該当コンタクトを特定します。 - HubSpotの「コンタクトの更新」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトのリードステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- HubSpotのコンタクト検索では、フォームから取得したどの情報（例：メールアドレスや氏名）を基にコンタクトを検索するかを設定してください。
- HubSpotのコンタクト更新では、更新したい項目にフォームの回答を設定してください。
■注意事項
まとめ
HubSpotのチケット振り分けをAIで自動化することで、これまで手作業で行っていた内容の確認や担当者の選定といった工数を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせに対してより迅速かつ的確な一次対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：振り分け後に担当者へSlackで自動通知できますか？
A：
はい、可能です。
「チケットを更新」直下にSlackメッセージ送信のアクションを追加すれば、担当者DMやチャンネルへ通知できます。
Q：自動振分の実行履歴やエラーはどこで確認できますか？
A：
プロジェクトの「進行中・保留中・完了済み」から実行ログを開くと、入出力や停止箇所を確認できます。
監査や検証に有効です。
Q：AIを使わず、キーワードで振り分けることは可能か？
A：
はい、可能です。
その場合、有料プランで利用できる「進行先を切り替える」オペレーションを使う必要があります。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
