【ノーコードで実現】HRMOSの住所情報を自動で変更する方法

従業員から住所変更の申請があった際、その都度HRMOSに従業員情報を手入力で更新する作業、手間だと感じていませんか？

特に、申請内容を確認しながら手作業で情報を転記するプロセスは、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。

もし、Google スプレッドシートなどの管理表で更新された従業員の住所情報を、自動でHRMOSに反映できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSの住所情報を自動で変更する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの住所情報を変更する

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Google スプレッドシートの情報をもとにHRMOSの住所情報を変更するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、HRMOSに登録されている該当従業員の住所情報を自動で変更するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとHRMOSのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定とHRMOSのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの住所情報を変更する

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ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

HRMOSとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。

アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。

• HRMOSのマイアプリ登録方法

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの住所情報を変更する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

【事前準備】
事前準備として、HRMOSで社員の住所情報を登録しておきましょう。
ここで設定した社員の住所情報が、今回のフローで更新対象となります。

今回は以下のとおり作成しました。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が更新されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle スプレッドシートで更新用に行を更新しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で更新しました。
※事前準備で作成したHRMOSの社員IDを設定してください。

なお、Google スプレッドシートのアプリトリガーでは、テスト実行時にどの行を更新しても必ず2行目（ヘッダー直下の行）が取得される仕様になっています。
※本番で起動した際は追加・更新された行の値を用いて起動します。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動について

Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle スプレッドシートをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

シートID
入力欄をクリックすると、同じく連携が有効になっているスプレッドシートから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

テーブル範囲（始まり）
スプレッドシートのどの列からデータを扱うかを指定します。
たとえば、AからJ列のデータを取得したい時は「A」を指定します。

テーブル範囲（終わり）
スプレッドシートのどの列までのデータを扱うかを指定します。
AからJ列のデータを取得したい時は「J」を指定してください。

一意の値が入った列
レコードを特定するためのユニークな列を選びます。
重複しない値が入る列を指定しましょう。

更新を検知したい列
シート上で更新を検知したい列を指定します。
今回は、J列（データ確認欄）にチェックが入った場合に更新を検知できるよう、この列を対象として設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストがうまくいかない場合などは、以下のヘルプページも参考にしてみてください。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項

テストに成功すると、Google スプレッドシートで更新された行の情報が表示されます。

以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の住所情報を更新することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4：HRMOSのアクション設定

いよいよ最後のステップです！
前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値を利用して、HRMOSで社員の住所情報を更新しましょう。
「社員の住所・通勤経路を更新」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

社員ID

入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ社員データがHRMOSで更新されてしまうので注意が必要です。

その他の各項目についても、取得した値を活用して以下のとおり設定しました。

適用日／期間の開始日

郵便番号／都道府県／市区町村／町名・番地／建物名・部屋番号

その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の住所情報が更新されるか確認しましょう。

テストが成功したらHRMOSの画面を開き、実際に社員の住所情報が更新されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり、情報が更新されていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Google スプレッドシートで管理している従業員情報が更新されたタイミングで、HRMOSの住所情報が自動で変更されるようになります。

実際にGoogle スプレッドシートの情報を更新し、HRMOS側に反映されるかを確認してみましょう。

HRMOSを活用した便利な自動化例

Yoomでは、HRMOSと連携して人事労務の定型業務を自動化するテンプレートも多数ご用意しています。
たとえば、Google WorkspaceやSmartHRへの登録をトリガーとした従業員情報の自動追加や、申請フォームの内容に基づいた部署・役職の更新が可能です。
「手作業でのデータ入力を減らしたい」とお考えの方は、ぜひ以下のリンクからテンプレートの詳細をご覧ください。

Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。

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HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付するフローです。

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加するフローです。

■注意事項
・HRMOSとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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HRMOSの社員情報ページからZoomでミーティングを作成する

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■概要
HRMOSに登録された社員情報を見ながら、面談のために手作業でZoomミーティングを作成し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからワンクリックでZoomミーティングの作成とメール通知までを自動化できます。
HRMOSとZoomを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、日程調整にかかる時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSとZoomを併用し、社員との面談調整を手作業で行っている人事担当者の方
・HRMOSの情報を見ながらZoomを発行している人事担当の方
・メンバーとの1on1など、定期的なミーティング設定業務の効率化を検討しているマネージャーの方

■注意事項
・HRMOS、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する

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■概要
「SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する」ワークフローは、SmartHRで特定部署の従業員情報を検知し、HRMOSへ自動登録する業務ワークフローです。
入力の手間とミスを減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRで部署ごとの従業員管理をしている人事担当者の方
・SmartHRとHRMOSを両方活用しつつ、データ入力を二重で行っているチームリーダーの方
・人事データの入力ミスや手作業の負担を減らしたい経営者・管理職の方

■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新する

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freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。

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Slackで指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、HRMOSに社員を登録する

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■概要
Slackで指定のテキストを含むメッセージが送信されると、ワークフローが自動で起動し、HRMOSに新規社員情報を登録する業務ワークフローです。
HRMOSとSlackの連携で手動入力を減らし、転記ミスや情報漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slack上で入社情報をやり取りしていて、手動登録に手間を感じている人事労務担当者の方
・HRMOSとSlackの連携を使って定型作業を効率化したいチームリーダーの方
・新メンバーの登録ミスや入力漏れを減らしたい採用担当者の方
・定常的な社員登録業務から解放され、本質的な業務に注力したい経営者の方

■注意事項
・Slack、HRMOSとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新するフローです。

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まとめ

HRMOSの住所変更作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。

これにより、人事担当者は面倒なルーティンワークから解放され、採用活動や制度設計といった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：更新完了をSlackなどで通知できますか？

A：

はい、フローボットアクションを追加することで可能です。

• 基本的なフローボットの作成方法

【設定手順】

たとえば更新をSlackに通知したい場合、フローボットで、「社員の住所・通勤経路を更新」アクション直下の＋ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択からSlackを設定してください。

Slackのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択し、その後の設定を進めてください。

以下のようなフローボットを設定することで、更新が完了した際にSlackへ自動で通知を送るフローを実現できます。