【ノーコードで実現】HubSpotのチケットをAIで解析して自動で振り分ける方法

「HubSpotで受け付けた問い合わせチケット、一件一件内容を確認して担当者に割り振る作業に時間がかかっている…」
「誰がどの問い合わせに対応すべきか、判断に迷ってしまい対応が遅れがち…」
このように、HubSpotのチケット管理における手作業での振り分け業務に、課題を感じていませんか？

もし、HubSpotに新しいチケットが作成された際に、その内容をAIが自動で解析し、最適な担当者へ自動で割り振る仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ適切な顧客対応を実現し、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHubSpotで受け付けたチケットを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。

HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる

試してみる

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‍■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方

■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

HubSpotのチケットをAIで解析し自動で振り分けるフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、AIがその内容を解析して担当者を自動で割り当てるフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• HubSpotのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定とアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる

試してみる

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‍■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方

■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携と準備

HubSpotとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

HubSpotでチケットが作成されたら、AIで解析して担当者を割り当てる

試してみる

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‍■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方

■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

今回は、HubSpotで新しくチケットが作成されたときに自動で処理を実行する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。

HubSpot連携アカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

HubSpotでテスト用のチケットを作成します。
担当者が「担当者なし」となっていることを確認してください。

トリガーの起動間隔をここでは「5分」に設定しています。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、チケット情報が表示されます。
内容を確認したら「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：AIでチケット内容を解析して担当者を決定する

続いて、AIを使ってチケット内容をもとに担当者を自動で割り当てる設定を行います。
2つ目のAI「テキストを生成」を選択します。

• 「テキストを生成する」の設定方法

HubSpotで作成されたチケットの説明文をAIに渡す設定を行います。
チケット内容の項目に「チケットの説明」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。

プロンプトにAIへの指示文を入力しましょう。
ここではチケット内容をもとに担当者を判断するように指示します。
今回は書類発行の方にテスト用の担当者IDを載せています。
設定ができたら「テスト」をクリックします。

担当者IDは以下のステップで取得可能です。

1. HubSpotにログイン
2. 右上の設定アイコンをクリック
3. 左メニューから 「ユーザーとチーム」 を開く
4. 該当ユーザーをクリック
5. URLの末尾に表示される数字がそのユーザーの 担当者ID（Owner ID）です。

テストが成功すると、AIが担当者名を出力します。
確認後、「完了」をクリックします。

ステップ5：HubSpotチケットを自動で更新する

最後に、AIが判断した担当者をHubSpotチケットに自動で反映する設定を行います。
3つ目の「チケットを更新」を選択します。

HubSpot連携アカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

「チケットID」欄に、トリガーで取得したチケットIDを指定します。

その他項目を任意で入力します。