HubSpotのコンタクトページから請求書を作成し、Gmailで送付する
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成し、Gmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。情報の転記ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックで請求書の作成とGmailでの送付を自動化できるため、こうした手作業による課題を解消し、営業活動に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用して顧客管理や請求書発行を行っている営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業による請求業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 情報の転記や宛先設定などを自動化することで、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタ-クト詳細ページからフローを起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ依頼する」を設定し、請求内容の入力や確認を促す依頼フォームを送信します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を設定し、入力された情報をもとに請求書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して顧客に自動で送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行のオペレーションでは、ご利用中のGoogle スプレッドシートなどを雛形として任意に設定でき、請求書の項目には固定のテキストやHubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや顧客名・請求金額といった変数を活用した、個別の内容にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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注文が作成されたら
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チケットが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
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値を置換する
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フローボットオペレーション
コンタクトの作成コンタクトの取得最新のコンタクトのコンタクトIDを取得コンタクトの更新コンタクトを検索（キーワード検索）会社の作成会社情報の取得最新の会社IDを取得会社の更新会社を検索（キーワード検索）取引の作成取引情報の取得最新の取引IDを取得取引の更新取引を検索（キーワード検索）コンタクトのカスタムプロパティを取得会社のカスタムプロパティを取得取引のカスタムプロパティを取得コンタクトIDの一覧を取得会社IDの一覧を取得取引を検索（フィルタ検索）コンタクトのカスタムプロパティを更新会社のカスタムプロパティを更新取引のカスタムプロパティを更新チケットを作成フォームに情報を送信チケットを更新レコードを関連付けるコンタクトにメモを追加ファイルの公開用URLを取得カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）製品を取得製品を作成製品を更新製品を検索（キーワード検索）チケットのカスタムプロパティを更新会社にメモを追加取引にメモを追加チケットにメモを追加会社にミーティングを追加複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）チケットの詳細を取得取引に商品項目を追加製品を検索（フィルタ検索）オーナー（担当者）情報を取得オーナー（担当者）のリストを取得複数の会社を検索（フィルタ条件）カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得ユーザーを作成サービスのカスタムプロパティを取得ミーティングログを作成チケットのカスタムプロパティを取得見積もりを取得見積もりを更新タスクを作成見積もりを削除見積もりを検索フォームの作成コールログの作成税率の一覧取得項目を検索（フィルタ検索）手数料を検索（フィルタ検索）割引を検索（フィルタ検索）見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）見積もりに署名者を追加見積もりを作成取引の商品項目を取得商品項目の詳細情報を取得タスクの一覧を取得タスクの取得オブジェクトの関連を確認ユーザー情報を取得ユーザーを検索（キーワード検索）ユーザーを検索（フィルタ検索）サブスクリプション定義一覧を取得複数のチケット検索（フィルタ条件）パイプラインのステージ一覧を取得パイプラインのステージを取得コンタクトに紐づくメモの一覧を取得カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）商品項目のカスタムプロパティを取得受信トレイのスレッド一覧を取得CRMデータのエクスポートタスクを実行エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得エクスポートファイルをダウンロードカスタムオブジェクトのレコードを作成（取引レコードと紐付け）
