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「HubSpotで受け付けた問い合わせチケット、一件一件内容を確認して担当者に割り振る作業に時間がかかっている…」
「誰がどの問い合わせに対応すべきか、判断に迷ってしまい対応が遅れがち…」
このように、HubSpotのチケット管理における手作業での振り分け業務に、課題を感じていませんか？
もし、HubSpotに新しいチケットが作成された際に、その内容をAIが自動で解析し、最適な担当者へ自動で割り振る仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ適切な顧客対応を実現し、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotで受け付けたチケットを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのチケットをAIで解析し自動で振り分けるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、AIがその内容を解析して担当者を自動で割り当てるフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
HubSpotとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
HubSpotに届く多くの問い合わせチケットを、一件ずつ内容を確認して手動で担当者に振り分ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成された際に、AIがチケットの内容を自動で解析し、適切な担当者を割り当てることが可能です。
HubSpotのチケットを自動で振り分ける仕組みを構築し、迅速な顧客対応と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを使い、日々多くのチケットを手作業で振り分けているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応の属人化を防ぎ、HubSpotのチケットを自動で振り分ける体制を整えたいチームリーダーの方
・AIを活用してサポート業務の効率化を進め、顧客満足度の向上を目指している管理者の方
■注意事項
・HubSpotとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
今回は、HubSpotで新しくチケットが作成されたときに自動で処理を実行する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
HubSpot連携アカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
HubSpotでテスト用のチケットを作成します。
担当者が「担当者なし」となっていることを確認してください。
トリガーの起動間隔をここでは「5分」に設定しています。
「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、チケット情報が表示されます。
内容を確認したら「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIでチケット内容を解析して担当者を決定する
続いて、AIを使ってチケット内容をもとに担当者を自動で割り当てる設定を行います。
2つ目のAI「テキストを生成」を選択します。
HubSpotで作成されたチケットの説明文をAIに渡す設定を行います。
チケット内容の項目に「チケットの説明」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
プロンプトにAIへの指示文を入力しましょう。
ここではチケット内容をもとに担当者を判断するように指示します。
今回は書類発行の方にテスト用の担当者IDを載せています。
設定ができたら「テスト」をクリックします。
担当者IDは以下のステップで取得可能です。
テストが成功すると、AIが担当者名を出力します。
確認後、「完了」をクリックします。
ステップ5：HubSpotチケットを自動で更新する
最後に、AIが判断した担当者をHubSpotチケットに自動で反映する設定を行います。
3つ目の「チケットを更新」を選択します。
HubSpot連携アカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
「チケットID」欄に、トリガーで取得したチケットIDを指定します。
その他項目を任意で入力します。
「チケット担当者」欄にAIの出力結果「生成結果」を指定します。
設定を確認したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、チケット情報の更新結果が表示されます。
「完了」をクリックして設定を保存します。
HubSpotに戻り、チケットの担当者欄にAIが自動で割り当てた担当者名が表示されていることを確認します。
これで自動担当者振り分けフローの設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がノーコードで実現HubSpotのチケットをAIで解析して自動で振り分ける方法でした。
HubSpotを使った自動化例
新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、様々なツールからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。
まとめ
HubSpotのチケット振り分けをAIで自動化することで、これまで手作業で行っていた内容の確認や担当者の選定といった工数を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせに対してより迅速かつ的確な一次対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：振り分け後に担当者へSlackで自動通知できますか？
A：
はい、可能です。
「チケットを更新」直下にSlackメッセージ送信のアクションを追加すれば、担当者DMやチャンネルへ通知できます。
Q：自動振分の実行履歴やエラーはどこで確認できますか？
A：
プロジェクトの「進行中・保留中・完了済み」から実行ログを開くと、入出力や停止箇所を確認できます。
監査や検証に有効です。
Q：AIを使わず、キーワードで振り分けることは可能か？
A：
はい、可能です。
その場合、有料プランで利用できる「進行先を切り替える」オペレーションを使う必要があります。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
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