Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する
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とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシート上の棚卸データをAIで分析する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する
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「棚卸作業、もっと楽にならないかな…」
このように、多くの時間と手間を要する棚卸業務に課題を感じ、日々の業務に追われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に、手作業によるデータの集計や分析は、ヒューマンエラーのリスクも伴い、正確な在庫管理を難しくする要因となり得ます。
もし、棚卸に関するデータをAIが自動で分析し、在庫数の差異チェックや適正在庫の算出、さらには発注推奨などを提案してくれる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務やコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も抑えられる ので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
棚卸データをAIで分析・活用する自動化の方法
棚卸業務におけるデータ入力や分析は、多くの企業にとって時間とコストがかかる作業ですが、AIを活用することでこれらのプロセスを大幅に効率化し、在庫管理の精度を向上させることが可能です。ここでは、様々なツールと連携して棚卸データをAIで分析し、その結果を活用する具体的な自動化の例を紹介していきます！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース上の棚卸データをAIで分析・更新する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに記録された棚卸情報をAIで分析し、その分析結果を自動でデータベースに更新する ことで、手作業による分析の手間や更新漏れを防ぎ、常に最新かつ正確な在庫状況に基づいた的確な判断が可能になります。
Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する
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棚卸データのAI分析結果をチャットツールに通知する
Notionなどのデータベースサービスで管理している棚卸情報をAIで分析し、その結果や重要なアラート（例えば在庫僅少など）をSlackといったチャットツールへリアルタイムに通知する ことで、関係者間での迅速な情報共有とスピーディーな意思決定をサポートし、在庫切れによる販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増加のリスクを効果的に低減します。
Notionで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、Slackに通知する
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棚卸データのAI分析結果をメールで通知する
Google スプレッドシートなどのデータベースに記録された棚卸情報をAIで分析し、定期的な在庫レポートや急な在庫変動に関する重要な通知をGmailなどのメールツールへ自動送信する ことで、担当者がオフィスにいない場合でも常に最新の在庫状況を的確に把握でき、必要なアクションを迅速に促します。
Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、Gmailで通知する
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Google スプレッドシートの棚卸データをAIで分析・更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで棚卸情報が更新された際に、AIがそのデータを分析し、分析結果をスプレッドシートに自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガーの設定とAIによるテキスト生成の設定とGoogleスプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する
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ステップ1：Google スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
続いて、以下のような画面が表示されたら、赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」を選択します。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
【事前に用意するもの】
①今回テストする Googleスプレッドシートのサンプル
②AIによる棚卸データ分析結果を追加するシート
準備が整ったら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する
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以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ３：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！こちら をご確認ください。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次のページでは、必要に応じてタイトルを編集し、アカウント情報が間違っていないか確認します。
次の画面で、必須項目を入力していきます。プラン
スプレッドシートIDとシートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
テストを行う前にGoogle スプレッドシートの画面に移り、行を追加します。
次に、テーブル範囲などを設定しましょう！
テーブル範囲の始まり ：今回の場合はA。
テーブル範囲の終わり ：今回の場合はL。
一意の値が入った列 ：列内で値が重複しない列の列名を選択。今回はA。
更新を検知する列の列 ：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。
設定が完了したら、テストを行いましょう！アウトプット はこの後の設定で活用します。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。取得した値に表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックします。こちら をご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「タイトル」→テキストを生成する
「アクション」→用途に合わせて変更
次に「プロンプト」を設定します！
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定
いよいよ、最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入してください。
※注意点として、 Googleスプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
また、今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:M」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
「AIデータ分析結果」の項目には、テキスト生成の設定で取得したアウトプットを設定しましょう。
入力を終えたら、「テスト」をクリックします。
無事に追加されましたね。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Google スプレッドシートで棚卸の情報が更新されたら、AIで分析し、更新する」方法でした！
AI機能を使ったその他の自動化例
AI機能を活用することで、在庫管理や品質管理をはじめとした多様な業務を効率化できます。
在庫管理関連の自動化例 Notionのページが更新されたタイミングでAIが在庫状況を分析し、その結果をGmailで担当者に通知するフローがあります。また、Google スプレッドシートで行の更新があった際にAIが自動で在庫をチェックし、結果をSlackに自動通知することで、在庫の変動に対する素早い対応を可能にします。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、AIで在庫管理を行いSlackに通知する
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Notionでページが更新されたら、AIで在庫管理を行いGmailで通知する
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品質管理関連の自動化例 Google スプレッドシートで品質管理データが更新されると、AIが自動でその内容を分析して不良傾向や異常値を検出。その結果をSlackに通知することで、迅速な品質対応と情報共有を実現します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、AIで品質管理を行いSlackに通知する
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まとめ この記事では、「Google スプレッドシートで棚卸データをAIで自動分析し、業務を効率化する方法」 について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した棚卸業務の自動化以外にも、さまざまな業務フローに対応したテンプレートが豊富に用意されています。
「在庫管理の手間を減らしたい」「入力ミスや情報の見落としを防ぎたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自社の業務改善に役立ててみてください。
関連記事： 【ノーコードで実現】発注業務のメール送信を自動化する方法
よくあるご質問
Q：Googleスプレッドシート以外でも使えますか？
A：はい。Yoomでは、商品・在庫管理に関するテンプレートを様々用意しています。
商品・在庫管理テンプレート一覧
Q：AIの分析精度を上げるコツはありますか？
A：抽出精度は高いですが、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
詳しい設定については、こちら
Q：エラーがあった場合どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページ または、こちら をご確認ください。
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